Тема 3. Організовування діяльності менеджера

Об'єктивні основи виникнення і розвитку управлінської праці. Зміст та особливості управлінської праці. Види та класифікація управлінської діяльності. Завдання менеджера в управлінні діяльністю підприємства. Форми керівництва. Закони розвитку організації праці. Критерії оптимізації трудових процесів.

Сутність, значення та завдання наукової організації праці на сучасному етапі. Основні принципи і напрями наукової організації праці менеджера. Основні вимоги до організації робочого місця менеджера. Класифікація робочих місць. Система планування приміщень: кабінетна, загальна, стільникова. Правила розподілу приміщень. Використання технічних засобів управління та їх класифікація. Фактори виробничого середовища, правила створення раціональних умов управлінської праці.

Методи і засоби раціональної обробки текстових матеріалів. Вдосконалення методики читання. Використання ввідних, посилюючих, опорних сигналів.

3.1 Об'єктивні основи виникнення і розвитку управлінської праці. Зміст та особливості управлінської праці. Види та класифікація управлінської діяльності. Завдання менеджера в управлінні діяльністю підприємства. Форми керівництва. Закони розвитку організації праці. Критерії оптимізації трудових процесів.

Управлінська праця (УП) як складова управлінської діяльності. Види та класифікація управлінської діяльності (УД)

В ході розподілу та кооперації праці у процесі розвитку виробництва виділився специфічний вид діяльності людини, який має назву «управління», «управлінська діяльність». Серед усіх видів діяльності саме вона є провідною, спрямовуючою. Управлінська діяльність – це вид діяльності, що свідомо здійснюється людиною, і є спрямованою на ефективне функціонування робіт, що здійснюються (індивідуально або колективно) по досягненню тих чи інших цілей, розв’язанню відповідних задач, виконанню функцій.

Якщо трудова діяльність людини передбачає функціонування людини в межах посади, професії, фаху, тобто у досить вузьких межах, то управлінська діяльність має широкі межі функціонування та впливу, які визначаються місцем особи в ієрархічній структурі органа управління або системи. І саме трудова діяльність людей виступає об’єктом керуючого впливу. Трудова діяльність людей в організації, їхні відносини в процесі управління можуть безпосередньо виступати у виді інформації в її різних формах. Інформація слугує основою управлінської діяльності.

Взагалі, феномен управління полягає в тому, що людина не може не управляти. Управління властиве людському буттю як і спілкування: людина не може не контактувати з іншими людьми, поза комунікаціями немає людини. УД як процес міжособистісного спілкування ширше комунікацій типу керівник – співробітник. Вона відбувається в різних областях, має подвійний характер. УД людини відбувається як у діловій сфері, так і в сфері її взаємовідносин з іншими людьми, у зв’язку з чим лежить переважно в площинах «свідомість – мислення»(наука управління) або «почуття – інтуїція» (мистецтво управління). З одного боку, мова йде про досягнення цілей, рух до них наміченим шляхом (роль менеджера - керівництво), з іншого – про забезпечення погодженої роботи людей, налагодження їх взаємовідносин (роль менеджера - лідерство). Ці сторони нероздільні, взаємодіють та доповнюють одна іншу за аналогією з двома півкулями головного мозку. Ліва півкуля «відповідає» за розвиток інтелекту, логічного мислення, здібностей до точних наук. Стосовно УД, робота цієї півкулі спрямована на реалізацію планів і пов’язана з діловою сферою, менеджментом як наукою, технікою роботи на основі методів точних наук. Права півкуля «відповідає» за інтуїцію, здібності до мистецтва, творчості. Стосовно УД, робота цієї півкулі спрямована на генерацію ідей, нововведення і пов’язана з сферою взаємовідносин, менеджментом як мистецтвом, силою розуму та інтуїції менеджера.

