Структурирование рабочих листов

С помощью структурирования рабочего листа можно отобразить широкий круг информации, не вникая при этом в детали.

Процесс подведения промежуточных итогов с помощью команды итоги excel автоматически структурирует рабочий лист. При этом взаимосвязанные данные группируются вместе.

(рис.)

Кнопки структурных уровней позволяют контролировать количество уровней деталей попадающих в отчет.

На одном рабочем лист можно открывать до 8 горизонтальных и вертикальных

структурных уровней.

Детали структурированных листов можно скрывать, щелкая на пронумерованных кнопках

уровней структуры.

Для автоматического структурирования рабочего листа с помощью команд меню нужно, чтобы формулы подведения итогов находились ячейках справа или снизу от данных. Если формулы промежуточных итогов располагаются под данными, то структура листа ориентирована вертикально, при этом кнопка структуры разместится вертикально слева от рабочего листа.

Если формулы находятся справа от данных, структура будет иметь горизонтальную ориентацию, а кнопки будут наверху.

Автоматическое создание структуры.

1. выделить всё

2. меню/данные

3. группа и структура

4. создание структуры

структурирование данных вручную.

1. отделить группы данных пустыми строками

2. выделить данные из одной группы

3. меню/данные

4. группы и структура

5. группировать

6. установить флажок строки

7. ок

удаление группы данных из структуры.

1. выделить то, что удалить

2. данные

3. группа и структура

4. разгруппировать

отмена структурирования рабочего листа

1. выделить ячейку

2. данные

3. группа и структура

4. удалить структуру

все кнопки структуры исчезнут.

Консолидация данных.

- способ составления отчета по нескольким листам.

Консолидация собирает во едино данные отдельных листов или отдельных блоков, суммирует и помещает в указанный рабочий лист.

Вместо суммирования может быть использована другая функция: max, min, срзнач и т.д.

Для консолидации данных нужно выбрать место, функцию и источники данных для консолидации.

Итоговый отчёт можно расположить на одном листе с исходными данными, либо на другом листе, либо в другом файле.

Источниками данных могут быть листы одной книги или листы сразу нескольких рабочих книг.

Для консолидации предварительно нужно очистить базу данных от промежуточных итогов, т.к. консолидация действует на все строки содержащие данные, как на элементы базы данных.

Консолидация бывает двух видов:

1. Консолидация по расположению.

Итоговая функция применяется к ячейкам с одинаковыми адресами, т.е. консолидированные данные во всех листах имеют совершенно одинаковое расположение, другими словами кол-во строк или столбцов на всех листах одинаковое.

2. Консолидация по категории.

Кол-во строк и столбцов на исходных листах может быть различным, и данные могут располагаться в произвольном порядке.

Преимущество консолидации состоит в том, что исходные данные и результаты могут быть динамически связаны, изменяя информацию на исходном листе, мы сразу это в итоговом отчёте.

Алгоритм консолидации.

1. подготовит данные для консолидации на раб. листах.

2. выбрать место для размещения итогового отчёта: выделить ячейку-начало результата.

3. данные

4. консолидация

5. в окне диалога/функция/нужная функция

6. ссылка

7. лкм на ярлычке с исходными данными

8. выделить блок ячеек с данными

9. добавить

10. лкм на ярлычке листа с другими данными

11. выделить блок ячеек с данными

12. добавить

13. установить флажки подписи верхней строки и значение левого столбца.

14. для связи с исходными данными

15. ок.

при консолидации данных excel автоматически создает структуру листа где находится результат.

Консолидирование со связями нельзя отменить.