2 В. Политика формирования запасов в краткосрочном периоде

В системе управления финансами запасы понимаются в более широком смысле нежели просто сырье и материалы, необходимые для производственного процесса. К нему также относятся незавершенное производство, готовая продукция, товары для перепродажи и др.

Управление запасами имеет огромное значение как в технологическом, так и в финансовом аспекте. С позиции управления финансами организации запасы — это иммобилизованные средства, т.е. средства, в известном смысле отвлеченные из оборота. Без такой вынужденной иммобилизации не обойтись, однако вполне естественно желание минимизировать вызываемые этим процессом косвенные потери, с определенной долей условности численно равные доходу, который можно было бы получить, инвестировав соответствующую сумму в какой-то альтернативный проект (например, размещение некоторой их части в банке под проценты или приобретение ликвидных ценных бумаг). Кстати, эти косвенные потери при определенных обстоятельствах могут стать и прямыми. Исследования показывают, что при вынужденной реализации активов, например в случае банкротства компании, многие оборотные средства «вдруг» попадают в разряд неликвидов, а вырученная за них сумма может быть гораздо ниже учетной стоимости.

Формализация политики управления запасами требует ответа на следующие вопросы:

1. можно ли в принципе оптимизировать политику управления величиной запасов;

2. какой объем запасов является минимально необходимым;

3. когда следует заказывать очередную партию запасов;

4. каков должен быть оптимальный объем заказываемой партии?

Политика управления запасами представляет собой часть общей политики управления оборотными активами организации, заключающейся в оптимизации общего размера и структуры запасов товарно-материальных ценностей, минимизации затрат по их обслуживанию и обеспечению эффективного контроля за их движением.

Разработка политики управления запасами охватывает ряд последовательно выполняемых этапов работ, основными из которых являются:

1) анализ запасов товарно-материальных ценностей в предшествующем периоде. Основной задачей данного анализа является выявление уровня обеспеченности производства и реализации продукции соответствующими запасами товарно-материальных ценностей в предшествующем периоде и оценка эффективности их использования. Анализ проводится в разрезе основных видов запасов;

2) определение целей формирования запасов. Ими могут быть:

- обеспечение текущей производственной деятельности (текущие запасы сырья и материалов),

- обеспечение текущей сбытовой деятельности (текущие запасы готовой продукции),

- накопление сезонных запасов, обеспечивающих хозяйственный процесс в предстоящем периоде;

3) оптимизация размера основных групп текущих запасов. С этой целью используется ряд моделей, среди которых наибольшее распространение получила модель экономически обоснованного размера заказа. Она может быть использована как для оптимизации размера производственных запасов, так и запасов готовой продукции. Расчетный механизм этой модели основан на оптимизации совокупных операционных затрат по закупке и хранению запасов в организации. Эти затраты предварительно разделяются на две группы:

а) сумма затрат по размещению заказов (включающих расходы по транспортированию и приемке товаров)

(4.6)

где Z₂ — сумма операционных затрат по размещению заказов;

О — объем производственного потребления товаров в рассматриваемом периоде;

Q — средний размер одной партии поставки товаров;

S — средняя стоимость размещения одного заказа.

Из приведенной формулы видно, что при неизменном объеме производственного потребления и средней стоимости размещения одного заказа общая сумма операционных затрат по размещению заказов минимизируется с ростом среднего размера одной партии поставки товаров;

б) сумма затрат по хранению товаров на складе:

Zj = (С + Q) : 2, (4.7)

где Zj — сумма операционных затрат по хранению товаров на складе;

С — стоимость хранения единицы товара в рассматриваемом периоде.

Из приведенной формулы видно, что при неизменной стоимости хранения единицы товара в рассматриваемом периоде общая сумма операционных затрат по хранению товарных запасов на складе минимизируется при снижении среднего размера одной партии поставки товаров.

Таким образом, с ростом среднего размера одной партии поставки товаров снижаются Z₂ и возрастают Zj. Данная модель позволяет опти­мизировать пропорции между этими двумя группами затрат таким обра­зом, чтобы их совокупная сумма была минимальной.

Определение экономичного (оптимального) запаса показано на рис. 3, прил. 3.

Выбор политики управления запасами практически заключается в ответе на один, достаточно простой вопрос, какая величина запасов является для организации оптимальной.

