6.3. Документы, предъявляемые для оплаты

Все документы необходимые для расчета с покупателями можно разделить на две группы.

– Финансовые: векселя, чеки, аккредитивы

– Коммерческие

К коммерческим документам относятся следующие группы:

1) Технические: паспорта, чертежи, описания и инструкции.

2) Товарно-сопроводительные документы:

2.1. Сертификат качества страны происхождения товара.

2.2. Отгрузочная спецификация, в которой перечислено, что поставляется, с указанием количества единиц и цены каждой позиции за единицу (наличие сертификации облегчает процедуру оприходования товара и оплату таможенных платежей).

2.3. Упаковочный лист – должен быть вложен в каждое отдельное грузовое место и содержать перечень и количество единиц поставляемого товара, должно быть проставлено к какому контракту относиться данный упаковочный лист (наличие упаковочного листа облегчает процедуру предъявления претензий к продавцу за некачественную поставку продукции).

3) Транспортные документы:

3.1. Железнодорожная накладная. Выполняет следующие функции:

а) Договор о перевозке груза по железной дороге.

б) Товарно-распорядительный документ позволяет получить груз.

в) Расписка железной дороги о приемке груза к перевозке.

К накладной прилагается: дорожная ведомость, которая полностью повторяет накладную и является документом железной дороги, вагонный лист и передаточная ведомость, в случае порчи или потери груза по вине железной дороги при предъявлении претензий к железной дороги составляется коммерческий акт, который прикладывается к железнодорожной накладной. В случае покупке товара на условиях группы Е необходимо указать станцию назначения в железнодорожной накладной.

Накладная содержит реквизиты:

– Наименование и адрес отправителя.

– Наименование и адрес получателя.

– Наименование и адрес перевозчика.

– Наименование груза, календарный штемпель станции отправления, календарный штемпель станции назначения.

3.2. Авиа – накладная. Выполняет следующие функции:

а) Договор воздушной перевозки.

б) Товарно-распорядительный документ.

в) Расписка авиа компании в приемке груза к перевозке.

г) Таможенная декларация.

К авиа накладной прилагаются документы: объявленная ценность, платежи за перевозку.

Авиа накладная заполняется отправителем при сдаче груза и вручается получателю. Составляется в 3-х оригиналах и 5-ти, 6-ти копиях.

1-й экземпляр авиа накладной имеет пометку перевозчика, подписывается отправителем и вручается перевозчику.

2-й экземпляр авиа накладной подписывается отправителем и перевозчиком, и передается покупателю.

3-й экземпляр авиа накладной подписывается перевозчиком и возвращается отправителю.

Копии вручаются отправителю, получателю, перевозчику, аэропорту отправления, аэропорту назначения.

3.3. Коносамент. Выполняет функции.

а) Договор о морской перевозки.

б) Товарно-распорядительный документ.

в) Расписка капитана о приемке груза и перевозке.

К коносаменту прилагается:

– Манифест – это опись коносаментов партии грузов для организации разгрузки.

– Погрузочный ордер, который выдает отправитель капитану.

– Штурманская расписка, на основании которой выписывается коносамент.

– Акт-извещение, являющийся основанием для предъявления претензий, в случае если груз во время перевозке.

В коносаменте должно быть указано дата погрузке на одно место отгрузки, т. е. порт, наименование судна. Если не будет указано указанно наименование судна, то данный коносамент не будет принят страховой компанией при страховании груза. Если не будет указанно место, коносамент не будет принят к оплате.

Коносамент выписывают в 3-х оригиналах и 5–6-ти копиях.

1-й экземпляр коносамента предъявляется в банк к оплате, выдается перевозчику и получателю (2-й и 3-й экземпляры).

Копии выдаются перевозчику, отправителю, получателю, порту отправления, назначения и таможне.

Если груз доставляется не одним транспортным средством, а следует с перегрузкой, то оформляется сквозной коносамент в этом случае отправитель и получатель освобождаются от затрат по погрузке груза в порту.

3.4. Товарно-транспортная накладная (автомобильные перевозки). Выполняет функции:

а) Договор перевозки.

б) Товарораспорядительный документ.

в) Расписка перевозчика.

Товарно-транспортная накладная отправляется отправителю в 4-х экземплярах и подписывается отправителем и перевозчиком. Один экземпляр отдается отправителю, два экземпляра сопровождают груз, один передается получателю и два остаются у перевозчика.

