3.3. Приемы начала деловой беседы

Наиболее частой ошибкой беседы является пропуск или некорректное проведение ее начальной фазы. А она очень важна, т.к. позволяет устанавливать правильные взаимоотношения с партнером. На этом этапе беседы решаются следующие задачи:

- установление контакта с собеседником;

- создание благоприятной атмосферы для беседы (как я настраиваюсь на партнера,как я настраивую партнера на себя);

- привлечение внимания собеседника.

Иногда, если это необходимо, на этом этапе осуществляется "перехват" инициативы.

Необходимо помнить, что именно несколько первых сказанных фраз часто решающим образом воздействуют на собеседника, они создают внутренние отношения его к собеседнику и беседе в целом.

Существует множество способов начать беседу, но наиболее часто используются следующие четыре приема.

1. Метод снятия напряженности - он позволяет установить тесный контакт с собеседником.Нередко достаточно сказать несколько теплых слов, и вы этого легко добьетесь. Это может быть несколько фраз

личного характера или комплиментов, шутка, которая вызовет улыбку, и т.п. Конечно, такое начало редко непосредственно связано с содержанием беседы, но это необходимо.

2. Метод "зацепки" - позволяет кратко изложить ситуацию, увязав ее с содержанием беседы, и использовать эту "зацепку" как исходную точку для проведения запланированной беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-то небольшое событие, личные впечатления, сравнения.

3. Метод стимулирования игры воображения -он предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться. Этот метод дает хорошие результаты, когда мы имеем дело с собеседниками, отличающимися оптимизмом и трезвым взглядом на ситуацию.

4. Метод прямого подхода - он означает непосредственный переход к делу без какого бы то ни было вступления. Схематично это выглядит так: вкратце сообщаем причины, по которым была назначена

беседа, быстро переходим от общих вопросов к частным и приступаем к теме беседы. Эти приемы "холодны" и рациональны, они имеют прямой характер и подходят прежде всего для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например в общении начальника с подчиненными.

При налаживании личного контакта с собеседником несколько обыденных мелочей могут также относительно легко создать благоприятный для беседы климат. К ним относятся:

- ясные, сжатые и содержательные вступительные фразы и объяснения;

- обращение к собеседникам по имени и отчеству;

- соответствующий внешний вид;

- проявление уважения к личности собеседника, внимание к его мнениям и интересам (нужно дать это почувствовать);

- тактичные положительные замечания,относящиеся к образцовой организации встречи сотрудников;

- упоминание об изменениях, которые произошли со времени последней встречи;

- обращение за советом.

Любая беседа должна начинаться с так называемого "Вы-подхода".

"Вы-подход"-это умение человека,ведущего беседу,

поставить себя на место собеседника, чтобы лучше его понять.

Зададим себе вопрос: "Что бы нас интересовало, будь мы на месте собеседника?" или "Как бы мы реагировали на его месте?"

Чтобы избежать неудачного начала беседы:

- всегда остерегайтесь извинений, проявления признаков неуверенности;

- избегайте любых проявлений неуважения, пренебрежения к собеседнику ("Давайте с Вами быстренько рассмотрим...", "А у меня на этот счет другое мнение...");

- первыми вопросами не вынуждайте собеседника подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию.