3.2 Використання технічних засобів управління

Основу технічного забезпечення системи управління персоналом становить комплекс технічних засобів (КТС) – сукупність взаємозалежних єдиним управлінням і (чи) автономних технічних засобів збору, реєстрації, накопичення, передачі, обробки, виведення і її уявлення інформації, і навіть коштів оргтехніки.

КТС має забезпечити вирішення завдань управління з мінімальними трудовими і вартісними витратами, із заданою влучністю і достовірністю, в зазначені терміни. Ефективність функціонування служби управління персоналом під час використання КТС повинна забезпечуватися за рахунок підвищення продуктивність праці персоналу служби, і, значно важливіше, з допомогою можливості використання економіко-математичних методів вирішення завдань управління з урахуванням повнішої і точної інформації.

В цьому сенсі ефект застосування КТС в службі управління персоналом має визначатися не зниженням управлінських і експлуатаційних витрат (зокрема, скороченням персоналу служби), а поліпшенням економічних показників роботи служби загалом і її підрозділів з допомогою раціональнішого управління.

КТС повинен мати інформаційну, програмну та технічну сумісність засобів, що входять до нього; адаптованість до місцевих умов функціонування служби управління персоналом; можливість розширення з єдиною метою підключення нових засобів.

Вихідними для вибору технічних засобів є:

- характеристики завдань, призначені для рішення службою управління персоналом організації;

- характеристики технологічного процесу обробки інформації;

- технічні характеристики устаткування, що може бути використане як складова частина КТС служби управління персоналом.

Основними характеристиками завдань, які мають враховуватися під час вибору устаткування, є:

- носії вхідної і вихідної інформації (документи, типізовані бланки, машинні носії інформації та т. д.);

- обсяг вхідної і вихідної інформації з зазначеним носієм;

- обсяги обчислювальних робіт;

- терміни виконання робіт з рішення завдань управління персоналом;

- форми і способи представлення результатів вирішення завдань користувачем.

При виборі устаткування треба враховувати призначення та склад комплектів обладнання та його основні характеристики:

- продуктивність під час технологічних операцій;

- надійність роботи;

- сумісність роботи обладнання різних типів, зокрема персональних комп’ютерів;

- вартість устаткування;

- склад та кількість обслуговуючого персоналу;

- площа, необхідна для розміщення устаткування.

Матеріали аналізу технічного забезпечення служби управління персоналом, і навіть дані про використання технічних засобів, є вихідної базою складання завдання проектування технічного оснащення служби.

Проектні рішення мають забезпечувати:

- раціональну структуру, склад, необхідну кількість та їхнє ефективне розподіл, розміщення технічних засобів в структурних підрозділах служби;

- поліпшення загального технічного оснащення на окремі види і напрямів робіт служби;

- відповідність продуктивності й надійності технологічно пов'язаних засобів нарівні служби управління персоналом й у рамках системи управління організації у цілому;

- комплексне використання технічних засобів при реалізації підрозділами служби своїх функцій і окремих робіт;

- економічність експлуатації коштів технічного оснащення.

Найважливішим завданням проектування технічного забезпечення служби управління персоналом є вибір технічних засобів: він визначає витрати на їх придбання і ефективність майбутнього функціонування служби управління персоналом.

Склад і послідовність операцій по вибору технічних засобів для їхнього використання у службі управління персоналом включає:

- встановлення видів робіт, які потрібно виконувати з допомогою технічних засобів чи автоматизувати;

- визначення вимог, що висуваються до технічних засобів. Обґрунтування складу показників, що характеризують запропоновані вимоги до технічних засобів;

- формування переліку технічних засобів, випущених вітчизняними і закордонними фірмами, використання яких дозволить досягти цілей автоматизації аналізованих робіт у службі управління персоналом і вирішити відповідні задачі;

- визначення показників якості і функціональних можливостей технічних засобів у межах сформованого переліку;

- вибір методу порівняння технічних засобів визначення найбільш ефективного;

- проведення порівняльного аналізу технічних засобів;

- обґрунтування рекомендацій з вибору найефективніших технічних засобів, які найбільше відповідають висунутим вимогам;

- ухвалення рішення з придбання обраних технічних засобів.

У відповідності до послідовності стадій технологічного процесу перетворення інформації все технічні засоби, які можна використані в службі управління персоналом, можна розділити на п'ять груп: збирання й реєстрації, передачі, зберігання, оброблення і видачі інформації.

Засоби збирання й реєстрації інформації: засоби підготовки даних, реєстратори інформації, засоби збору інформації. Призначення цієї групи технічних засобів – перетворення інформації у вигляд, зручний для дистанційної передачі й подальшої обробки.

Засоби передачі: системи телетайпного, телефонного, факсимільного зв'язку. Призначені передачі інформації у просторі.

Засоби зберігання інформації: зовнішні запам'ятовуючі пристрої персональних комп'ютерів, картотеки. Призначені для передачі інформації у часі.

Засоби обробки інформації (засоби обчислювальної техніки) становлять основу КТС служби управління персоналом. Вони призначені для перетворення вихідних даних в результуючу інформацію, необхідну для прийняття управлінських рішень.

Засоби видачі інформації: друкуючі пристрої, знакові індикатори, відео термінальні засоби (дисплеї). Вони призначені для перетворення інформацією вид, зручний для людини.

Методи і засоби раціональної обробки текстових матеріалів. Вдосконалення методики читання. Використання ввідних, посилюючих, опорних сигналів.

Рис. Вимоги до раціоналізації організації документообігу

Рис. Напрями удосконалення документообігу

САМОРОВАНТАЖЕННЯ
	Питання									Дії
	1. Навіщо взагалі це робити?									Виключити
	2. Чому саме я?									Делегувати
	3. Чому саме зараз?									Встановити оптимальні строки
	4. Чому саме таким чином?									Раціоналізувати
Поєднання справ у робочі блоки
		1			2		3		4			5			6
		10			10		10		10			10			10
Р обочий час
10 хвилин х 6 листів = 60 хвилин
			1	2	….	….5	6
			10	…	…	…	10
Р обочий час
6 листів = 1 блок  60 хвилин

Рис. Засоби раціональної обробки текстових матеріалів

МАРКУВАННЯ ТЕКСТУ
! – важливо	!! – дуже важливо
 - перевірити	П - приклад
нова теорія
  - протиріччя

Рис. Маркування тексту документів

Рис. Схема документообігу у торговельному підприємстві

Рис. Основні потоки документів в підприємстві