4. Автоматизация учета.

Одним из важнейших направлений совершенствования учета, повышения его роли в управлении производством является использование в учетной практике пер­сональных ЭВМ и прогрессивных технологий обработки учетной информации.

При наличии достаточного количества персональных ЭВМ они могут быть уста­новлены не только в центральной бухгалтерии хозяйства, но и непосредственно в местах совершения или регистрации операций. В этом случае их целесообразно объ­единить в единую сеть персональных ЭВМ.

Функционирование отдельных АРМ осуществляется в оперативном режиме, при котором каждая микроЭВМ работает под непосредственным управлением централь­ной ПЭВМ, т.е. АРМ бухгалтера. Современные ПЭВМ имеют возможность дистан­ционной связи между собой и головной персональной ЭВМ, обладающей более мощ­ным процессором и большей памятью.

Работа бухгалтера в условиях функционирования АРМ начинается с создания на дату внедрения массивов остатков по всем синтетическим и аналитическим счетам и нормативно-справочных массивов информации. Кроме них используются также хра­нимые массивы информации, необходимые для начисления заработной платы, амор­тизации, составления оборотно-сальдового баланса и бухгалтерской отчетности.

Массивы нормативно-справочной информации (НСИ) содержат сведения ус­ловно-постоянного характера о названиях синтетических и аналитических счетов, расценках, тарифах, нормах расхода материальных ценностей и другую аналогичную информацию. Периодически по мере необходимости массивы НСИ автоматически корректируются и обновляются.

Оперативная информация о хозяйственных операциях вводится в ПЭВМ вруч­ную с помощью клавиатуры или с гибких магнитных носителей (дискет), либо по­ступает в нее автоматически по каналам связи с других ПЭВМ и устройств подго­товки данных.

Контроль вводимой информации производится как визуально, так и автоматиче­ски по специально разработанным программам.

По учету финансовых и расчетных операций автоматизированный контроль дос­товерности вводимой информации обеспечивается за счет сверки сумм, отраженных в выписках банка и оправдательных к ним документах; контроля использования по­лученных из банка наличных денег по целевому назначению; контроля задолженно­сти за подотчетным лицом при выдаче ему суммы планового аванса; встречной про­верки данных документов по реализации продукции и материалов за наличный рас­чет с показателями приходных кассовых ордеров.

Существуют и другие машинные методы контроля учетной информации, напри­мер, на диапазон возможных значений вводимых реквизитов, на соблюдении задан­ной программой последовательности выполнения работ при необходимости блоки­ровки дальнейшего выполнения задания, которое нарушает установленный учетный процесс.

Введение в ПЭВМ информации до ее систематизации, обработки и получения машинограмм может быть предварительно просмотрена на устройствах визуального отображения в виде идеограмм в полном объеме или по частям.

После обработки информации и проведения необходимых расчетов, большин­ство из которых выполняется автоматически по заранее заданной программе, произ­водится формирование и печать машинных регистров бухгалтерского учета, назы­ваемых машинограммами.

Машинограммы могут быть получены как за текущий, так и за прошедшие от­четные периоды в полном объеме или фрагментарно по частям. При этом данные в машинограммах могут быть отражены либо по каждой введенной записи, либо только по итогам однозначных значений. Формирование итогов выполняется автома­тически по кодам объектов синтетического и аналитического учета.

Переводу сельскохозяйственных предприятий на автоматизированную форму ведения бухгалтерского учета предшествует достаточно трудоемкий и ответствен­ный период подготовки хозяйства к работе в новых условиях. Начало работ по вне­дрению автоматизированной формы учета может быть осуществлена по состоянию на первое число любого месяца, хотя наиболее целесообразно эту работу проводить с первого месяца квартала, а лучше с начала года, когда многие аналитические счета закрыты, проведена инвентаризация основных и оборотных средств, выявлен резуль­тат производственно-финансовой деятельности предприятия.

Качественное и быстрое внедрение типовых проектов АРМ бухгалтера требует от сельскохозяйственных предприятий проведения ряда организационно-технических мероприятий. В частности, должны быть выполнены следующие подготовительные работы.

Прежде всего, проводится упорядочение применяемых форм первичной доку­ментации в соответствии с утвержденными формами документации на сельскохозяй­ственных предприятиях и перечнем входных документов, приведенных в типовых проектам АРМ бухгалтера. Особое внимание при этом обращается на наличие в хо­зяйстве необходимого количества первичных документов, подлежащих машинной обработке.

Разрабатываются внутрихозяйственные мероприятия по освоению автоматизи­рованной формы учета. При этом решаются такие вопросы, как централизация бух­галтерской службы; разработка инструктивных материалов о должностных обязанно­стях лиц, связанных с оформлением, кодированием и комплектованием в пачки до­кументов, ведением справочников НСИ, вводом информации в ЭВМ, получением, выверкой и использованием машинограммы.

Подготавливаются графики сдачи структурными подразделениями и службами предприятия первичных документов в центральную бухгалтерию или бухгалтерии отдельных подразделений.

Организуется обучение учетного персонала основам машинной обработки ин­формации в соответствии с рабочими инструкциями типовых проектов АРМ бухгал­тера. Обучение может осуществляться как стационарно на соответствующих курсах повышения квалификации в учебных заведениях, так и путем проведения разработ­чиками проектов практических занятий непосредственно в хозяйстве.

Разрабатываются коды аналитического учета по тем синтетическим счетам, ко­торые не могут быть рекомендованы для всех хозяйств в типовом классификаторе учетных номенклатур для сельскохозяйственных предприятий. К ним относятся коды структурных подразделении и материально ответственных лиц; инвентарных номе­ров объектов основных средств; марок и гаражных номеров автомобилей, тракторов и другой техники; работающих (табельные номера);дебиторов и кредиторов; подот­четных лиц и некоторые другие.

По счетам сельскохозяйственной продукции и производственных запасов в классификатор на свободные строки по каждому из синтетических счетов вписыва­ются наименования материальных ценностей и сельскохозяйственной продукции, ко­торые не нашли отражение в типовом классификаторе учетных номенклатур.

При определении необходимого количества экземпляров классификаторов учи­тывается, что один контрольный экземпляр должен храниться у главного бухгалтера или его заместителя и по одному экземпляру должен иметь каждый бухгалтер, учет­чик, экономист или другой специалист, связанный с кодированием документации или пользующийся машинограммами. Отметим, что специальные программы позво­ляют с помощью ПЭВМ отпечатать в необходимом количестве как классификаторы учетных номенклатур, так и рабочие инструкции типовых проектов АРМ для каж­дого хозяйства.

Во всех регистрах бухгалтерского учета на месяц перехода на автоматизирован­ный учет определяются остатки по всем синтетическим и аналитическим счетам в разрезе структурных подразделений или материально ответственных лиц. При этом особое внимание уделяется вопросам правильного отнесения аналитических счетов к тому или иному балансовому счету.

На основании вышеизложенного можно сказать, что для перехода на автомати­зированную форму учета на предприятии необходимо выбрать одну из программных систем, имеющихся на современном рынке, наиболее удовлетворяющую требова­ниям хозяйства.

Так как в СПК “ Милейково “ не используется автоматизированная форма учета, то рекомендуется в ближайшее время осуществить данный перевод. Это ускорит процесс обработки информации и облегчит труд работников бухгалтерии.