3.2 Совершенствование информационного обеспечения закупочной деятельности предприятия

Информационное обеспечение закупочной деятельности на предприятия представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации и является инструментом интеграции элементов системы логистического управления закупочной деятельностью. [9, с. 182]. Информационное обеспечение не возможно без информационных систем.

Информационные системы – это комбинация взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают и хранят исходные данные и распределяют информацию так, чтобы с ее помощью принимать решения, контролировать их выполнение и координировать деятельность предприятия. Информационные системы построены на основе инфраструктур информационных технологий, включающих компьютеры и программное обеспечение. [6, с. 122]

Технологии информационных систем могут дать предприятию следующие основные преимущества:

Снижение затрат и повышение эффективности за счет упрощения процессов закупок и высвобождения времени сотрудников службы закупок, в результате чего они могут заниматься работой, добавляющей более высокую ценность.

Быстрый и более легкий доступ к наиболее важным данным в режиме реального времени помогает принимать обоснованные решения.

Благодаря сокращению времени на административную и тактическую деятельность в процессе поставок работники могут уделять больше времени стратегическим инициативам и более сфокусированной работе с важными поставщиками и основными проектами по поставкам.

В масштабах всего предприятия, системы позволяют контролировать расходы. [6, с.125]

Переход с ручных систем на автоматизированные повышает точность информации. Вследствие чего могут быть снижены запасы (например, резервный запас), сокращение случаев дефицитов, снижение затрат на ускорение выполнения заказов и т.д.

Все информационные системы основаны на электронном обмене данными (EDI) – это вариант, облегчающий проведение документации в стандартизированной электронной форме, осуществляемой непосредственно между компьютерным приложением в одной организации и аналогичным приложением в другой. [5, с. 53]

Использование информационных систем приводит к автоматизации закупочной деятельности, что представлено на рисунке 3.1. [7, с. 130]

Рисунок 3.1 - Схема автоматизированной системы закупок

Информационное обеспечение закупочной деятельночти на предприятии ООО «НАВИ Солюшинс» в настоящее время представлено программным комплексом «1С-Предприятие». В сфере закупок эта программа позволяет вести учет всех материалов и готовой продукции, поступающих на склад. Таким образом, существует необходимость поставить единую комплексную программу, которая будет включать в себя и склад, и закупки.

Эту задачу позволит решить комплексная информационная система «Галактика», в которую помимо ее основных модулей, входят модули «Управление снабжением», «Управление договорами», «Складской учет», «Управление сбытом», «Поставщики и получатели». При этом, в системе «Галактика» присутствует много новых блоков, которых нет в «1С-Предприятие». Выбор в пользу использования этой информационной системы основан также на том факте, что поставщики, с которым взаимодействует ООО «НАВИ Солюшинс», имеют КИС «Галактика», что существенно облегчит ведение переговоров и отправку заявок на получение материальных ресурсов и позволит избежать ненужных затрат, как это было бы с системой «1С-Предприятие».

Реализованные в КИС «Галактика» функции позволяют автоматизировать:

• определение объемов и направлений материальных потоков;

• организацию складского хозяйства;

• организацию перевозки, а также всех необходимых операций в пути следования грузов к пунктам назначения и т.д.

В составе «Контура логистики» все задачи решаются комплексно, это является основным преимуществом его использования для управления закупочной деятельностью. При этом, по мнению специалистов в области управления логистической деятельностью на предприятии, «Контур логистики» системы «Галактика» отличается функциональной полнотой и удобством эксплуатации.

Система легка в обращении и способна адаптироваться под любое предприятие, так как имеет для этого ряд специальных настроек. Обслуживание не требует ежемесячного присутствия специалиста, настройка производится один раз в три месяца, что существенно сократит затраты.

Преимущества КИС «Галактика» очевидны. Ее использование всеми управленческими подразделениями (отдел закупки, отдел сбыта, склад и др.) повысит эффективность их взаимодействия, позволит избежать ненужных бумажных работ, автоматизировав их, поможет вывести логистическую деятельность на новый, более совершенный уровень обслуживания как потребителей готовой продукции (здесь система призвана оптимизировать цикл работ предприятии по обработке заказов), так и внутреннего обеспечения материалами и ресурсами, необходимых для производства изделий, и, в целом, повысит общую корпоративную культуру предприятия ООО «НАВИ Солюшинс».

Приведем калькуляцию затрат при переходе предприятия ООО «НАВИ Солюшинс» на КИС «Галактика» в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Калькуляция затрат при переходе предприятия ООО «НАВИ Солюшинс» на КИС «Галактика»

Статья расходов	Сумма в у.е.
1. Сетевая версия системы галактика (5 рабочих мест)	3270000
2. Установка ПО и настройка справочников под предприятие	500000
3. Обучение персонала базовым настройкам (10 часов)	500000
4. Компьютер 2шт	4000000
5. Обновление программы (в случаях: изменения законодательства, устранения ошибок и т.д.) в течение года	600000
Итого:	9370000

Эксплуатационные затраты включают следующие статьи затрат:

- затраты на оплату труда логиста;

- затраты на электроэнергию;

- амортизационные отчисления;

- затраты на приобретение аксессуаров.

Затраты на оплату логиста определяем исходя из данных в таблице 3.2.

