3.6. Учет расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие наличные денежные средства из кассы предприятия на командировочные расходы или хозяйственные нужды.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу отдельно.

Выдача денежных средств из кассы оформляется бухгалтерской проводкой: Дебет 71 Кредит 50.

Расход денежных средств подотчетных лиц списывается на основании утвержденного руководителем авансового отчета и прилагаемых к нему первичных документов, например на приобретение канцелярских товаров, бухгалтерской проводкой: Дебет 10 Кредит 71.

Неиспользованные суммы подотчетное лицо обязано сдать в кассу предприятия при возвращении из командировки, в течение трех рабочих дней. Командировочные расходы являются общехозяйственными расходами.

Возврат неиспользованной суммы на хозяйственные нужды осуществляется в зависимости от срока, указанного в учетной политике, но не свыше двух месяцев.

Если подотчетное лицо не отчиталось за предыдущую сумму, то денежные средства бухгалтерией не должны выдаваться.

Аналитический учет ведется по подотчетным лицам в журнале-ордере № 7.

Сальдо по счету 71 бывает по дебету (задолженность за подотчетным лицом) и кредиту (задолженность за предприятием). В бухгалтерской отчетности суммы задолженностей отражаются развернуто (по строке 235 или 246 актива и 628 пассива).

Если подотчетное лицо не вернуло в срок наличные деньги, то эта сумма прибавляется к совокупному годовому доходу, с которого исчисляется подоходный налог, а работодатель начисляет страховые взносы на социальное страхование и обеспечение.

Для целей налогообложения суточные по командировочным расходам и наем жилого помещения (для бюджетных учреждений) нормируется Постановлением Правительства.

Денежные средства, взятые под отчет, могут быть использованы для представительских расходов. Представительские расходы – затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других организаций, включая иностранных, прибывших для переговоров, а также участников, прибывших на заседание руководящего органа акционерного общества (ОАО) и ревизионной комиссии. К ним относятся затраты, связанные с проведением официального приема представителей, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятиями культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Ежегодно должна утверждаться смета представительских расходов. Их общая сумма списывается на себестоимость, но для целей налогообложения применяются ограничения. Списание представительских расходов производится по акту в произвольной форме, где должны присутствовать следующие пункты: члены комиссии, приглашенные лица; тема встречи; сумма расходов на основании документов.

3.7. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками (счет 60)

По кредиту отражается сумма задолженности поставщикам за товарно-материальные ценности (ТМЦ), различные услуги, за выполненные работы и т.п. По дебету учитываются суммы погашенных задолженностей поставщикам. Кредитовое сальдо отражает долг предприятия за полученные, но неоплаченные материальные ценности и услуги. Возникновение дебетового сальдо связано с выданными авансами (предварительная оплата).

Отгрузив ТМЦ, поставщик выписывает счет-фактуру и накладную.

Бухгалтерский учет ведется в разрезе каждого поставщика и отдельно по каждому договору. В бухгалтерской отчетности кредиторская задолженность отражается в пассиве, а выданные авансы – в активе баланса.

Синтетический учет по сч. 60 ведется в ведомости № 6 и в журнале–ордере № 6, в компьютерной программе: анализ счета и карточка счета, анализ субконто. Все записи делаются только на основании первичных документов с выделением НДС и его учетом на счете 19 «НДС по приобретенным материальным ценностям».

Услуги по доставке материальных ценностей учитываются в соответствии с договором.

При получении материальных ценностей делаются записи:

Дебет 10 Кредит 60 5000–00

Дебет 19–3 Кредит 60 1000–00.

После получения ТМЦ производится оплата с расчетного счета:

Дебет 60 Кредит 51 6000–00

При учете транспортных расходов может применяться сч. 15 «Приобретение и заготовление материальных ценностей», по дебету которого формируется стоимость приобретенных ТМЦ или выполненных работ.

В течение месяца со склада отпускаются материальные ценности по учетной (плановой) стоимости в производство, а фактическая себестоимость может быть сформирована по окончании месяца или позднее, когда поступят все первичные документы по доставке ТМЦ. Корректировка делается в бухгалтерии с отнесением отклонений в стоимость ТМЦ на сч. 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей».

Если, в соответствии с учетной политикой применяется сч. 15, то при поступлении ТМЦ делается запись:

Дебет 15 Кредит 60

Дебет 19 Кредит 60

Если в организацию поступили материалы без документов поставщика (неотфактурованные поставки), то они принимаются к учету на основании акта, составленного в двух экземплярах.

Бухгалтерская запись по фактической себестоимости ТМЦ:

Дебет 10 Кредит 15

делается на основании поступивших документов в организацию.

Сумма разницы в стоимости приобретенных ТМЦ между фактической и учетной списывается со счета 15 на счет 16.

Сальдо по счету 15 означает наличие ТМЦ в пути.

Накопленные на счете 16 отклонения списываются в дебет счетов учета затрат на производство (расходов на продажи) или других соответствующих счетов. Сальдо на счете 16 не бывает.

Таблица 4