45. Документы по приему, увольнению, переводу и отпускам.

Прием персонала.

Процессу приема сотрудника предшествует ряд подготовительных этапов, которые должны быть документированы:

• формулировка требований к кандидату и перечня его трудовых обязанностей

• перечень конфиденциальных сведений, с которыми предстоит работать

• перечень мер поощрения и стимулирования

• описание должности

При оформлении на работу необходимы:

• Заполненная анкета

• трудовая книжка,

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования,

• документ об образовании (если этого требует должность)

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность,

• документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).

При оформлении на работу по совместительству трудовая книжка не представляется.требована справка с постоянного места работы. Лицам, поступающим на работу впервые, трудовая книжка и страховое свидетельство оформляются работодателем. Запрашивать медицинскую информацию о состоянии здоровья работника работодатель может только при определении возможности выполнения работником трудовых функций с учетом требований норм охраны труда и получения права на социальные пособия.

Далее на основании заявления о приеме, подписание трудового договора,заполнение унифицированной формы приказа о приеме на работу, визирование приказа, подписание руководителем (3 дня); ознакомление работника с приказом, выдача заверенной копии;внесение фамилии работника в табель учета использования рабочего времени и расчета з/пл (Т-12 и Т-13); внесение записи в трудовую книжку.При приеме на работу кадровая служба обязана ознакомить работника с действующими в Организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами (приказами, правилами, положениями, инструкциями и т.д.) имеющими отношение к трудовой функции работника, предупредить об обязанности по сохранению сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну Организации, и об ответственности за ее разглашение или передачу другим лицам.

Увольнение. Документирование процедуры увольнения:

• составление инициативного документа об увольнении (заявление от работника, докладная записка руководителя подразделения или руководителя кадровой службы – при окончании срока договора)

• визирование заявления руководителем подразделения

• ознакомление работника с докладной запиской

• собеседование с увольняющимся

• принятие решения об увольнении первым руководителем

• составление обходного листа

• составление приказа о прекращении трудового договора, визирование

• внесение записи в Т-2 об увольнении и выдаче трудовой книжки

• внесение отметок в другие документы

• получение расчета по з/пл и трудовой книжки

Перевод. Документы и процедуры при переводе:

• предварительная договоренность о переводе

• написание заявления сотрудником с просьбой о переводе, передача руководителю отдела

• написание руководителем подразделения представления или докладной записки о переводе сотрудника (инициатива работодателя)

• согласование (визирование) с руководителем принимающего и других подразделений

• принятие решения первым руководителем (резолюция)

• изменение условий контракта

• составление, визирование приказа о переводе, ознакомление работника

• внесение изменений в документы (Т-2, Т-12, Т-13), внесение записи в трудовую книжку

Отпуск.

1. Заявление на предоставление отпуска.

2. Если отпуск плановый, то составляется график отпусков, если нет-то сразу пункт 3. График отпусков (не позднее,чем за две недели до НГ)

3. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам) – указывается ФИО, должность, подразделение, вид отпуска, его продолжительность). Если в один из дней отпуск предоставляется группе работников, оформление по каждому из них формы N Т-6 может быть заменено оформлением единого документа по форме N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам". В обязательном порядке объявляются под роспись работнику.

4. Записка-расчет о предоставлении отпуска. Учитывая положения ст. 136 ТК РФ о выплате среднего заработка за отпуск не позднее чем за три дня до его начала, при оформлении графика документооборота рекомендуется предусматривать оформление приказов и передачу их в бухгалтерию не позднее чем за 4 - 5 рабочих дней до его начала. Соответственно, записка-расчет по форме N Т-60 должна быть оформлена не позднее дня выплаты среднего заработка.

5. Внесение инфо в Т-2, и табель учета рабочего времени.