Вопрос 18. Расширенные средства ms Office. Слияние документов

microsoft office позволяет автоматизировать весь процесс с помощью операции "Слияние...". Эта операция позволяет автоматически создать множество копий шаблона документа с различными реквизитами. Результат можно либо выводить сразу на печать, либо получить в виде нового документа со множеством страниц. Для этого надо первоначально подготовить сам шаблон в виде произвольного документа word и список реквизитов в виде таблицы, а затем выполнить их слияние. При этом таблица реквизитов может быть или в документе word, или в книге excel. Это особенно удобно, когда Вы получаете результаты каких-либо расчетов в виде таблицы excel (или в любой базе данных, которую excel может открыть) и по каждому результату требуется напечатать отдельный отчет.

Слияние применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы. Например, при подготовке объявления о выпуске нового продукта, рассылаемого по почте, в каждую копию необходимо включить стандартную эмблему компании и описание продукта, при этом адрес получателя и строка приветствия должны быть уникальными.

С помощью слияния можно создавать следующие документы.

• Набор наклеек или конвертов.     На каждом конверте и наклейке печатается стандартный адрес отправителя, но разные адреса получателей.

• Набор документов на бланке, сообщений электронной почты или факсов.     Все письма, сообщения и факсы содержат стандартный текст, однако в каждом содержатся уникальные сведения о получателе, например имя, адрес или другие личные данные.

• Набор нумерованных купонов.     Купоны различаются только уникальным номером.

Чтобы вручную создать каждое письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт или купон потребовалось бы много часов. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Вам нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра. Об остальном позаботится Word.

Чтобы начать процедуру слияния, выполните следующие действия.

1. Запустите программу Word.

По умолчанию открывается пустой документ. Не закрывайте его, иначе вам не удастся выполнить следующий этап.

2. В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем — команду Слияние.

Вопрос 19. Расширенные средства ms Office. Макросы в Word

Если какая-либо задача часто выполняется в Microsoft Word, ее выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос — это набор команд и инструкций, группируемых вместе в виде единой команды для автоматического выполнения задачи.

Макросы экономят время и расширяют возможности ежедневно используемых программ. Макросы можно использовать для автоматизации выполнения повторяющихся действий при редактировании документа, оптимизации выполнения трудоемких задач и для создания решений, например для автоматизации создания документов, которые вы и ваши коллеги постоянно используете. Те, кто хорошо знаком с языком VBA, могут использовать макрос для создания пользовательских надстроек, включающих шаблоны, диалоговые окна, и даже для хранения многократно использующихся сведений.

Макросы часто используются для следующих целей.

• Для ускорения часто выполняемых операций редактирования или форматирования

• Для объединения нескольких команд, например, для вставки таблицы с указанными размерами и границами и определенным числом строк и столбцов

• Для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах

• Для автоматизации обработки сложных последовательных действий в задачах

Для создания макроса в Microsoft Word существует два метода: использование средства для записи макросов и прямое программирование в редакторе Visual Basic.

• Запись макроса

• Создание макроса с помощью редактора Microsoft Visual Basic

• Назначение макросу кнопок панели инструментов, команд меню или сочетания клавиш

• Хранение макросов

• Автоматизация задач на веб-страницах