Оформлення документів. Акт. Договір. Трудова угода.
Документ — основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. Обов'язковими для документа є заголовок, чітка композиція, цілісність змісту, зв'язність викладу, структурна організація, завершеність.
Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, Приватні стосунки між людьми. Документи мають правове і господарче значення. За походженням виділяють службові й приватні документи; службові1 функціонують в установах і організаціях, приватні стосуються приватних осіб.
За призначенням документи поділяють на: розпорядчі де подається інформація про організацію роботи установи' закладу, підприємства; статутні —з коротким викладом змісту статуту організації чи установи; виконавчі в яких подається план або напрям виконання певного обсягу роботи; інформаційні, які містять конкретну інформацію' необхідну для діяльності даної організації чи підприємства.
Документи розрізняють ще й за структурними ознаками вони можуть бути стандартними й нестандартним и, що залежить від багатьох об'єктивних та суб'єктивних факторів.
Типові та фірмові документи оформляються на бланках або стандартних аркушах.
Слід зауважити, що в роботі інженерів, конструкторів керівників виробництва багато часу відводиться вивченню, аналізу та складанню різної документації. Це — конструкторська технологічна, експлуатаційно-ремонтна документація; організаційно-розпорядчі, інформаційні, рекламні та інші документи.
Часто буває, що робота з подібними документами ускладнюється тільки тому, що в побудові їх немає необхідної послідовності або ж документи перевантажені несуттєвою для користування інформацією.
Питаннями складання текстових документів відають сучасні наукові дисципліни: прикладна лінгвістика і теорія стандартизації, інженерна психологія і психолінгвістика, теорія і практика редагування та теорія управління виробництвом.
Щоб не марнувати часу в процесі складання і використання документів, слід розумно поєднувати формальний підхід і творчість.
Пропонований розділ подає деякі рекомендації, загальні правила і норми у текстовому викладі ділових паперів та ілюструє їх конкретними зразками.
Текст — головний елемент документа. Крім параграфів пунктів у тексті виділяються абзаци. Тут треба стежити щоб кожен абзац розпочинав нову думку чи мікротему.
Акт — це документ правової чинності, складений однією або кількома особами на підтвердження певних подій чи фактів. Виділяють акти законодавчі та адміністративні.
Законодавчі містять рішення щодо законів, указів, постанов. Адміністративні ж складаються на підтвердження фактів, подій, вчинків, пов'язаних з діяльністю установ, підприємств, організацій та окремих осіб.
Як правило, акти — це документи постійно діючих експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників сторонніх організацій.
Акти складаються з різних причин. Це можуть бути підсумки обстеження чи ревізій, прийом та передача головних засобів виробництва, зміна керівництва, інвентаризація, нещасні випадки, аварія тощо. До формуляру акта входять такі реквізити: автор документа; дата і місце складання; номер затвердження; заголовок; підстава; склад комісії; присутні; текст. Виклад і форма тексту регламентовані: вступна й констатуюча частини.
Іноді в констатуючій частині дані повторюються, їх можна оформити через таблиці.
Візується акт усіма особами, які брали участь у його складанні.
Наводимо зразок акта.
Договір і трудова угода — документи, що фіксують взаємні зобов'язання про права і обов'язки між державами, двома чи кількома державними, кооперативними чи громадськими організаціями, установами, підприємствами та окремими особами. Ці документи вважаються дійсними, якщо сторони досягли взаємної згоди з усіх пунктів і належно їх оформили.
Договір — документ господарсько-договірної діяльності. Так, він може бути укладений між керівником фірми і її ж працівником на виконання додаткових робіт, послуг тощо. Договір також може укладатися між країнами СНД та іншими державами.
Трудова угода — укладається між підприємством та працівником чи бригадою, які не входять до складу цього підприємства, на виконання певних робіт.
Слово-термін «угода» також може вживатися, коли йдеться про дипломатичну роботу (міжнародні угоди).
Обов'язкові реквізити договору: найменування відомств, організацій, установ, які вступають у договірні стосунки; дата укладання договору; місто; предмет договору; юридичні адреси; підписи представників; печатки.
Подаємо зразки:
