8. Уничтожение документов, дел и носителей информации
Процедура подготовки документов и дел к уничтожению:
а) выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;
б) получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений предприятия;
в) систематизация документов, дел и носителей информации по способам документирования факта уничтожения.
Процедура оформления акта на уничтожение документов:
а) включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе;
б) оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт;
в) проведение проверки наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт;
г) согласование, подписание и утверждение акта, рассматриваемого членами экспертной комиссии;
д)согласование, подписание и утверждение акта, не рассматриваемого членами экспертной комиссии.
Процедура уничтожения документов по акту:
а) проверки специальной комиссией наличия документов, дел(томов), магнитных и других технических носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте;
б) физическое уничтожение специальной комиссией документов, дел (томов) и технических носителей информации;
в) внесение в акт и учетные карточки документов записи об уничтожении, роспись членов комиссии, производивших уничтожение.
Процедура уничтожения документов и носителей информации без составления акта:
а) разрывание листов, разрушение магнитного или иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника участка;
б) накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике(урне);
в) физическое уничтожение несколькими сотрудниками остатков носителей;
г) внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов и носителей.
Содержание
Введение 1
Глава 1. Организация офисной деятельности 2
Офисная деятельность как особый вид управленческой деятельности 2
Структура и функции офисной деятельности 5
Проблемы организации офисной деятельности 9
Понятие и функции офисных технологий 11
Технологии защиты данных 12
Глава 2. Основные направления обеспечения безопасности информационных ресурсов 14
Информационная безопасность предпринимательской деятельности 14
Информационные ресурсы, продукты и услуги 15
Конфиденциальность как главное условие информации от несанкционированного доступа 16
Конфиденциальные документы 18
Угрозы конфиденциальной информации 19
Каналы утраты информации 20
Глава 3. Аналитическая работа в сфере безопасности
информации и система защиты информационных ресурсов 24
Понятие информационно-аналитической работы 24
Направления аналитической работы 25
Этапы аналитической работы 28
Методы аналитической работы 31
Система защиты конфиденциальной информации 33
Глава 4. Особенности работы с персоналом,
владеющим конфиденциальной информацией 36
Персонал как основная опасность утраты конфиденциальной информации 36
Методы получения ценной информации у персонала 37
Особенности приема и перевода сотрудников на работу,
связанную с владением конфиденциальной информацией 39
Доступ персонала к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных 44
Текущая работа с персоналом, владеющим конфиденциальной информацией 49
Особенности увольнения сотрудников, владеющих конфиденциальной информацией 54
Глава 5. Технологические основы обработки
конфиденциальных документов 56
Защищенный документооборот 56
Технологические системы защиты и обработки конфиденциальных документов 58
Принципы учета конфиденциальных документов 61
Глава 6. Технология обработки поступивших
конфиденциальных документов 67
Учет поступивших пакетов и документов 67
Распределение, рассмотрение и направление документов на исполнение 68
Глава 7. Технология обработки подготовленных
конфиденциальных документов 71
Этапы подготовки конфиденциальных документов 71
Учет, изготовление и издание документов 76
Технология контроля исполнения документов
и поручений 79
Порядок работы персонала с конфиденциальными документами и материалами 82
Обработка изданных документов 85
Глава 8. Проверка наличия и уничтожение
конфиденциальных документов, дел и носителей информации 87
Назначение и порядок проведения проверки наличия документов,
дел и носителей информации 87
Порядок уничтожения документов, дел и носителей информации 88
Глава 9. Формирование и хранение конфиденциальных дел 90
Особенности составления и ведения номенклатуры дел 90
Формирование и оформление дел 91
Глава 10. Обеспечение безопасности информации на
наиболее уязвимых участках офисной деятельности 94
Защита информации при проведении совещаний и переговоров 94
Защита информации при работе с посетителями 98
Защита информации в работе кадровой службы 103
Нормативно-методические документы по обеспечению безопасности информации 107
Глава 11. Словарь-справочник терминов 111
Библиографический список 142
Приложение.
Основные операционные технологические
схемы обработки конфиденциальных документов 144