5.3. Лабораторная работа: создание и использование базы данных «Затраты»
1. Создание базы данных
Сначала создадим пустую базу данных “Затраты”. Для этого откроем приложение Access, выберем пункт меню Файл/Создать, в открывшемся диалоговом окне подтвердим желание создать новую БД нажатием кнопки Ok. После этого откроется стандартное диалоговое окно Сохранить как. В нем надо выбрать каталог для размещения новой базы данных и дать имя файлу, например, Затраты.mdb. Этот файл будет содержать описание структуры таблиц, сами таблицы, формы, запросы и отчеты, которые будут созданы в рамках базы данных “Затраты”. На рис. 5.1 показано окно приложения Access. В этом окне после создания пустой базы данных “Затраты” появится окно базы данных с заголовком “Затраты: база данных”, только в этом окне еще не будет перечня таблиц и, конечно, в окне приложения Access еще не будут открыты окна таблиц для просмотра и корректировки наших четырех таблиц (см. подраздел 5.1). На рисунке эти таблицы показаны заранее, чтобы читатель яснее представлял то, что еще предстоит создать.
2. Создание таблиц базы данных, ввод данных во вспомогательные таблицы
Теперь, когда пустая база данных существует, создадим пустые таблицы, т.е. пока только определим их структуру – опишем каждое поле записи. Начинать надо со вспомогательных таблиц Объекты, Работы и Организации. Для создания таблицы Объекты в окне базы данных выберем тип объектов, с которыми собираемся работать, а именно – Таблицы. Теперь нажмем кнопку Создание таблицы в режиме конструктора. В открывшемся диалоговом окне (Рис. 5.2) сначала создадим таблицу Объекты (на рисунке – слева, внизу). В графе Имя поля введем Код об, а в поле со списком Тип данных выберем Числовой. После этого в поле со списком Размер поля выберем Целое. Затем, нажав на панели инструментов кнопку с изображением ключа, сделаем поле Код об ключевым. Теперь определим второе поле – поле Объект. В графу Имя поля введем его название, а в поле со списком Тип данных выберем Текстовый. Длина текстового поля по умолчанию равна 50 байтам, и это нас устраивает. После этого окно, в котором мы определяли поля таблицы Объекты, можно закрыть с помощью кнопки системного меню (в строке заголовка окна, справа). При закрытии этого окна появится диалоговое окно, в котором надо задать имя таблицы – “Объекты”. Теперь таблица создана, ее можно открыть с помощью кнопки Открыть в окне базы данных и ввести в нее записи (см. рис. 5.1). Сразу после создания можно ввести большую часть записей во вспомогательные таблицы. Основная таблица Затраты будет пополняться очень долго.
Рис. 5.1. Рабочее окно СУБД Access с открытыми таблицами БД «Затраты»
Для ввода данных в таблицу надо “встать” в нужное поле с помощью щелчка мыши или с помощью клавиш перемещения курсора и вводить данные в это поле. После ввода значения нажимают клавишу <Enter> – этим завершается ввод данных в ячейку таблицы, и курсор перемещается в следующее поле записи или в первое поле очередной записи. Для перемещения курсора также можно пользоваться клавишами <Tab> и <Shift>+<Tab>. Кроме того, перемещаться по записям таблицы помогает навигатор – линейка с кнопками внизу каждой таблицы (см. рис. 5.1).
Рис. 5.2. Создание таблиц Объекты и Затраты
Таблицы Работы и Организации создаются точно так же, как таблица Объекты, только в таблице Организации больше полей.