Управлінська діяльність не є однорідною. Розрізняють багато її видів. При цьому класифікують управлінську діяльність за такими ознаками:

• змістом (організаційна, економічна, технічна, соціально-психологічна, правова, комплексна),

• характером ініціативи (з ініціативи підлеглих, з ініціативи керівництва, з зовнішньої ініціативи),

• періодом (перспективна та поточна),

• предметом діяльності (з фіксованою інформацією, особисті контакти),

• періодичністю повторення (регулярна та нерегулярна),

• фіксованістю у часі (жорстко зафіксована у часі та така, що має певні часові рамки (інтервал)),

• важливістю (першочергова та менш важлива),

• терміновістю (термінова, невідкладна та нетермінова).

УД можна класифікувати також на управління самим собою (самоменеджмент) та іншими людьми (менеджмент). Між цими двома видами є загальні моменти та принципові відмінності. Проблема полягає не в їх розділенні, а, навпаки, в інтеграції на рівні управління організації або її підрозділів. Існує загальна функціональна основа самоуправління і управління іншими людьми, бо загальні функції управління організацією, що включають організацію системи управління, планування, координацію, мотивацію, контроль, являються видами діяльності не лише керівників або спеціалістів апарату управління, тобто менеджерів, але й кожного з нас при управлінні самим собою, самоуправлінні. Адже ми проектуємо певним чином свої відносини з іншими людьми ще до самих взаємовідносин, плануємо свою поведінку, координуємо рухи свого тіла чи інструмента, з яким працюємо, мотивуємо себе, контролюємо свої слова та вчинки.

Сутність управління, його функції і специфіка визначаються, з одного боку, задачами, які воно вирішує, а з іншого, - його предметом, засобами і самою роботою з управління.

Однією з основних складових УД є управлінська праця – різновид розумової праці, до якої можна віднести працю різних категорій працівників, незалежно від рангу, сфери діяльності, тобто це праця, затрачена на виконання організаційних, координаційних дій та на регулювання. Простіше кажучи, - це праця працівників, які зайняті виконанням будь-якої функції управління в організації, призначенням якої є забезпечення цілеспрямованої та скоординованої діяльності як окремих учасників спільного трудового процесу, так і трудових колективів в цілому, по вирішенню задач, які стоять перед ними, вважається управлінською, незалежно від її характеру та змісту. Нагадаємо, що трудовий процес – це сукупність трудових дій і прийомів, які здійснюються в певній послідовності виконавцем при виробництві матеріальних благ або виконанні інших функцій в інших сферах діяльності людини.

Поняття «УП» є вужчим за поняття «УД». Відомо, що праця - це тільки та діяльність, яка носить доцільний характер: безцільна, безсмислена діяльність не є працею. Поняття «діяльність» та «праця» слід розмежовувати, насамперед, на рівні конкретної людини. Бо діяльність включає не лише працю, сферу матеріального виробництва, а й взаємовідносини з іншими людьми, включаючи управлінські відносини та підвищення кваліфікації.

Сферою застосування управлінської праці є управління виробництвом (сфера діяльності, спрямована на забезпечення погодженої і ефективної роботи трудового колективу, який створює матеріальні цінності або виробляє послуги) або іншими об’єктами. Вона спрямована на організацію та керівництво різними процесами і здійснює регульований вплив на процес виробництва, забезпечуючи цим необхідні умови для його розвитку.

Види УП: інформаційні, підготовка і прийняття управлінських рішень, організаторська робота.

УП має специфічні особливості (характеристики):

• розумова праця, яка поєднує різні за складністю і кваліфікаційними вимогами (творчі, логічні та технічні) операції й процедури, що відрізняються ще й характером трудових процесів (робота з інформацією, прийняття рішень, організація виконання);

• непряма (опосередкована об’єктами і процесами) виробнича праця, оскільки вона, безпосередньо не виступаючи творцем матеріальних благ, все ж є невід’ємною частиною праці “сукупного працівника”, а отже і продуктивною працею;

• праця, що поєднує елементи менеджменту з елементами спеціальності і професії, адже менеджери у процесі виконання своїх прямих обов’язків часто виконують і неуправлінські функції;

• робота з людьми: праця, що включає налагодження зв’язків, управління поведінкою людей;

• праця, яка має мінливу за часом, періодами і непередбачуваністю природу;

• праця, що має інформаційну природу: в процесі управлінської праці здійснюються творчі, логічні й технічні операції, пов’язані зі збором, обробкою, переданням інформації; зв’язки в процесі управління між працівниками здійснюються за допомогою інформації тощо;

• праця, в процесі здійснення якої вирішується широке коло проблем організаційного, економічного, технічного, соціально-психологічного, правового характеру;

• творчий характер праці (велика питома вага творчих операцій), зумовлений необхідністю приймати нестандартні рішення в ситуаціях, виникнення яких зумовлено складністю і динамічністю внутрішнього і зовнішнього середовища організації, що потребує не лише певного рівня знань і умінь менеджера, його кваліфікації, але і практичного досвіду, інтуїції, здорового глузду, таланту, інтелекту, уміння генерувати нові знання тощо;

• праця, що вимагає прийняття на себе відповідальності за успішне виконання роботи;

• праця, що характеризується слабкою фізичною енергоємкістю і високим рівнем використання енергії пам’яті людини та психічною напруженістю;

• праця, що вимагає від менеджера уміння управляти власним фізичним і емоційним станом, бути здатним до швидкої релаксації і відновлення сил;

• праця, яка менше, ніж виробнича праця, піддається механізації і автоматизації;

• мобільний характер праці та розгорнуті просторові межі, адже менеджери часто змушені залишати робоче місце і пересуватися або територією підприємства, або і за її межами;

• підвищені кваліфікаційні вимоги до керівників та фахівців управління – вони повинні мати глибші й різноманітніші знання, порівняно з іншими працівниками (лише період загальної та спеціальної освіти цієї категорії працюючих, не беручи до уваги період накопичення досвіду, набуття умінь та вироблення навичок, сягає щонайменше 15 – 16 років);

• підвищений рівень організаційної свободи і самостійності, високої складності й нестабільності праці, що вимагає здатності приймати ризиковані рішення;

• специфіка предмета, засобів, продукту і результату УП;

• особлива значущість якості УП - низька якість може привести до масштабних економічних і соціальних втрат. При цьому втрати від низької якості праці менеджерів можуть зростати при просуванні знизу вгору по рівнях ієрархічної піраміди управління;

• результати праці більшості управлінських працівників не піддаються прямому вимірюванню визначенням обсягів виробленої продукції у вартісних чи натуральних показниках.

Зупинимось більш детально на безпосередній меті, специфіці об’єкта, предмета, засобів, продукту і результату УП, оскільки саме вони зумовлюють її специфічний характер ї зміст.

Метою УП є визначення цілей організації, створення умов для їх досягнення і координація зусиль колективу щодо забезпечення його узгоджених дій у досягненні поставлених цілей..

Основні задачі УП:

• визначення цілей організації і створення необхідних умов (економічних, організаційних, технічних, соціальних, психологічних і т.д.) для реалізації її завдань і досягнення її цілей;

• забезпечення послідовності, “встановлення гармонії” між індивідуальними трудовими процесами;

• координація спільних зусиль колективу та забезпечення погоджених дій його членів (працівників організації), спрямованих на досягнення конкретних запланованих результатів, досягнення цілей організації.

Важливою задачею також є задоволення потреб працівників, що, в свою чергу, сприяє підвищенню ефективності діяльності організації. Окрім того, оскільки інформація слугує основою управлінської діяльності, то оволодіння нею – найбільш актуальна задача менеджера, вплив якого все більше визначається не багатством, а знаннями.

Об’єктом УП є праця людей в організації.

Предметом УП є інформація та відносини людей в процесі управління. В літературі зустрічається і таке визначення предмету управлінської праці – це людина або група осіб, їх трудова діяльність якщо мова йде про сферу взаємовідносин та інформація, якщо мова йде про ділову сферу.

Засобами УП є інтелект людини, засоби організаційної та обчислювальної техніки, до цього списку можна додати інформацію як засіб зв’язку.

До засобів організаційної техніки (засобів техніки управління) належать пристрої та прилади для отримання, фіксації, копіювання та розмноження інформації, а також засоби зв’язку, носії інформації, засоби її зберігання. Втілення сучасних засобів техніки – персональні комп’ютери, їх мережі та технології.

Безпосереднім специфічним продуктом УП є управлінський вплив, що активізує роботу людей в організації, основною формою якого є управлінське рішення, що може являти собою вибір альтернативи у вигляді наказу, розпорядження або плану заходу, а також іншої управлінської документації, що визначає розвиток суб’єкта управління.

Особливість результатів УП полягає в тому, що вони важко піддаються кількісній оцінці (за виключенням деяких посадових груп, таких як машиністки, копіювальники, креслярі і т. д.). Результати праці керівників, як правило, оцінюються непрямо – за показниками виробничої діяльності очолюваних ними колективів, праці спеціалістів та технічних працівників – за показниками роботи відділу (бюро). Це свого роду кінцеві результати, між часом досягнення яких і моментом прикладення праці існує значний розрив.

Не можна наділяти властивостями кінцевого результату управлінської праці її проміжні результати – розрахунки, креслення, розроблену технічну та організаційну документацію, іншу інформацію. Тобто зростання плідності управлінської праці не є лише наслідком зростання кількості підготовлених та виконаних розрахунків та різних документів. Ефективність управлінської праці повинна оцінюватись не за кількістю підготовлених документів та виданих розпоряджень, а за результативністю та прогресивністю технічних, організаційних та та економічних рішень, що приймаються – за їх впливом на результати діяльності працівників, безпосередньо зайнятих виробництвом продукції чи послуг.

Усі зазначені специфічні якості управлінської праці обумовлюють особливий підхід до її організації.

Форми керівництва

Менеджер здійснює безпосередній вплив на підлеглих. Він контролює, бере участь у реалізації всіх функцій управління. Ця участь (форма керівництва) може бути прямою або непрямою, повною або частко­вою.

Пряму і повну участь менеджер здійснює при реалізації функцій загального керівництва. Він розробляє головні напрям­ки і стратегію діяльності підприємства, регулює і координує ро­боту усіх основних служб і підрозділів, визначає цілі функціону­вання і перспективи розвитку персоналу, узгоджує дії між ними, забезпечує зв'язки з зовнішнім середовищем.

Непряму та часткову участь менеджер здійснює при реалі­зації усіх інших функцій управління: технологічному керів­ництві, оперативному регулюванні виробничих процесів та ін. Виконання цих функцій здійснюють лінійні та функціональні менеджери організації. Тут керівник тільки затверджує або схвалює розроблені спеціалістами проекти рішень, заходи; заслухо­вує звіти відповідних служб; здійснює огляд виробничих ланок; підбір і розстановку персоналу; особистий контроль за роботою підлеглих.

Апарат управління буде ефективніше працювати у тих орга­нізаціях, де керівник вважає своїм першочерговим завданням створення найбільш сприятливих умов для самостійної роботи усіх служб управління.

Закони розвитку організації праці. Критерії оптимізації трудових процесів.

УП – це вид суспільної праці, основним завданням якого є забезпечення цілеспрямованої, скоординованої діяльності як окремих учасників спільного трудового процесу, так і трудових колективів в цілому.

Трудовий процес – сукупність дій працівника на робочому місці, спрямованих на виконання певного завдання або трудова діяльність одного або групи працівників, спрямована на досягнення поставленої цілі. Існує інше визначення трудового процесу: сукупність трудових дій і прийомів, які здійснюються в певній послідовності виконавцем при виробництві матеріальних благ або виконанні інших функцій в інших сферах діяльності людини.

Процес праці включає наступні елементи: праця людини, предмет праці та засоби праці. Поняття «процес праці» більш вузьке, ніж поняття «процес виробництва», до якого включають цілий комплекс трудових та природних процесів. В цілях проектування раціональних методів праці та її нормування трудовий процес розчленовують на складові частини (трудові рухи, дії та прийоми).

Під процесом УП розуміють трудову діяльність одного чи групи працівників, спрямовану на досягнення поставленої мети.

Процеси УП являють собою сукупність різних робіт і операцій, виконуваних керівниками, фахівцями і технічними виконавцями для здійснення ефективного управління діяльністю підрозділів і служб підприємства (організації).

Організація процесів праці тісно зв'язана з поділом праці. Але якщо поділ праці вирішує питання, що повинен робити працівник, організація процесів праці — як виконати доручену роботу.

Організація процесів праці включає:

• визначення раціонального змісту процесів праці;

• установлення найбільш раціональних систем і методів їхнього виконання;

• технологічну регламентацію трудової діяльності працівників по виконанню покладених на них функцій.

Процес управління складається з виконання комплексу різноманітних функцій, кожна з який включає різні за технологічним змістом види робіт. Вони, у свою чергу, складаються з різних операцій. Тому зміст процесів праці визначається шляхом послідовного виділення по кожній функції управління, робіт, що входять до її складу, операцій і їхніх елементів.

Визначення раціонального змісту процесів праці по кожній функції управління досягається проведенням спеціального аналізу, спрямованого на усунення дублювання робіт і операцій з іншими функціями управління, після чого складаються блок-схеми складу робіт з функції і видів робіт, що входять до її складу. Наприклад, блок-схема складу робіт по функції “Техніко-економічне планування” має такий вигляд:

Техніко-економічне планування

Стосовно конкретного працівника зміст виконуваних ним процесів праці залежить від поділу праці, що визначає спеціалізацію працівника. Поділ праці розмежовує функції і задачі, визначає спеціалізацію працівника на виконання визначеного виду робіт, чи операції комплексу операцій з урахуванням посади, складності робіт і необхідної для цього кваліфікації.

Основним елементом процесу праці з технологічної точки зору є управлінська трудова операція. Тому, визначаючи зміст процесів праці, необхідно установити, з яких трудових операцій він складається.

Як відзначалося, управлінські операції можна розділити на первинні елементи, що представляють собою ті чи інші дії, за допомогою яких сприймається інформація, здійснюється її переробка, осмислення і реалізація. Раціоналізація виконання первинних елементів є основою для удосконалювання методів виконання управлінських операцій.

При визначенні шляхів раціоналізації первинних елементів розумової праці варто розглядати їх із двох точок зору: по-перше, по призначенню і змісту, по-друге, по формах і способам здійснення. Зміст, як правило, диктує вибір форми і методу виконання того чи іншого елемента.

Вибираючи форми і способи здійснення елементів, варто керуватися наступними критеріями:

• повнотою витягу достатньої інформації, необхідної для рішення задачі;

• мінімальними витратами часу на виконання тієї чи іншої дії.

Виділяють наступні первинні елементи сприйняття інформації: слухання, читання, спостереження.

Зміст елемента «слухання» дуже різноманітний. Слухаються оперативні вказівки, завдання, доповіді, лекції, виступи і т.д. По формах і способам слухання виділяються: участь у диспетчерських, координаційних нарадах, слухання по чи телефоні в усній бесіді, по звукозаписі й ін. При цьому варто керуватися рекомендаціями і правилами, диктуемыми вимогами культури розумової праці: слухати уважно, не перебиваючи, робити замітки, особливо уважно слухати критику підлеглого, не відразу висловлювати заперечення, щоб краще зрозуміти, що викликає критику.

Елемент «читання» по змісту включає: читання спеціальної літератури, кореспонденції, документів, ознайомлення зі статистичне даними, читання креслень і інших графічних матеріалів. Вибір способів читання залежить від його цілей. Так, при читанні літератури можна використовувати суцільне чи вибіркове читання, ознайомлення може бути зі справжніми чи документами з мікрофотокопіями, безпосереднє читання може бути замінено переглядом відеозаписів і т.д. Приведемо кілька рекомендацій по культурі читання: зосереджувати увагу на тексті, що читається, з огляду на, що максимальний рівень концентрації досягається при безупинному читанні протягом 25 хв (потім 5 хв перерва у виді активного відпочинку), підкреслювати потрібні місця; робити замітки, виписки с наступною їхньою систематизацією.

Елемент «спостереження» виконується різними способами і методами в залежності від об'єкта спостереження і поставлених цілей: за роботою устаткування — за допомогою приладів, за витратами робочого часу - за допомогою СФРД, ФРД, чи хронометражу спеціальної апаратури (кінокамера), за погодженістю роботи різних співробітників — шляхом контролю за виконанням завдання у встановлений термін чи через диспетчерський контроль.

Первинними елементами реалізації інформації є: мова, лист, контакт із керуючим пристроєм матеріального об'єкта.

Елемент «мова» за цілями і змістом також дуже різноманітний (різного роду усні розпорядження, розуміння про що-небудь і т.п.) і реалізується в різних формах і способах: через участь у нарадах, засіданнях і інших формах колективного обговорення й обміну думками, у розмовах по телефоні, диктуванню тексту для запису й ін. При цьому керуються правилами культури мови, телефонного спілкування і т.п.

Елемент «письмова робота» включає написання різного роду текстів (наукових, методичних, проектних обґрунтувань і т.п.), листів, текстових документів, опис алгоритмів, програм для ЕОМ і ін. Форми і способи виконання — оригінальний чи типовий текст; диктування чи тексту безпосереднє написання вручну; машинописна робота. Яким із зазначених способів варто скористатися, залежить від конкретного змісту письмової роботи. Але є ряд відправних моментів, з обліком яких можна знайти правильне рішення: писати самому чи диктувати, який спосіб диктування кращий, як стандартизувати кореспонденцію.

По розрахунках деяких дослідників, ручна письмова робота в середньому складає 13% усіх витрат робочого часу службовців. Отже, раціоналізації письмових робіт необхідно приділити особливу увагу.

Зменшенню їхнього обсягу й економії часу сприяють наступні правила виконання письмових робіт:

1) ретельне вивчення можливостей скорочення зайвої письмової роботи, особливо це стосується статистичних даних, що збираються і записуються в різні журнали, але надалі не використовуються;

2) дотримання принципу однократного запису, використання копіювально-множної техніки;

3) стислість записів;

4) використання стандартних бланків, типових текстів листів (заявок) і т.п.

5) прискорення, удосконалення техніки листа, зокрема використання стенографії. Разом з тим не треба писати квапливо, це прискорює роботу незначно, але приносить негативні наслідки: квапливо написаний текст вимагає значних витрат часу на його розбір, може статися помилкова розшифровка і т.п.;

6) відповідна підготовка матеріалів, засобів листа, для того щоб вони завжди були під рукою. Великий вплив на економію часу при виконанні письмових робіт роблять організація робочого місця і його оснащення.

Названі правила можуть бути доповнені мірами технічного характеру, розробкою типових текстів, бланків і т.п.

Елемент «контакт із керуючим пристроєм матеріального об'єкта» по змісту охоплює дії, спрямовані на забезпечення нормального функціонування технічних засобів і систем з ручним введенням інформації. Способи контакту (натискання чи клавіш кнопок, поворот рукояток, сенсорне керування) визначені конструкцією керуючого пристрою.

Первинним елементом творчої складової розумової діяльності є продумування, чи власне розумова робота, спрямована на пошук ефективних рішень тих чи інших задач. Вона зводиться до аналізу і синтезу. Реалізуються вони в різних формах, таких як класифікації різного роду, систематизація, типізація, узагальнення і т.п. Питома вага творчої складової залежить від характеру новизни і складності розв'язуваної задачі. Методи виконання різних дій залежать від змісту роботи. Головним критерієм їхнього вибору є ' не мінімальні витрати часу на пошук рішення, а його ефективність, оскільки прагнення до мінімізації витрат часу може перешкоджати пошуку найбільш ефективного рішення.

