Практические советы. Сообщение и отчетность

а) Пункты, которые могут быть включены в отчеты:

- профиль организации;

- экологическая политика, целевые и плановые экологические показатели;

- процессы управления окружающей средой (включая вовлечение заинтересованных сторон и признание сотрудников);

- оценивание экологической эффективности (включая выбросы, сохранение ресурсов, соответствие, распоряжение продукцией и риск);

- возможности для улучшения;

- дополнительная информация, например словари;

- независимая проверка содержания.

б) Применительно к внутренним и внешним сообщениям и отчетности важно помнить следующее:

- следует поощрять двухсторонние сообщения;

- информация должна быть понятной и адекватно объяснимой;

- информация должна быть проверяемой;

- организация должна представить точную картину своей экологической эффективности;

- информация должна представляться в постоянной форме (например, единицы измерения должны быть одни и те же, чтобы можно было сравнивать один период с другим).

в) Организация может сообщать информацию об окружающей среде разными способами:

- для внешних сторон - через ежегодный отчет, регулятивные представления, правительственные документы общественного характера, публикации промышленных ассоциаций, средства массовой информации, оплачиваемую рекламу;

- дни открытых дверей, публикацию номеров телефонов, по которым могут быть направлены жалобы и вопросы;

- для внутренних сторон - через объявления на доске объявлений, стенные газеты, совещания и сообщения по электронной почте.

4.3.3.2 Документация системы управления окружающей средой

Следует установить процедуры и процессы, касающиеся операций, надлежащим образом их документировать и по мере необходимости актуализировать. Организация должна четко определить различные типы документов, в которых устанавливаются и описываются эффективные процедуры, касающиеся операций, и меры управления операциями.

Наличие документации системы управления окружающей средой способствует осведомленности персонала в отношении того, что требуется для достижения экологических целевых показателей организации, и делает возможной оценку системы управления окружающей средой и экологической эффективности организации.

Характер документации может меняться в зависимости от масштаба и сложности организации. Там, где элементы системы управления окружающей средой объединены с общей системой административного управления организации, документация, касающаяся окружающей среды, должна составлять единое целое с существующей документацией. Для легкости пользования организация может рассмотреть вопрос о создании и поддержании в рабочем состоянии сводного документа, с тем чтобы:

- сопоставить экологическую политику, целевые и плановые экологические показатели;

- описать средства достижения экологических целевых и плановых показателей;

- документально оформить основные обязанности, ответственность и процедуры;

- отослать к смежной документации и описать другие элементы системы административного управления организации, если это необходимо;

- продемонстрировать, что элементы системы управления окружающей средой, которые необходимы для организации, внедрены.

Такой сводный документ может служить справочником при внедрении и поддержании в рабочем состоянии системы управления окружающей средой в рамках организации.

Некоторые вопросы относительно документации системы управления окружающей средой, подлежащие рассмотрению:

1 Каким образом идентифицируются, документально оформляются, передаются и пересматриваются процедуры управления окружающей средой?

2 Владеет ли организация процессом разработки и поддерживания в рабочем состоянии документации системы управления окружающей средой?

3 Каким образом документация системы управления окружающей средой объединяется в случае необходимости с существующей документацией?

4 Каким образом сотрудники получают доступ к документации системы управления окружающей средой, необходимой для их работы?