3. Деловая беседа

Сейчас общепризнано, что умению вести деловую индивидуальную беседу надо учиться.

Деловая беседа в отличие от бытовой всегда имеет конкретные цели.

Все существующие виды деловых бесед можно разделить на две группы:

- беседы свободные и целенаправленные, с двусторонним

обменом информацией, проходящие без специальной подготовки;

- беседы, специально подготовленные и строго регламентированные.

Любая деловая индивидуальная беседа состоит из трех этапов.

Первый этап - подготовительный. Он включает определение задач беседы и составление ее плана; установление времени и выбор

места беседы.

Второй этап - ознакомительный. Преодолеваются

"психологические барьеры" и устанавливается "атмосфера доверия".

Третий этап - совместное решение проблем.

Деловая беседа является основной формой деловых отношений.

Правомерно утверждать, что почти все дела, любой коллективный труд, все трудовые акции человеческого общества начинаются, осуществляются и утверждаются при помощи различных по форме, содержанию и функциям деловых бесед.

К любой беседе следует готовиться. Объем подготовки определяется важностью беседы. Если вам предстоят длительные переговоры и деловые контакты с множеством спорных и деликатных вопросов, то, естественно, подготовительный период займет много времени и труда - не только лично вашего, но и ваших сотрудников.

3.1. Подготовка деловой беседы

Подготовка деловой беседы включает следующие действия:

- составление и проверку прогноза деловой беседы;

- определение основных задач беседы;

- поиск и отбор перспективных путей решения основных задач;

- анализ внешних и внутренних возможностей достижения основных задач беседы;

- определение и разработку сложности задач беседы, их взаимосвязи и очередности рассмотрения;

- разработку планов мероприятий по реализации указанных задач беседы.

Основными из них являются:

- стратегический план беседы, представляющий собой пути и

программы действий по достижению намеченных задач;

- тактический план беседы, представляющий собой перечень способов поэтапного достижения целей, осуществление которых ведет к решению основных, стратегических задач;

- оперативный план беседы, в котором определены программы

действий по каждому отдельному пункту беседы.

Кроме того, при подготовке и организации беседы возникает необходимость:

- в предварительном анализе участников беседы и ситуации;

- сборе и систематизации материалов, необходимых для беседы;

- репетиции беседы (мысленной, устной, с партнером, индивидуально и т.п.).

Разумеется, для проведения большинства повседневных или второстепенных деловых контактов полного объема подготовки к беседе не требуется, но основных элементов следует придерживаться. Необходимо помнить, что инициатор беседы имеет некоторые преимущества: возможность более детально подготовиться к беседе, предложить место встречи, регламент проведения беседы.

3.2. Структура деловой беседы

Деловая беседа состоит из пяти фаз:

- начало беседы;

- передача информации;

- аргументирование;

- опровержение доводов собеседника;

- принятие решения.

При проведении беседы следует придерживаться данной структуры. Хотя следует заметить: в реальных условиях могут быть и отклонения, особенно это касается 2-4-й фаз. Следует учесть, что жесткое разграничение фаз беседы нецелесообразно, т.к. границы фаз нередко бывают размыты. Лучше при проведении беседы придерживаться основных приемов структуирования информации в общении, пределяемых "правилом рамки" и "правилом цепи".

Суть "правила рамки" состоит в том, что вся информация, необходимая для ведения беседы, заключена в рамку, которая задает структуру беседы. Рамка в общении создает начало и конец беседы. В начале должны быть указаны цели, перспективы, предполагаемые результаты беседы. В конце должны быть подведены итоги, показаны ретроспектива беседы, степень достижения цели и принятия решения. Вся рамка - это граница, которая отделяет предмет обсуждения от второстепенного, не связанного с проблематикой беседы. Нередко неуспехи в деловом общении связаны именно с отсутствием рамки, когда собеседники неизвестно о чем говорят, о чем спорят, к чему приходят.

Если "правило рамки" осуществляет "внешнее" структуирование беседы, то "правило цепи" определяет ее "внутреннее" структуирование.

Нетрудно заметить, что в хорошо подготовленной беседе информирование, аргументирование и подведение итогов выстраиваются в логические цепи в соответствии с теми целями и задачами, которые ставили перед собой собеседники.

В любой беседе присутствуют два плана отношений партнеров: личностный и содержательный, преследующие разные парциальные цели.