Документальная телеконференция
В последнее время пользователи предъявляют все более жесткие требования к средствам организации конференц-связи, с тем чтобы освободиться от тех ограничений, которые ставит между собеседниками разделяющее их расстояние, и максимально приблизить телеконференцию по своим возможностям к обычной деловой встрече или совещанию. Несмотря на то что современные решения проблемы организации телеконференций стали дешевле и удобнее, чем когда-либо ранее, они еще не нашли достаточно широкого применения. Проблема, по всей видимости, состоит в следующем: во время встречи возникает потребность обмениваться не только идеями с целью их обсуждения, но и данными, представленными в виде таблиц, графиков, диаграмм и т. п., чтобы, объясняя свою позицию, иметь возможность оперативно вносить изменения в документы. Иначе говоря, требуется одновременная передача не только голосовой, но и графической информации. Одно из решений этой проблемы - организация документальных телеконференций. [5]
Документальная конференц-связь весьма эффективна при организации удаленных совещаний и конференций. Она позволяет более наглядно представить предмет обсуждения и, следовательно, увеличить продуктивность совместной удаленной работы. Таким образом, область применения традиционных аудио- и видеоконференций расширяется благодаря появлению новых видов сервиса, которые до этого отсутствовали из-за сложности и разнородности передаваемой информации.
Бытует мнение, что, поскольку телеконференц-связь исключает непосредственное общение, она не позволяет устанавливать неформальный контакт между собеседниками, который играет важную роль в деловых взаимоотношениях. Однако большинство подобных встреч проходят как раз между людьми, уже достаточно хорошо знакомыми. И действительно, статистические данные говорят о том, что до 70% таких мероприятий проходят с участием работников одной компании, которым специально для этого приходится перелетать из города в город. Возникает вопрос: стоит ли тратить деньги на постоянные разъезды только для того, чтобы пожать руки и говорить, глядя в лицо друг другу?
Обмен информацией
Ключевым моментом любого совещания является возможность обмениваться мнениями по тому или иному вопросу. Чтобы это мнение у вас сложилось, необходимо иметь четкое и ясное представление о вынесенных на обсуждение вопросе, теме или проблеме. Предметом рассмотрения могут быть, например, результаты продаж, новая маркетинговая политика, предполагаемые варианты конструкции или дизайна изделия. Очевидно, что описать все это словами гораздо сложнее, чем просто увидеть.
Для того чтобы сократить время, требующееся для точного воспроизведения этой сложной информации, и быстро и доходчиво донести ее до каждого участника конференции, обычно используют некие документы или их копию на каком-либо носителе. При этом информация может быть представлена как в текстовом, так и графическом виде. Это доклады, таблицы, графики, диаграммы, рисунки, фотографии или слайды. Возможность одновременной работы с документами всех участников конференции часто имеет решающее значение, поскольку именно в них в сжатом виде содержится вся необходимая информация.
Совместная работа над документом
При проведении аудио- и видеоконференций критическим моментом становится обмен оперативной информацией и получение ее удаленными участниками совещания. Возможность обмена речевыми сообщениями играет все-таки ведущую роль, и очень часто вполне достаточно проведения только аудиоконференции. К тому же данный вид конференц-связи гораздо дешевле и проще: для организации аудиоконференции требуется установка только специализированных телефонных аппаратов (см.: Панфилов Д. И., Чепусов Е. А., Шаронин С. Г. Конференц-связь: проблемы и решения.
Видеоконференц-связь становится сегодня все более и более популярной. Это объясняется постоянным снижением цен на оборудование данного типа, а также дополнительными возможностями, которые она предоставляет. К тому же такая связь позволяет видеть лицо говорящего, его жесты, мимику, что в ряде случаев помогает вам понять мотивы того или иного действия, высказывания собеседника и скорректировать свое дальнейшее поведение. Это особенно важно при проведении деловых встреч, интервью и других подобных мероприятий.
Однако большинство тех, кто пользуется услугами конференц-связи, оказывается, не всегда удовлетворяет проведение только аудио- или видеоконференций. Так, согласно данным компаний - поставщиков услуг конференц-связи, почти все их подписчики (а точнее, 98%) хотели бы иметь возможность оперативно обмениваться документами и вносить в них изменения в процессе телеконференции.
Один из способов решения этой проблемы - рассылка копии документа по факсу. Но он не очень удобен в случае коллективного обсуждения документа. Придется тратить некоторое время на его отправку и прием, размножение и раздачу копий всем удаленным участникам. Только после этого начинается собственно обсуждение. С ростом объема документа увеличивается и время на его получение каждым участником. Очевидно, после обсуждения потребуется внести изменения в исходный документ, снова разослать его всем участникам - и так каждый раз до полной его готовности. Чем больше изменений, тем больше факс-рассылок придется сделать, и телеконференция начинает терять свою былую привлекательность. К тому же качество факсимильных копий оставляет желать лучшего и ухудшается с увеличением их числа.
Другой способ - обмен документами по электронной почте, но и его продуктивность невысока. Он предполагает процедуры отправки/получения документа, его печати, распространения среди участников обсуждения, внесения изменений, последующей отправки и т. д. Причем нет гарантии, что все удастся сделать с первой попытки, и время, потраченное на обсуждение в целом, может оказаться еще боўльшим, чем при обмене факсимильными сообщениями. Как же решить проблему оперативного обмена документами для совместной работы над ними? Лучшим выходом будет использование такой услуги, как документальная конференц-связь.
