2. Работа с документами в среде Microsoft Office. Создание, открытие и сохранение текста

Во время выполнения этой работы Вы познакомитесь с основными приемами работы с документами:

• Создание новых документов.

• Открытие имеющихся документов, их поиск и копирование для получения заготовок для новых документов.

• Сохранение документов и их пересохранение с другими именами.

1. Создаем новый документ

Запустите пакет MS Word одним из способов, показанных в предыдущей лабораторной работе (см. рис.1.1). По умолчанию при открытии Microsoft Word создает новый документ, который имеет имя «Документ1», о чем сообщается в заголовке окна (рис.2.1).

Рис.2.1. Окно Microsoft Word при первом запуске

Кроме того, в контекстных меню на рабочем столе, моем компьютере, моих документах могут присутствовать пункты Создать документы различных пакетов MS Office, которые создают новые файл для выбранного пакета в указанном месте.

Н

Рис.2.2. Вид контекстного меню на рабочем столе

а команду Создать – Документ Word можно выйти, щелкнув правой кнопкой мыши для вызова контекстного меню, и выбрать в нем соответствующую команду Создать – Документ Microsoft Word (рис.2.2).

Новый документ автоматически создается в программах Word и Excel при их запуске. Если же потребовался еще один документ щелкните на кнопке Создать панели инструментов Стандартная или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N. При создании нового файла создается пустой файл по умолчанию или файл на основе шаблона (например, резюме или счета-фактуры и т.п.), который автоматически обеспечивает все необходимое форматирование, а вам остается только ввести конкретные данные. Последняя команда реализуется по цепочке Файл – Создать и потом в панели задач определяется шаблон, который должен быть использован в качестве его основы.

При одновременном открытии нескольких приложений (Microsoft Word и Microsoft Excel) или документов до полноэкранного режима, видеть можно только одно из них. Для переключения между окнами используйте комбинацию клавиш Alt+Tab.

2. Открываем существующий документ

Чаще приходится открывать документ, который уже существует в виде файла и хранится на одном из носителей информации (жесткий диск, флэш-память, дискеты или CD-диски).

Надо помнить, что Microsoft Word при открытии документа создает набор вспомогательных файлов, которые сохраняются там же, где лежит и сам файл. Поэтому файлы с дискет лучше не открывать!! Это может привести к полной потере информации на носителе. Файлы с CD-дисков обычно открываются только для чтения и не могут быть отредактированы. Флэш-память может иметь недостаточную скорость обмена информацией, что приведет к торможению работы Microsoft Word. Поэтому целесообразно копировать файлы на жесткий диск перед его открытием, особенно если файл имеет большой объем и встроенные объекты (формулы, рисунки, таблицы и т.д.).

Чтобы открыть документ Word, необходимо сначала открыть файл, в котором этот документ содержится. Выполнить эту задачу можно несколькими способами:

• С использование программы Проводник

1. Вызовите программу для работы с файловой системой Windows – Проводник (рис.2.3). Для этого в контекстном меню (щелчок правой кнопкой на соответствующем объекте) Мой компьютер или Мои документы выберите команду Проводник.

2. Найдите нужную папку и в ней файл. Если необходимый вам файл находится в другой папке или на другом диске, вам придется немного «попутешествовать» по дереву папок. Чтобы было понятно, как это делать познакомимся более подробно, как перемещаться по каталогам и искать нужные файлы.

Если в левой части окна отсутствует дерево каталогов, как показано на рис.2.3, то нажмите на кнопку Папки . Для перемещения по каталогам проще пользоваться деревом каталогов, если каталог имеет подкаталоги и они скрыты, то слева от пиктограммы и имени находится значок . Щелчок по этому значку открывает список этих подкаталогов и значок меняется на . Щелчок на самом каталоге (на пиктограмме или имени) приводит к открытию списка файлов данного каталога на правой панели окна, пиктограмма открытого каталога изменяется на и имя каталога подсвечивается.

Имейте ввиду, что два щелчка (не двойной, а с небольшой паузой между ними) на имени каталога или файла приводит к переводу программы в режим редактирования имени объекта.

Все файлы на правой панели имеют значки, которые определяют их принадлежность различным программам и собственные имена.

3. Дважды щелкните на значке файла или его имени, и Проводник запустит нужную программу и загрузит файл. Теперь можете приступать к редактированию самого документа.

Рис.2.3. Окно проводника объекта Мои документы

Если местонахождение файла неизвестно, можно воспользоваться системой поиска файлов средствами Проводника. Щелкните на кнопке Поиск панели инструментов окна программы Проводник и откроется панель поиска (рис.2.4).

