10. Организация рабочих мест и условия труда. Материально-техническое оснащение делопроизводства

Условия труда, необходимые для эффективной работы в организации. Рациональная организация рабочих мест в соответствии с нормативно-правовой документацией (порядок и постоянство размещения предметов, средств труда и документации). Материально-техническое оснащение производства (канцелярские принадлежности и аксессуары, офисные технические средства, компьютерно-аппаратное и телекоммуникационное оборудование).

11. Основы электронного документооборота

Основные понятия электронного документооборота. Причины появления. Особенности применения в России и за рубежом.

12. Офис-менеджмент как специфическая разновидность управленческой деятельности

Определение офис-менеджмента. Отличительные черты офис-менеджера. Профессиональные достоинства и деловые качества офис-менеджера. Общие требования к профессиональной подготовке офис-менеджера. Дополнительные требования к профессиональным качествам офис-менеджера. Специальные требования, предъявляемые к офис-менеджерам.

3. Рекомендации по изучению курса

Весь материал по программе студенты изучают в 8-м (восьмом) семестре. По окончанию курса, студент сдает зачет.

При изучении материала курса «Организация офиса и делопроизводство» следует пользоваться рекомендованной в данных методических указаниях литературой. Полезно просматривать соответствующие теме курса статьи и публикации в средствах массовой информации, следить за нововведениями и применять другую литературу в данной области.

Правильная организация делопроизводства фирмы считается одним из важнейших критериев успешного бизнеса.

Наличие информации не всегда гарантирует возможность принятия правильного управленческого решения. Ее нужно обработать, систематизировать, проанализировать и выводы в качестве новой или вторичной информации будут способствовать принятию оптимального решения.

Работа с документами является важной частью деятельности всех структурных подразделений и организации в целом. В современном делопроизводстве нет мелочей. Каждый документ отражает определенную управленческую функцию, и работа с ним требует максимума внимания, четкости и оперативности.

Одним из показателей культуры управления является уровень оформления документов. Ответственный работник, составляющий документ, не должен допускать ошибок в содержании текста, неясностей, стилистических погрешностей, затрудняющих чтение документа и понимания его смысла.

Уметь грамотно, быстро и оперативно готовить документы, а также исполнять их – искусство, требующее специальной подготовки, глубоких знаний и большого опыта. Всем эти должен обладать каждый работник аппарата управления.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами соответствующей информации, т.е. создании документов.

Документ необходимо рассматривать в разрезе той управленческой функции в процессе реализации, которой он возникает.

В функции делопроизводства входят: регистрация, предварительно рассмотрение и распределение документов, их учет, организация обработки документов, установление форм и реквизитов, контроль исполнения документов, справочно-информационной обслуживание и т.д.

Делопроизводство в организациях ведется на основе нормативно-правовых и законодательных актов, которые разработаны в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Любой служебный документ должен отвечать следующим требованиям:

1. Быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам.

2. Издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием.

3. Издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Сегодня информационная система организации – столь же равноправная и необходимая часть производственной инфраструктуры, как и технологическое оборудование, материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Проблема работы с информацией, накопленной за многие годы, как в бумажном, так и в электронном виде, стала актуальной для многих организаций независимо от направления их деятельности и форм собственности. Ориентироваться в больших объемах документов и эффективно работать с ними, пользуясь только средствами операционной системы и стандартных офисных приложений, невозможно. Эти средства не обеспечивают удобства хранения накопленной информации и необходимую оперативность ее обработки.

Ежедневно все хозяйственные операции, совершаемые фирмой, должны оформляться оправдательными документами.

Между отдельными структурными подразделениями перемещаются служебные записки, распоряжения, акты, протоколы согласований и другие документы. Внутри подразделений сотрудники также обмениваются информацией. На любую фирму по разнообразным каналам поступает внешняя информация в виде писем, факсов, телефонных звонков, сообщений электронной почты.

Таким образом, в организации постоянно циркулируют информационные потоки. Для повышения эффективности работы фирмы необходимо организовать управление потоками документов на предприятии.

Роль и значение документов велики. Они служат в различных областях человеческой деятельности, поэтому содержание понятия "документ" многозначительно и является предметом изучения многих дисциплин. Развитие и усложнение документальных связей, обусловленные развитием экономической и общественной жизни, вызвали необходимость разработки определения понятия "документ", обязательного для применения в документации всех видов, в научной, специальной и справочной литературе, в учебниках, учебных и методических пособиях.

В настоящее время материальные и трудовые затраты, связанные с созданием и работой с документами, настолько велики, что рациональная организация их изготовления и обработка являются одним из основных этапов совершенствования любой управленческой системы.