4) Складские документы.

1. Отечественные документы:

Акт приемки, выданный в порту, в нем указывается количество груза, принятого на хранение, если была обнаружена недостача, то оформляется коммерческий акт, на недостачу акт приемки коммерческого склада.

2. Иностранные документы:

– Доковая расписка о приемке груза для временного хранения с последующей погрузкой на другое судно, особое внимание обращают на даты.

– Варрант – это свидетельство, выдаваемое товарным складом о приемке груза на хранение. Варрант дает его владельцу право получить заем под залог указанного в варранте товара. При этом можно разгрузить половину партии на складе, а вторую половину передать в виде залога, если не указан срок хранения груза, то кредит не может превышать 6-ти месяцев. Владелец залогового свидетельства имеет первоочередное право на владение товаром. Если получен заем под залог, то в складском свидетельстве указывается сумма кредита.

5) Расчетные документы.

Счет фактура (Инвойс) – выполняет функции:

а) Удостоверяет количество и стоимость поставляемого товара.

б) Требование к оплате.

в) Основной документ, на основании которого перечисляются средства платежа.

г) База оценки при страховании имущества.

д) Основание для осуществления таможенных платежей.

Обязательные реквизиты инвойса: дата выписки, номер счета.

При этом все транспортные документы должны содержать:

– номер счета, к которому они прилагаются;

– наименование фирмы, которая должна произвести оплату по данному счету;

– страна и город покупателя;

– данные об отгрузке: наименование судна, номер и дата коносамента;

– наименование товара;

– количество товара;

– цена за единицу товара;

– общая стоимость наименования;

– подпись продавца.

В инвойсе должна быть проставлена валюта контракта и валюта платежа, если они не совпадают в контракте должно быть указанно условия перевода валют (курс Центрального банка, либо 1:2, либо 3:4). Валюта платежа является преобладающей – эта валюта, в которой выражена цена на часть товаров, поставляемых по данному контракту и имеющая наибольший удельный вес в стоимостном выражении в общей сумме товаров. При пересчете валют применяется курс Центробанка на дату подписания контракта.

6) Государственная таможенная декларация (ГТД).

Представляет собой заявление, которое представляется таможенным органом при провозе через границу ценностей или товаров с указанием их наименований, количества, стоимости.

Основные требования к оформлению таможенных деклараций определены Инструкцией, утвержденной приказом ГТК РФ №848 от 16.12.1998 г. «Об утверждении инструкции о порядке заполнения грузовой таможенной декларации».

ГТД включает четыре листа:

– первый лист – остается в таможенном органе и хранится в специальном архиве

– второй лист – остается в отделе таможенной статистики

– третий лист – возвращается декларанту

– четвертый лист – при ввозе товара остается в отделе таможенной стоимости таможенного органа, а при вывозе – прикладывается к товаросопроводительным документам и направляется вместе с товаром в таможенный орган, в регионе деятельности которого расположен пункт пропуска на границе.

На основании ГТД в бухгалтерии составляются записи на начислению пошлин, налогов, реализации и оприходованию товара.

В ГТД отражается:

«Тип декларации» – при экспорте «ЭК», при импорте «ИМ».

«Отправитель» – лицо, передающее от собственного имени товар для перевозки

«Получатель» – лицо, принимающее от собственного имени товар, которому перевозчик должен выдать перевозимые им товары.

«Лицо, ответственное за финансовое урегулирование» – российское лицо, заключившее внешнеторговую сделку купли-продажи или мены и ответственное за расчеты по ней или же заключившее безвозмездный договор.

Если предприятие реализует товар на экспорт через посредника то отправитель – экспортер, лицо, ответственное за финансовое урегулирование – посредник, При импорте: получатель – может быть записан посредник, либо получатель товара, «лицо, ответственное за финансовое урегулирование» – посредник.

«Дата принятия декларации» – число, месяц, год одной цифрой (270204).

«Условия поставки» – проставляется цифровой код и наименование базисного условия поставки (4СИФ). От базиса зависит объем таможенных платежей.

«Форма расчетов» – проставляется двузначный цифровой код применяемой формы расчетов за экспортируемый товар в соответствии с условиями договора купли-продажи: аккредитив – 10, инкассо – 20, банковский перевод – 30, аккредитив/инкассо – 40, аккредитив/перевод – 50, инкассо/перевод – 70, аккредитив/инкассо/перевод – 70.