6. Создание запросов
Запросы создаются с целью отбора данных из таблиц по некоторым критериям. Например, создадим запрос Затраты за период, содержащий данные о затратах за любой период, который выберет пользователь с помощью параметров Дата1 и Дата2. Чтобы создать запрос, в окне базы данных выберем тип объекта – Запросы и нажмем кнопку Создание запроса с помощью конструктора. В следующем диалоговом окне выберем таблицы, из которых собираемся отбирать данные, и получим окно, изображенное на рис. 9.3, внизу. В этом окне в полях со списками Имя таблицы и Поле надо выбрать поля, включаемые в запрос, ниже можно выбрать вариант сортировки записей и указать условия их отбора. Закрыв окно, можно запомнить созданный запрос. При его просмотре мы видим виртуальную таблицу (представление [12]), включающую только те данные, которые мы отобрали. Если изменить данные в исходных таблицах, то результат просмотра запроса также изменится.
Результаты запроса удобно использовать в качестве источника информации для составления отчета.
7. Формирование отчетов
На рис. 9.4 показан отчет Затраты по объектам за первый квартал 1998 года. В этот отчет включены данные из запроса Затраты за период. Отчет получен с помощью мастера отчетов. В окне базы данных надо выбрать тип объекта – Отчеты и нажать кнопку Создать отчет с помощью мастера, далее выбрать запрос Затраты за период – в качестве источника данных. После этого, делая выбор в предлагаемых диалогах, остается уточнить перечень полей, включаемых в отчет, вариант группировки и сортировки записей, вариант вывода итоговых строк и ориентацию страниц. Отчет в сочетании с запросом позволяет отобрать из базы данных требуемую информацию, сгруппировать итоговые записи (на рис. 9.4 группировка выполнена по объектам) и автоматически получить итоговые строки. Отчет можно напечатать, выбрав пункт меню Сервис/Связи с Office/Публикация в Microsoft Office Word. Наконец, в отчет нетрудно внести редакционные изменения, но не в режиме создания с помощью мастера отчетов, а в режиме конструктора. Так в нашем примере слово Sum, которое процедура Мастер отчетов вставляет в итоговые строки, заменено на слово Сумма. Вообще в режиме конструктора можно изменять и таблицы, и формы, и запросы, и отчеты.
Завершая краткое рассмотрение СУБД Access, подчеркнем важную роль запросов. Именно с помощью запросов в любой СУБД можно отбирать данные по многим критериям, сортировать записи и, вообще, выполнять многие операции манипулирования данными. В основе этих операций – инструкции языка структурированных запросов (SQL). Когда мы создаем запрос, используя через процедуру Конструктор его визуальное конструирование, Access формирует текст этого запроса на языке SQL. Этот текст можно увидеть и при желании изменить в момент просмотра запроса. Для просмотра запроса мы нажимаем в окне базы данных кнопку Запросы и двойным щелчком мыши открываем запрос. Эти действия приводят к появлению на экране сначала предложений по вводу значений параметров, а затем виртуальной таблицы, являющейся результатом выполнения запроса. Если теперь в меню приложения Access выбрать пункт Вид/Режим SQL, то мы увидим наш запрос не в виде таблицы отобранных данных, а в виде SQL-инструкций. Эти инструкции можно изменить и с помощью пункта меню Запрос/Запуск или кнопки Запуск на панели инструментов (красный восклицательный знак) выполнить запрос и получить новую таблицу с отобранными данными.
Основные инструкции (команды) языка SQL мы считаем полезным рассмотреть, т.к. представление о языке SQL позволяет лучше понять возможности манипулирования данными, имеющиеся в современных СУБД. В русских переводах компьютерной литературы инструкции SQL и других языков программирования часто называют операторами. В англоязычных изданиях применяются термины statement или instruction.
Рис. 9.4. Типичный вид отчета, получаемого с помощью СУБД Access