Таблица 3.3 - Исходные данные для расчета оплаты труда логиста

Показатель	Обозначение	Единица измерения	Значение
1	2	3	4
Количество работников	Ч	чел.	2
З/п одного работника	з/п	млн. руб.	1,2
Норма доплаты к з/п		%	10

Тогда затраты на оплату труда (Зот) определим по следующей формуле:

Зот` = ( з/п + з/п × Нд) × 12 × Ч, (3.1)

где: з/п – заработная плата работника;

Нд – норма доплаты, в %;

Ч – количество работников.

Зот` = (1,2+ 1,2 × 0,1) × 12 × 2 = 31,68 млн. руб.

Начисления на заработную плату:

- отчисления в ФСЗН (34 %):

Нфсзн` = 31,68 × 0,34= 10,78 млн. руб.;

- отчисления страховых платежей от несчастных случаев – 1%:

Ндр = 31,68 × 0,01 = 0,317 млн. руб.

Итого сумма отчислений из заработной платы составляет:

Нзп = 10,78 + 0,317 = 11,097 млн. руб.

Итого затраты на оплату труда (включая налоги):

31,68 + 11,097 = 42, 78 млн. руб.

Затраты на электроэнергию определяются по формуле:

Зэл = Ц × М × t × Фэ × N, (3.2)

где Ц – стоимость 1 кВт электроэнергии (234,5 руб.);

М – потребляемая мощность ПЭВМ (0,5 кВт);

t – время работы в день (8ч);

Фэ – годовой фонд времени (244 дня);

N – количество компьютеров (2).

Зэл = 234,5 × 0, 5 × 8 × 244 × 2= 0,458 млн. руб.

Расчет амортизационных отчислений производится:

За = Кп х На, (3.3)

где За - сумма амортизационных отчислений (берется остаточная стоимость компьютеров: 2 × 2 = 4,0 млн. руб.);

Кп - затраты на приобретение оборудования,

На - норма амортизации (25%).

За = 4,0 × 0,25 = 1 млн. руб.

Затраты на приобретение аксессуаров рассчитываются:

Зак = Зб+Зк+Зд+Зпр (3.4)

где: Зб – затраты на приобретение бумаги;

Зк – затраты на приобретение картриджа;

Зд – затраты на приобретение CD-дисков;

Зпр – прочие затраты на аксессуары.

Зак (год) = 12300 × 8 + 95600 × 3 + 1200 × 25 + 220500 = 0,636 млн. руб.

Итоговые данные по расчету эксплуатационных затрат представлены в таблице 3.3.

Таблица 3.3 - Эксплуатационные затраты по функционированию и обслуживанию внедренного программного обеспечения, млн. руб.

Статьи затрат	Сумма, млн.руб.
1	2
затраты на оплату труда логиста	42,78
затраты на электроэнергию	0,458
амортизационные отчисления	1
затраты на приобретение аксессуаров	0,636
Всего	44,874

Итого общие эксплуатационные затраты по функционированию и обслуживанию сети и внедренного программного обеспечения 44,874 млн. руб.

В таблице 3.10 представим выгоды от внедрения программного продукта. Стоимость сэкономленного 1 часа работы составляет 8 тыс. руб.

Таблица 3.10 - Выгоды от внедрения программного продукта

Наименование	Единица измерения	Экономия	Сумма, млн. руб.
Автоматизация работы работников (единая система)	час/чел	1860	14,88
Снижение затрат на проведение маркетинговых исследований	млн. руб.	6,5	6,5
Повышение скорости обработки документов	час/чел	1150	9,2
Снижение вероятности ошибок при оформлении документов	час/чел	1360	10,88
Повышение эффективности принятия управленческих решений	час/чел	1540	12,32
Повышение выручки от реализации	млн. руб.	80	80
Итого экономии			133,8

Примечание - Источник: собственная разработка

Расчет эффекта от внедрения программного продукта и локальной сети. Основным показателем эффективности внедрения данного программного продукта и локальной сети будет выступать прирост прибыли.

Прирост прибыли составит: Итого экономии – эксплуатационные затраты = 133,8 – 44,874= 88,926 млн. руб.

Экономический эффект от внедрения программного продукта выступает в виде чистой прибыли Пч, определяется как разница между прибылью отчетного года и налогом на прибыль Нп:

Пч = ПБ – НП − НТ, (3.9)

где НП - налог на прибыль (24%), млн. руб.;

ПБ – прирост прибыли

НТ – транспортный налог

НП = ПБ × 0,24, (3.10)

НТ = (ПР-НП) х 0,03, (3.11)

НП = 88,926 × 0,24 = 21,34 млн. руб.

НТ = (88,926-21,34) × 0,03 = 2,03 млн. руб.

Пч = 88,926 – 21,34 – 2,03 = 65,56 млн. руб.

Рассчитаем срок окупаемости капитальных вложений. Капитальные вложения окупаются за счет притока прибыли и амортизационных отчислений. Сумма этих двух показателей даст чистый финансовый поток ЧФП, млн. руб.

ЧФП = Пч + А, (3.12)

где А - амортизационные отчисления;

Пч – чистая прибыль.

ЧФП = 65,56 + 1 = 66,56 млн. руб.

Таким образом срок окупаемости Т, лет, определится по формуле:

Т = К / ЧФП, (3.13)

где ЧПФ - чистый финансовый поток;

К – капитальные вложения, млн. руб.;

Т = 9,370 / 66,56 = 0,14 года

В заключении можно сказать, что точные показатели эффективности от внедрения программного продукта будут получены только после разработки и полного его внедрения.