Документальная конференц-связь
Документальная конференц-связь на сегодня является одним из самых эффективных способов решения проблемы совместной работы нескольких удаленных участников телеконференции над документом. Она позволяет одновременно работать с документом целой группе или индивидуальным участникам телефонного совещания и вносить в него изменения в интерактивном режиме. Для ее организации требуются следующие основные элементы: терминальное оборудование, среда передачи данных и, если число участников конференции больше двух, многопортовый конференц-мост (его описание можно найти в упоминавшейся ранее статье). При организации документальной конференц-связи аудиоконференция является обязательной ее составляющей, хотя может быть задействована и видеоконференция.
В зависимости от способа проведения телеконференции (между индивидуальными участниками или группами) и представления графической информации терминальное оборудование документальной конференц-сязи может иметь различные реализации (настольный или настенный вариант, встроенный дисковод или проектор и т. п.). При проведении документальной телеконференции между индивидуальными участниками целесообразно использовать персональный компьютер, тогда документ будет представлять собой обычный текстовый файл. При этом на компьютере должны быть установлены специализированное ПО и модем для обмена файлами. В случае участия в удаленном совещании группы сотрудников требуются специально оборудованный конференц-зал или комната. Предполагается, что каждый участник такой конференции располагает отпечатанной копией документа, а терминальное устройство оборудовано проектором.
В качестве среды передачи речевой и графической информации во время проведения документальной телеконференции могут быть использованы обычные каналы телефонной сети. Возможно использование и более высокоскоростных линий, например ISDN, однако этот вариант будет стоить гораздо дороже, к тому же он еще не нашел достаточно широкого применения в России. Аренда ISDN-линий оправдывает себя только в случае совместного использования документальной и видеоконференции, когда требуется большая полоса пропускания. Конференц-мосты с мультимедийными возможностями позволят объединить три офиса и более одновременно, тем не менее их стоимость все еще слишком велика. Российских операторов связи, которые предлагали бы подобный сервис, нам найти не удалось.
Компании, производящие компьютерное и коммуникационное оборудование, превратили обычный персональный компьютер в основную платформу для проведения видеоконференций. При этом ее возможности были расширены путем добавления части функций, реализуемых при документальных конференциях. Пользователи по достоинству оценили преимущество этого оборудования, и даже возник спрос на расширение предоставляемых им услуг.
Как следствие, появились новые специализированные устройства для документальной конференц-связи, устанавливаемые в конференц-комнатах. В отличие от оборудования на основе персонального компьютера, в котором ведущую роль играет знание программного обеспечения, при использовании этого оборудования от пользователя не требуется никаких предварительных тренировок, дополнительных знаний или навыков.
Оборудование для документальной конференц-связи
Как можно видеть, документальная конференц-связь имеет большой потенциал и позволяет расширить возможности популярных сегодня аудио- и видеоконференций. Согласно исследованиям, документальная конференц-связь в скором времени будет играть важную роль при проведении удаленных совещаний. Этому способствуют совершенствование технологий обработки и представления графических изображений, повышение пропускной способности модемов и поддержка производителями единого стандарта Т.120.
Проиллюстрировать возможности документальной конференц-связи лучше всего на примере одного из типов специализированного оборудования - системы ShowStation американской компании Polycom, реализовавшей в своем продукте основные функции оборудования документальных конференций нового поколения. Эта система не только обеспечивает обмен документами по телефонным каналам, но и выполняет функции стандартного проектора. Инициация совместной работы над документом из нескольких удаленных офисов при использовании ShowStation сводится к следующей последовательности действий: набор соответствующего телефонного номера с помощью встроенного наборного поля; позиционирование документа на стенде; передача его изображения всем участникам конференции, осуществляемая нажатием одной кнопки. [9]
Существует несколько вариантов использования ShowStation. Уделим им некоторое внимание.
Для организации конференц-связи между двумя рабочими группами достаточно иметь пару установок ShowStation, каждая из которых подключена к телефонной сети общего пользования по двум телефонным линиям; одна из них служит для передачи речевых сообщений (аудиоконференц-связь), другая - для передачи изображения обсуждаемого документа и вносимых в него изменений по модемному каналу (рисунок 1).
Если число рабочих групп больше двух, конференц-связь между ними может быть установлена с применением дополнительного оборудования (рисунок 2), устанавливаемого обычно на узле связи. Это многопортовый конференц-мост или УАТС с конференц-портами для обеспечения аудиоконференции, а также компьютер с модемным пулом и программой FarSite компании DataBeam, которые обеспечивают многостороннее соединение для передачи изображения документа всем участникам.
Рисунок 1. Аудио конференция через телефонную сеть общего пользования
Число портов конференц-моста или конференц-портов у АТС, как и число модемов в модемном пуле, должно быть равно числу участников конференции. Обязательно следует отметить, что ПО FarSite обеспечивает многостороннее соединение только для 12 участников, хотя, как нам кажется, и этого количества вполне достаточно. При необходимости увеличить число участников конференции возможна установка на узле связи нескольких компьютеров с модемными пулами, объединенных в локальную сеть.
Рисунок 2 Использование дополнительного оборудования для организации конфернцсвяззи
Существенным достоинством системы ShowStation является возможность хранения изображений всех обсуждавшихся ранее документов и возврата к ним в любой момент конференции. Для получения твердой копии документа может быть использован лазерный принтер, подключаемый непосредственно к установке ShowStation.
Система для проведения документальных конференций ShowStation IP отличается от описанной выше модели ShowStation только тем, что с целью передачи статических изображений документов использует не модем и телефонную линию, а IP-сеть. Передача информации может осуществляться через Интернет или интрасеть как на другие установки ShowStation IP, так и на персональный компьютер. Один из возможных вариантов использования представлен на (рисунок 3).
Рисунок 3. Схема проведения документальной конференцсвязи
Подключение к локальной сети происходит через порт 10Base-T. Эта система обладает дополнительным набором возможностей, которые позволяют ей читать файлы Microsoft Office 2007. Кроме того, она поддерживает стандарт Т.126 групповых конференций.