Закрепление полей таблицы на экране

Если таблица слишком широкая (шире, чем экран компьютера), то при прокрутке вправо может оказаться затруднительным идентифицировать текущую запись. Можно закрепить одно или несколько основных полей так, что при прокрутке они будут оставаться в левой части экрана. Выполните следующие действия для закрепления полей таблицы на экране:

1. Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.

2. Выделите один или несколько столбцов, щелкая мышью на их заголовках в тех точках, где указатель принимает вид черной стрелки.

3. Выберите команды >Формат >Закрепить столбцы.

4. Чтобы освободить закрепленные столбцы выберите команды >Формат >Освободить все столбцы.

Задание 12. Выполните операции закрепления полей таблицы на экране.

Создание диаграмм с помощью мастера

Диаграммы являются удобочитаемой графической формой представления информации. При создании диаграммы с нею автоматически связываются те данные, которые она отображает. Если происходит изменение каких-либо величин, диаграмма сразу же обновляется, реагируя на произошедшую модификацию данных. Для создания и форматирования диаграмм Access предлагает большое количество разнообразных инструментов. Мастер диаграмм шаг за шагом осуществляет процесс формирования диаграммы. С его помощью можно выбрать тип диаграммы, добавить элементы (заголовок, легенду) и форматировать их (выбрать вариант представления чисел, шрифт, стиль).

Для запуска мастера диаграмм можно воспользоваться кнопкой >Создать вкладок >Формы или >Отчеты окна БД. Чтобы запустить мастер диаграмм в окне конструктора отчета или формы, выполните: >Вставка >Диаграмма и растащите контур области, в которой нужно разместить диаграмму. Для работы с мастером диаграмм выполните команды:

1. На вкладке >Отчеты или >Формы окна БД щелкните на кнопке >Создать; в раскрывающемся списке укажите какие таблица или запрос будут являться источниками данных и дважды щелкните на строчке >Мастер диаграмм.

2. В первых двух окнах мастера >Создание диаграмм выберите поля, которые необходимо отобразить на диаграмме, а также тип диаграммы; после каждой операции щелкайте на кнопке >Далее.

3. На следующем шаге мастер настраивает вид диаграммы; чтобы указать, как следует выводить информацию, перетащите поля с нужными именами в прямоугольники >Данные –ось значений, >Ось –ось категорий и >Ряды.

4. Дважды щелкните на поле, расположенном в прямоугольнике >Данные, и укажите, следует ли вычислять сумму, среднее значение и т.д. каждой из величин.

5. Дважды щелкните на поле прямоугольника >Ось и определите, как нужно группировать даты (по годам, месяцам и т.д.), можете указать границы интервала и выполните >Далее.

6. На последнем шаге мастера >Создание диаграмм назначьте диаграмме имя, укажите, следует ли вставить легенду и нужно ли по окончании создания диаграммы перейти в режим конструктора с последующим отжатием кнопки >Готово.

Примечание. Не перегружайте диаграмму информацией, т.к. она может оказаться нечитаемой. Будьте внимательны, если вы собираетесь вывести диаграмму в виде слайда или листа прозрачной пленки для проекционного аппарата. При наблюдении с большого расстояния многочисленные элементы будут сливаться.

Задание 13. Выполните операции создания диаграммы с помощью мастера.