Установление связей между таблицами

Когда между таблицами устанавливается связь, величины одной таблицы ставятся в соответствие величинам из других таблиц. Чтобы создать связь, в двух таблицах, должно быть поле, принимающее уникальное значение во всех записях. В родительской таблице поле связи обычно индексировано (как правило, оно является ключевым полем), и в соответствии ему ставится поле дочерней таблицы. При этом поле дочерней таблицы называется внешним ключом. Перед установкой связей между таблицами проследите через режим >Конструктор наличие в связываемых таблицах индексируемых полей. Чтобы установить связи между таблицами выполните действия:

1. Активизируйте окно базы данных и щелкните на кнопке >Схема данных, чтобы открыть окно Схема данных (команды >Сервис>Схема данных или посредством контекстного меню).

2. Щелкните на кнопке >Отобразить таблицу на панели инструментов.

3. В диалоговом окне >Добавление таблицы по очереди выберите необходимые таблицы двойным щелчком на имени таблицы из предлагаемого списка, если они не отражены на схеме данных.

Рисунок 5. Схема связей таблиц.

4. После того, как все таблицы будут добавлены в окно схемы данных, щелкните на кнопку >Закрыть в диалоговом окне >Добавление таблицы.

5. Щелкните на поле родительской таблицы и «дотащите» связь от него до поля дочерней таблицы путем протаскивания при отжатой левой клавиши мыши(когда еще отсутствуют индексы «1» и «∞»).

6. После протаскивания полей устанавливается диалоговое окно >Изменение связей, в котором можно добавлять дополнительные связи.

7. Установите флажок >Обеспечение целостности данных >Каскадное обновление связанных полей и отожмите кнопку >Создать структуры связей, как это примерно показано на рис. 5.

Закройте схему данных с предлагаемым режимом сохранения.

Задание 6. Выполните операции создания связей между таблицами.

Создание Запросов

Создания запросов можно выполнять в режиме конструктора или мастера. Например, в режиме конструктора выполните операции:

1. Выберите режим >Конструктор до появления окон >Запрос на выборку и >Добавление таблицы; выберите требуемое название таблицы (например, Затраты) левой клавишей мыши, а затем >Добавить.

2. Наберите в схему требуемый комплекс таблиц с операциями >Добавить и закройте окно >Добавление таблиц.

3. Убедитесь в наличии связанной схемы данных таблиц и заполните позиции нижней части окна: Поле; Имя таблицы; Вывод на экран; Условие отбора.

4. Закройте окно схемы и сохраните структуру объекта (например, под именем «Запрос1»).

5. Выполните операции по п.п.1-4 для создания других запросов. В результате окно запросов будет выглядеть примерно, как указано на рис. 6.

Рисунок 6. Общий вид окна запросов базы данных.

Хотя создание запросов в режиме >Конструктор является наиболее эффективным, но для ускорения работы неподготовленного пользователя больше подходит режим мастера. Для работы с мастером создания запросов выполните операции:

1. На вкладке >Запросы окна БД щелкните на кнопке >Создать и выберите вариант >Простой запрос.

2. В раскрывающемся списке >Таблицы/запросы выберите таблицу или запрос.

3. Дважды щелкните на те поля, которые должны содержаться в запросе; для добавления всех необходимых полей повторяйте шаги 2 и 3, щелкните на кнопке >Далее.

4. Если нужно отобразить все записи, щелкните на переключателе >Подробный; для вывода только общей информации о записях, т.к. суммарное количество, щелкните на переключателе >Итоговый и на кнопке >Итоги; укажите какие итоговые значения нужно вычислять и щелкните на >ОК.

5. На следующих шагах работы мастера настройте параметры группировки записей и введите имя запроса; после настройки выполните >Готово.

Примечание. Для завершения работы данного режима сохраните и закройте запрос. При возникновении трудностей обращайтесь к справочной системе.

Задание 6. Выполните операции создания запросов с помощью конструктора и мастера.