Рис.2.4. Окно поиска в Проводнике

Здесь надо задать условия поиска, которые могут включать трафареты имени, интервал дат создания файла, слова, которые находятся в файле и запустить поиск. После завершения поиска на панели файлов размещаются все найденные файлы. Любой из них может быть открыт двойным щелчком.

• Другим способом открытия документа является открытие его из программы, в которой он был создан, воспользовавшись окном диалога открытия документов. Это окно одинаково для всех приложений Office, а его инструменты напоминают окно Проводника. Давайте изучим приемы работы в нем на примере Word.

  1. Запускаем Microsoft Word одним из способов.

  2. Вызываем команду Открыть из меню Файл. Для этого щелкаем левой кнопкой мыши на нужном разделе меню, и затем выбираем команду Открыть. Либо воспользуемся пиктограммой команды на Стандартной панели инструментов . Появится окно диалога, показанное на рис.2.5.

  3. Щелкните на списке Тип файлов и выберите пункт Все документы Word. В результате главное поле окна будет содержать только значки документов Word. Если искомый файл имеет нестандартное расширение, выберите пункт Все файлы.

Рис.2.5. Диалоговое окно Открытие документа

4. Щелкните на списке Папка (щелчок по кнопке ) и укажите место (диск, дискета и т.п.), где находится искомый документ.

5. Для раскрытия подкаталогов, найдите его имя в области списка каталогов и дважды щелкните на нем.

6. Для перехода в родительскую папку щелкните на кнопке Переход на один уровень вверх панели инструментов.

7. Чтобы найти документ в стандартных папках Windows, щелкните на одной из пяти кнопок левой панели окна диалога Открытие документа, показанного на рис.2.5. Они открывают доступ к следующим папкам и файлам:

• Мои последние документы –открывавшиеся файлы и папки в последние время.

• Рабочий стол – файлы (их ярлыки) на рабочем столе.

• Мои документы – папка, в которой по замыслу создателей Windows, должны храниться ваши рабочие документы.

• Мой компьютер – позволяет быстро находить документы и папки, помещенные на различных дисках компьютера.

• Мое сетевое окружение – папки, размещенные на соседних компьютерах.

Если нужно открыть документ, с которым вы недавно работали, выберите его имя в подменю Главного меню (Пуск  Документы) (см. рис.1.1) и щелкните на нем.

8. Для получения более полной информации о файлах попробуйте воспользоваться другими режимами просмотра файлов. Для этого щелкните на стрелке справа от значка Представления панели инструментов и выберите подходящий режим (рис.2.5). Окно открытия файла предлагает следующие варианты вывода списка документов:

• Крупные значки – изображение всех файлов папки в виде крупных значков.

• Мелкие значки – изображение всех файлов папки в виде мелких значков, увеличивая количество объектов на панели.

• Список – простой список всех файлов папки (только имена).

• Таблица – список с указанием размера, типа и времени последнего изменения файла и другой информации о файлах.

• Свойства – отображает свойства выбранного файла, которые могут содержать дополнительную информацию.

• Просмотр – предварительный просмотр содержимого выбранного файла на панели справа.

9. Чтобы упорядочить файлы по имени, расширению, размеру или дате, щелкните на поле окна со списком файлов правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Упорядочить значки, а затем укажите в подменю нужный вариант сортировки значков.

Для упорядочения файлов по одному из признаков (имя файла, его тип, дата создания и т.п.) переведите окно в режиме просмотра Таблица и щелкните на заголовке столбца данного признака. Каждый щелчок переводит сортировку из режима по возрастанию в режим по убыванию и, наоборот, о чем указывает стрелка справа от заголовка (▼▲).

Если найти нужный файл не удается, щелкните на кнопке Сервис панели инструментов и выберите пункт Найти. Откроется окно диалога, в котором можно сконструировать чрезвычайно сложные условия поиска, приводящие к положительному результату даже в самых безнадежных ситуациях. Можно указать примерное содержание имени файла, ключевые слова, которые были в документе и интервал создания или редактирования файла.

Н айдя документ, выделите его щелчком мыши, его имя появится в поле Имя файла. Щелкните на кнопке Открыть. Содержимое файла появится в окне Word.

Список кнопки Открыть (см. справа) позволяет выбирать режим открытия файла. Пункт Открыть для чтения запрещает изменения в документе, режим Открыть как копию создает копию открываемого документа. Пункт Открыть и восстановить позволяет восстановить файл, который был утерян при внезапном сбое компьютера.

Если нужно продолжить работу с недавно открывавшимся документом, раскройте меню Файл. В его нижней части перечислены имена тех файлов, которые обрабатывались последними. Чтобы открыть один из них, щелкните на его имени.