Необхідною умовою ефективного виконання управлінських процесів є розробка раціональної технології їхнього виконання, що включає:

1) визначення мети роботи і засобів її досягнення, указівка підрозділу і робочого місця, на якому виконується робота, складу і змісту необхідної і розроблювальної документації;

2) побудова схеми управлінського процесу, поділ його на операції. (Досліджується необхідність кожної операції. Для забезпечення безперервності процесу в часі і просторі необхідно розглядати не окремі частини процесу, а процес цілком із указівкою місця і часу дії.);

3) вибір найбільш достовірних джерел інформації для виконання процесу. При цьому необхідно дотримувати принцип єдності джерел первинної інформації, розрахунки інформаційних показників як результат виконання управлінського процесу повинні вироблятися однократно;

4) установлення кваліфікаційного рівня виконавців, вибір найбільш доцільного складу інформаційних і технічних засобів, а також раціонального варіанта виконання кожної операції процесу для різних ситуацій, що забезпечить високу надійність виконання процесу.

Раціональне виконання кожного трудового процесу впливає на кінцевий результат діяльності управлінського підрозділу (відділу, служби і т.п.) і підприємства в цілому.

Спроектована технологія виконання управлінських процесів підлягає регламентації, тобто закріпленню в нормативній формі, що вимагає обов'язкового виконання. Як форми регламентації можуть виступати блок-схеми складу робіт з функцій керування, процедури виконання управлінських робіт, операційно-технологічні карти, інструкції користувача при роботі на ПЭВМ і т.п.

Можливість раціоналізації процесів праці керівників нерідко викликає сумнів, і найчастіше це порозумівається безліччю задач, що змінюються, що неможливо заздалегідь передбачати. Але проте раціоналізація процесів праці керівників можлива і необхідна. Питання тільки в тім, по яких напрямках вона повинна йти й у якій формі.

Виходячи з вітчизняного і закордонного досвіду можна виділити наступні основні напрямки раціоналізації процесів праці керівників:

• визначення раціонального змісту праці і вибір методів виконання однорідних процесів праці, операцій, елементів;

• розподіл робочого часу на виконання головних функцій;

• розробка типових процедур підготовки і прийняття рішень.

Зупинимося на названих напрямках більш докладно.

Без визначення раціонального змісту процесів праці неможлива раціоналізація їхнього виконання, оскільки насамперед треба виявити види виконуваних керуючим робіт, що входять у них операції й елементи. Починати цю роботу треба з чіткого встановлення мети і задачі керованого колективу ( чи підприємства, структурного підрозділу), за рішення яких керівник несе персональну відповідальність. При цьому потрібно розмежувати внутрішній і зовнішній аспекти роботи керівника.

Внутрішній аспект зв'язаний із забезпеченням ефективної роботи колективу, коли зусилля керівника спрямовані на рішення таких задач, як організація праці, виробництва і керування (комплексно і у всьому обсязі), формування раціонального типу організаційної структури керування, виробничих і функціональних підрозділів, підбор кваліфікованих співробітників, упровадження найбільш сучасних засобів і методів контролю за проведенням намічених мір. Тут від керівника виходить організуючий початок.

Зовнішній аспект роботи керівника складається у формуванні і підтримці важливих для чи підприємства підрозділу виробничих і комерційних зв'язків, у відповідальності перед споживачами за своєчасний і якісний випуск продукції. Зовнішня сторона діяльності має для керівників особливу значимість, оскільки саме вона в значній мірі створює репутацію підприємства. Особливо це важливо в умовах ринкових відносин. Раз утративши репутацію, її важко відновити надалі, а отже, і важко розраховувати на ділові успіхи.

По змісту і характеру процеси праці керівника дуже різноманітні. Він виступає в ролі організатора, адміністратора, фахівця, вихователя, суспільного діяча. Співвідношення між цими функціями і їхній конкретний зміст різно в керівників різного рангу і залежить від масштабів і особливостей керованого об'єкта (підприємства, підрозділу). Помітний вплив роблять і методи керування. Так, з переходом від командно-адміністративних до переважно економічних методів, з розширенням самоврядування зростає частка організаційної роботи, зокрема роботи з переходу на нові умови і подальше удосконалювання ринкових відносин.