Очевидно, что запасы организации нужны для того, чтобы выпол­нять заказы своих клиентов на приобретение товаров в нужном количе­стве и в установленные сроки. Однако запасы требуют расходов на их содержание, пока они не будут реализова­ны. Причем потери организации возрастают прежде всего за счет отвле­чения из оборота части капитала, инвестированного в запасы. Поэтому организация должна найти для себя оптимальное сочетание между издержками и выгодами от выбранного уровня товарных запасов и опре­делить, какая величина запасов по каждой товарной группе (или даже позиции) является достаточной. В качестве базовых индикаторов качества выбранной поли­тики управления запасами могут использоваться как непосредственные, так и более обобщенные критерии, а также их различные комбинации. К ним можно отнести следующие.

1. Показатели достаточности запасов для удовлетворения покупательского спроса. Наример, так называемый уровень обслуживания, под которым понимается процент от общего объема имеющихся запросов, который удовлетворен из наличных материальных запасов без дополнительного заказа. Показатели, основанные на поиске оптимального размера заказа, исходящие из соотношения стоимости хранения запасов и стоимости выполнения заказа. Издержки хранения выступают ограничением на размер запасов. Причем в стоимость хранения входят «вмененные» издержки. Они характеризуют прибыль, которая могла бы быть получена, если бы средства не были использованы для образования запаса, а «пущены в оборот». Большие размеры заказа и, следовательно, меньшее их количество уменьшают стоимость выполнения заказов, но приводят к увеличению стоимости хранения запасов. Поэтому, необходимо найти баланс между стоимостью хранения, с одной стороны, и операциями по заказу товаров, с другой стороны.

2. Индикаторы, связанные с характеристиками денежных потоков от операций по закупке и реализации товара. Например, величина чистого дисконтированного денежного потока, равная разнице между дисконтированной величиной средств, которые направлены на закупку товара, и средств, полученных от реализации (в течение расчетного периода). За величину дисконта может быть принята средняя рентабельность инвестиций организации или величина действующей ставки банковского кредита.

3. Индикаторы, отражающие рентабельность деятельности предприятия при различных методах управления запасами. Например, рентабельность активов (ROA) в течение расчетного периода, определяемая отношением:

ROA = (Прибыль : Выручка) х (Выручка: Активы). (4.8)

Первый показатель характеризует рентабельность оборота или «рентабельность продаж», второй — характеризует «оборачиваемость активов» за период. Наличие излишних, избыточных запасов приводит к увеличению показателя «активы» и, следовательно, к снижению оборачиваемости. Необходимо определить оптимальную величину инвестиций в запасы, которая, увеличивая «оборачиваемость активов», не приводила бы к снижению ROA (за счет уменьшения оборота).

В управлении запасами часто прибегают к объемно-стоимостному анализу, т.е. разделению номенклатуры на группы в соответствии с объемами реализации по позициям. В большинстве случаев объемно-стоимостный анализ показывает, что основной объем реализации (70—80%) обеспечивается весьма немногими номенклатурными позициями (10— 20%). Соответственно издержки управления запасами в основном зависят от динамики по этой ограниченной номенклатуре.

Это свойство запасов позволяет применять при управлении ими принцип Парето: в первую очередь подлежат контролю позиции, обладающие наибольшим объемом реализации, или наибольшей рублевой активностью. При проведении объемно-стоимостного анализа вся номенклатура запасов делится на две группы: запасы с высокой рублевой активностью, т.е. обеспечивающие основной объем реализации, и запасы с низкой рублевой активностью. Если желательно подразделить запасы более чем на две классификационные группы, то прибегают к системе ABC-анализа. По этой системе запасы подразделяются на три группы: «А», «В» и «С».

Группа «А» включает ограниченное количество наиболее ценных видов ресурсов, которые требуют постоянного и скрупулезного учета и контроля (возможно даже ежедневного). Для этих ресурсов обязателен расчет оптимального размера заказа.

Группа «В» составлена из тех видов товарно-материальных запасов, которые в меньшей степени важны для организации и которые оцениваются и проверяются при ежемесячной инвентаризации; для товарно-материальных запасов этой группы, как и группы «А», приемлемы методики определения оптимального размера заказа.

Группа «С» включает широкий ассортимент оставшихся малоценных видов товарно-материальных запасов, закупаемых обычно в большом количестве.

