Создание почтовых наклеек в отчете с помощью мастера

Почтовая наклейка – это специальный тип отчета, отформатированного таким образом, что информация повторяется несколько раз поперек страницы или вдоль нее. Содержимое почтовых наклеек определяется присоединенными элементами управления, передающими значения полей данных, надписями и их повторяющимися копиями. С помощью запроса можно указать, какие записи необходимо вывести в виде почтовых наклеек. Мастер почтовых наклеек делает процесс формирования отчета такого типа простым и быстрым. Для работы с мастером создания отчетов выполните операции:

1. В окне БД щелкните на ярлычке >Отчеты, отожмите кнопку >Создать; выделите в окне диалога >Новый отчет и щелкните на пункте >Почтовые наклейки; в раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос в качестве источника данных для наклеек, щелкните >ОК.

2. Выберите нужный номер стандарта наклейки или установите флажок >Наклейки других размеров и укажите требуемый тип, размер наклейки, команду >Далее; для создания наклеек нестандартного размера щелкните на кнопке >Настройка и введите размеры наклеек и параметры страницы.

3. Выберите начертание, размер шрифта и цвет текста, отожмите клавишу >Далее.

4. Создайте прототип наклейки, переместив двойным щелчком мыши нужные поля данных из списка >Доступные поля в текстовое поле >Прототип наклейки; введите текст, присутствующий на наклейках с обычными операциями; после формирования прототипа отожмите кнопку >Далее.

5. Выделите поля, по которым будут сортироваться исходные записи; первое выбранное поле является первичным ключом сортировки.

6. В последнем окне мастера введите имя отчета, просмотрите полученный результат и сохраните его на диске.

Примечание. Если на последнем шаге мастера выбрать переключатель >Оизменение макета наклеек, то по окончании работы мастера программа Access представит наклейку в режиме конструктора отчета. Кроме этого, наклейки можно сортировать по любому полю источника данных, даже если это поле не включено в прототип наклейки.

Задание 14. Выполните операции создания почтовых наклеек с помощью мастера в соответствии приведенной методике.

Создание перекрестных запросов с помощью мастера

Перекрестные запросы позволяют суммировать данные по двум и более переменным. Такие запросы компактнее итоговых запросов. Первый столбец результирующей таблицы отображает значения одной переменной (заголовки строк). Первая строка результирующей таблицы отображает значения второй переменной (заголовки столбцов). На пересечении строк и столбцов находится сумма по третьей переменной (значения) для случая, когда 1-ая и 2-ая переменные равны величинам, указанным в заголовках соответствующей строки и столбца. Для создания подобной структуры в отчете можно воспользоваться сводной таблицей. Заголовки строк и столбцов часто представляют собой поля с текстом и датами, а поля значений, как правило, имеют числовой или денежный тип.

Для работы с мастером создания перекресных запросов выполните команды:

1. На вкладке >Запросы окна БД щелкните на кнопке >Создать и дважды щелкните на строчке >Перекрестный запрос.

2. На первом шаге работы мастера >Создание перекрестных таблиц дважды щелкните на имени таблицы или запроса

3. Дважды щелкните не более чем на 3-х полях, чтобы сформировать заголовки строк, затем щелкайте на кнопке >Далее; после этого дважды щелкните на поле заголовков столбцов.

4. В списке полей выберите величину, для которой будет определяться итоговое значение, а затем укажите необходимую операцию (т.к. Sum, Count и т.д.); если нужно вычислять итоговое значение и для каждой строки, установите флажок >Да и щелкайте на кнопке >Далее.

5. В последнем окне мастера задайте имя запроса и щелкайте на кнопке >Готово.

Примечание. Просмотрите результат запроса и сохраните его. Когда для заголовков строк и столбцов используются поля с датами их хочется сгруппировать по месяцам или годам. Для этого в бланке конструктора запроса измените соответствующее поле на вычисляемое выражение, воспользовавшись функцией >DataPart. Вариант >DataPart («YYY», ПолеДаты) позволит сгруппировать заголовки по годам, а вариант >DataPart («m» ПолеДаты) – по месяцам. Можно также воспользоваться функцией >Format.

Задание 15. Выполните операции создания перекрестных запросов с помощью мастера.