Організаторська робота керівників сполучається з творчої, спрямованої на пошук і вибір найбільш раціональних управлінських рішень. Як організатор, він ставить задачі перед колективом, як фахівець — визначає шляхи її рішення.

Адміністративні функції керівника зв'язані з адміністративним впливом на підлеглих виходячи з діючих правових норм. Перехід до економічних методів керування звужує цю сферу діяльності керівників, оскільки адміністративні методи впливу на підлеглих поступаються місцем економічним, за винятком тих випадків, коли керівник зіштовхується з прямим порушенням чи закону коли необхідні тільки адміністративні міри.

Виховні функції керівника спрямовані на формування в колективі цивільних, морально-етичних якостей, виховання взаємної відповідальності і співробітництва, принциповості, нетерпимості до недоліків. Значне місце повинне бути відведене пошуку форм стимулювання творчої активності працівників, спрямованих на досягнення цілей, поставлених перед колективом, і високого рівня культури праці в колективі. Тут особливого значення набувають психологічні аспекти взаємин керівників і підлеглих.

У кожнім з розглянутих вище видів діяльності, настільки різних по своєму цільовому призначенню і змісту, керівник виконує однорідні види робіт:

• аналізує стан справ, приймає рішення по їх удосконалюванню;

• планує роботу колективу, виходячи з задач, що коштують перед колективом;

• визначає участь підлеглих у виконанні поставлених задач і міру відповідальності кожного;

• контролює хід роботи;

• оцінює і стимулює діяльність працівників.

При визначенні змісту праці керівників необхідно проаналізувати зміст кожного виду діяльності, виділивши саме головне. По термінології, використовуваної за рубежем, це означає: треба виділити "ключові області" і вхідні в них задачі. При цьому доцільно виходити з наступного критерію: керівник повинний залишати за собою коло питань, що бідують у глибокому і всебічному проробленні. Лише такий підхід дозволить зберегти і розвити здатність до творчої роботи, рішенню перспективних задач, тобто займатися роботами, що, власне, і роблять керівника керівником.

Однак колись необхідно ретельно вивчити, з чого складається робота керівника. Таке дослідження прогресивне мислячий керівник може провести сам. Найбільш прийнятний засіб для подібного аналізу — так називаний робочий щоденник. Ведення його дозволяє визначити, з яких елементів складається робота керівника, установити періодичність їхнього виконання, виявити епізодичні роботи, як часто вони случаються і яких витрат часу і засобів вимагають, а отже, вирішити, як краще їх упорядкувати. Необхідно фіксувати всі дріб'язки, з яких складається робота. Інакше не з'ясуєш усі незліченні випадки, коли керівник сам "краде" у себе час і дозволяє "красти" його іншим.

Аналізуючи записи в щоденнику, керівник може зробити висновки з наступних питань:

1) чи обов'язково весь контроль аж до останнього ступеня здійснювати безпосередньо йому самому чи досить розробити детальний план контролю і методи його здійснення, виділивши при цьому питання, що повинне перевіряти керівник;

2) чи доцільні дії, здійснювані при виконанні робіт;

3) є чи непродуктивні витрати і з яких причин вони виникають;

4) які витрати часу на чисто канцелярську роботу, чи можливо передати її іншій посадовій особі і що для цього треба зробити;

5) по яких елементах роботи можуть бути використані більш прогресивні методи виконання і раціональні засоби канцелярської техніки.

Іншими словами, ведення щоденника відкриває широке поле для раціоналізації процесів праці керівника у відповідності з досягненнями сучасної науки про організацію праці. Як уже відзначалося, головна роль тут належить самому керівнику, але, безумовно, до проведення цієї роботи доцільно залучити фахівців з організації праці для відповідальних консультацій і розробки необхідних рекомендацій.

Визначивши зміст процесів праці керівників, необхідно вибрати найбільш раціональні, прогресивні методи виконання різних операцій і елементів роботи.