Распределение запасов показано на рис. 4, прил. 3.

В соответствии с принципом Парето, товары группы «А» подлежат более тщательному учету и более частой инвентаризации, спрос на них прогнозируется с помощью более сложных методик и более часто, внимательно контролируется своевременное пополнение этих запасов. В то время как потребность в активных товарах определяется более точным методом прогнозирования сбыта, потребность в малоактивных товарах может определяться менее точным и более дешевым способом учета прошлого опыта. Неоптимальное управление малоактивными товарами слабо влияет на общие показатели управления запасами. Учи­тывая это, руководители с целью снижения напряженности управлен­ческого труда могут осуществлять закупки исходя из годовой потреб­ности по номенклатуре малоактивных товаров. Таким образом, использование принципа Парето в управлении товарными запасами означает, что вся номенклатура делится на группы по критерию актив­ности. Группа «А», как «наиболее активная», подвергается самому тща­тельному контролю, группе «В» оказывается меньше управленческого внимания, а группа «С» обслуживается «наименее активно». Данный метод анализа получил большое развитие благодаря своей универсаль­ности и эффективности. Результатом ABC-анализа является группи­ровка объектов по степени влияния на общий результат:

первый шаг: определить объекты анализа (клиент, поставщик, товарная группа (подгруппа), номенклатурная единица);

второй шаг: определить параметр, по которому будет прово­диться анализ объекта (средний товарный запас (руб.); объем продаж (руб.); доход (руб.); количество единиц продаж (шт.); количество зака­зов (шт.));

третий шаг: сортировка объектов анализа в порядке убывания значения параметра;

четвертый шаг: определение групп «А», «В» и «С».

Для определения принадлежности выбранного объекта к группе необходимо:

1. рассчитать долю параметра от общей суммы параметров выбранных объектов;

2. рассчитать эту долю с накопительным итогом;

3. присвоить значения групп выбранным объектам.

Классификация ABC-анализа позволяет сосредоточиться на контроле только за наиболее важными видами товарно-материальных ценностей (группы «А» и «В») и тем самым сэкономить время, ресурсы и повысить эффективность управления.

Для товарно-материальных запасов, которые попадают в группы «А» и «В», на основе плана продаж следует определить размер наиболее экономичного объема заказа (Q*).

Выше были введены следующие обозначения величин, которые используются в расчетах:

О — стоимость выполнения одного заказа (расходы на размещение заказа, издержки по получению и проверке товаров);

С — затраты по содержанию на единицу запасов за некоторый период, в том числе расходы по хранению, транспортировке, страхованию вместе с требуемым уровнем прибыли на инвестированный в запасы капитал;

3 — величина расхода единиц за тот же период.

Предположим, что стоимость выполнения одного заказа (О), затраты по содержанию единицы запасов (С) и величина расхода товарно-материальных ценностей за некоторый период (3) являются постоянными. Если также принять, что расход запасов устойчив во времени, то

Средний объем запасов = Q: 2 ед., (4.9)

где Q — заказанный объем запасов (в ед ), причем предполагается, что он не изменяется в течение всего рассматриваемого времени.

Иллюстрацию наиболее оптимального размера заказа дает рис. 5, прил. 3. Оптимальный размер заказа определяется по формуле

(4.10)

Кроме этого, можно выделить два основных метода определения потребности организации в запасах:

- технологического нормирования;

- сравнительного анализа счетов.

Технологическое нормирование используют, как правило, при определении потребности в материалах на производственные цели. На больших и средних промышленных предприятиях существуют удельные нормы расхода по видам сырья и материалов в расчете на одну единицу отдельного вида продукции.

Метод сравнительного анализа счетов является более простым, но одновременно дает более грубую оценку. Он применяется в основ­ном к той части основных материалов, которая относится на сбытовые расходы, либо для всех основных материалов в небольших организа­циях, где отсутствует система технологического нормирования. Суть метода заключается в том, что за ряд прошлых периодов по данным оперативной отчетности сопоставляются объемы производства и сбы­та с динамикой расходования ресурсов и на основе средневзвешенной устанавливаются нормы расхода на плановый период.

Суммируя производственные и сбытовые потребности в разрезе отдельных видов материальных оборотных ресурсов, определяют потребность в основных материалах.