Вопрос 14 – Этапы работы на выставке.

1. Организация церемонии открытия выставки

2. Деловые встречи дирекции.

3. Организация переговоров

4. Закрытие выставки.

Открытие выставки – ответственный момент. Как правило, открытие выставки проходит в торжественной обстановке. До открытия выставки рассылаются красочные пригласительные билеты. Приглашается симфонический или духовой оркестр. Следует обратить, что время торжественной части ограничивается одним часом:

Торжественная речь официального лица;

Принято разрезать ленточку, условно обозначающую вход на выставку;

Директор выставки приглашает гостей ознакомиться с экспозициями.

С этого момента выставка начинает функционировать в утвержденном рабочем режиме.

Во время проведения выставки надо проводить совещания со своим персоналом каждый день, напоминать каждому о целях присутствия на выставке, его роли и задачах и поддерживать энергию и хорошее настроение у своих сотрудников.

У дирекции выставки во время ее проведения, проходит достаточное количество деловых встреч и переговоров. Есть запланированные встречи, а бывают и не предусмотренные, на которые надо выделить необходимое время. Важнейшие темы переговоров можно разделить на: переговоры о сотрудничестве, партнерстве и взаимодействии. Выставки представляют собой один из основных инструментов развития, обеспечивающий производителям, потребителям и поставщикам возможности для широких деловых контактов. Это место, где можно найти новых клиентов и заинтересованных лиц.

Тщательный анализ результатов проведенной выставки, залог успешного развития. Завершение работы выставки определяется церемонией ее официального закрытия. Программа церемонии закрытия выставки обычно состоит из трех пунктов:

Выступление председателя оргкомитета с объявлением предварительных результатов выставки и приглашением участников принять участие в следующей выставке.

Награждение участников выставки.

Объявление о закрытии выставки, порядке демонтажа экспозиций и вывозе выставочных грузов с ее территории.

Вопрос 15 – Этапы работы после выставки

1. Оценка результатов работы

2. Выбор перспективных клиентов

3. Подготовка отчётов руководству.

Работа после выставки позволяет оценить достижения, индивидуальные и групповые успехи или негативные итоги проделанной работы. Это в свою очередь позволяет принять решение о дальнейшем участии компании в выставках. Анализ результатов помогает поразмыслить, как исправить допущенные ошибки и неудачи в будущем. Типичная ошибка, которую совершают участники выставки, игнорирование установленных контактов и отсутствие планов дальнейшей работы. Довольно часто собранная информация передается в отдел сбыта, там теряется или забывается. Соответственно, о высоких результатах работы на выставке при таком подходе говорить не приходится. Если высшее руководство уделяет вопросам маркетинга серьезное внимание, то последующий процесс развивается так: после выставки по приобретенным на ней контактам начинаются встречи с клиентами, проводятся переговоры, происходит подписание контрактов и реальные продажи.

Очень важно правильно расставить приоритеты среди клиентов. Известно, что 20% покупателей приносят 80% прибыли, отсюда целесообразно в первую очередь расставить приоритеты для клиентов.

В отчете о работе выставки оцениваются результаты, которые произошли за период выставки. Цель комплексного анализа деятельности всего персонала и вложенных средств – не только оценить эффективность от участия в данной выставке, но и сравнить со всеми предыдущими выставочными проектами. Послевыставочная деятельность является важной и завершающей составляющей всего проекта. При правильном подходе подготовка и участие в выставке позволяют ярко выявить слабые и сильные места во всей деятельности фирмы. Результаты, полученные в отчетах, помогут оценить деятельность персонала и наметить новые цели работы фирмы на последующий период.