- •В.В.Ломтадзе, л.П.Шишкина
- •Издание четвертое, переработанное
- •664074, Иркутск, ул. Лермонтова, 83
- •8. Электронные таблицы Microsoft Excel 93
- •9. Системы управления базами данных. Субд Access 113
- •10. Введение в программировние. Создание приложений на языке Visual Basic for Applications 127
- •11.Основы защиты информации 158
- •Предисловие
- •1. Информационные технологии. Понятие информации. Информационное общество. Информационные революции. Поколения компьютерных систем
- •2. Вводные сведения о современных программных средствах
- •2.1. Особенности современных программных средств
- •2.2. Основные элементы управления в интерфейсе программных продуктов
- •2.3. Типовые диалоги в интерфейсе программных продуктов
- •3. Кодирование и хранение информации. Системы счисления
- •Запись содержимого полубайта в разных системах счисления
- •4. Алгоритмы. Роль алгоритмизации в решении задач и формализации знаний. Информационные ресурсы
- •5. Технические средства информационных технологий
- •5.1. Основные блоки персонального компьютера
- •5.2. Основные периферийные устройства, подключаемые к компьютеру
- •5.3. Компьютерные сети
- •6. Классификация и обзор программного обеспечения
- •6.1. Системное программное обеспечение
- •6.2. Инструментальные средства программирования
- •6.3. Прикладное программное обеспечение
- •7. Текстовый процессор Microsoft Word
- •7.1. Назначение. Основные понятия
- •7.2. Модель фрагмента текста. Параметры форматирования. Стили
- •7.3. Типовая последовательность создания документа
- •7.4. Разработка стилей и форматирование фрагментов текста
- •7.5. Редактирование документа
- •7.6. Списки, табуляция, таблицы, многоколончатая верстка
- •7.7. Вставка символа, рисунка, объекта
- •8. Электронные таблицы Microsoft Excel
- •8.1. Назначение. Основные понятия
- •8.2. Обобщенная технология работы в электронной таблице
- •8.3. Ввод, редактирование, форматирование данных
- •8.4. Выполнение расчетов по формулам и построение диаграмм
- •Сообщения об ошибках в формуле
- •8.5. Сортировка, консолидация данных, сводные таблицы
- •9. Системы управления базами данных. Субд Access
- •9.1. Основные понятия
- •9.2. Нормализация отношений (таблиц) и обеспечение целостности данных в реляционной базе данных
- •9.3. Последовательность действий при создании и использовании базы данных
- •1. Создание базы данных
- •2. Создание таблиц базы данных, ввод данных во вспомогательные таблицы
- •3. Создание основной таблицы
- •4. Создание схемы данных
- •5. Создание формы
- •6. Создание запросов
- •7. Формирование отчетов
- •10. Введение в программировние. Создание приложений на языке Visual Basic for Applications
- •10.1. Основные понятия
- •10.2. Создание интерфейса пользователя
- •V Режим конструктора Свойства isual Basic
- •10.3. Модули, процедуры, функции
- •Часто используемые встроенные функции Visual Basic
- •10.4. Работа с переменными, массивами, константами и со свойствами объектов
- •10.5. Основные инструкции языка Visual Basic и отладка программ
- •Основы защиты информации
- •11.1. Основные понятия информационной безопасности
- •11.2. Классификация угроз информационной безопасности
- •11.3. Юридические основы информационной безопасности
- •11.4. Принципы защиты информации в компьютерных системах
- •11.5. Меры по поддержанию работоспособности компьютерных систем
- •11.6. Основы противодействия нарушению конфиденциальности информации
- •Литература
8.5. Сортировка, консолидация данных, сводные таблицы
Сортировка данных в таблице выполняется по возрастанию или убыванию. Для того чтобы отсортировать строки таблицы по значениям в определенном столбце, надо выделить таблицу или ее фрагмент, подлежащий сортировке, затем, используя меню Данные/Сортировка, выбрать столбец, по которому требуется сортировка, и режим: по возрастанию или по убыванию. Если сортировка производится по значениям в первом числовом столбце, то можно воспользоваться кнопкой Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов Стандартная.
Консолидация данных позволяет создать таблицу-сводку по одной или нескольким категориям данных, используя один или несколько блоков данных. При выполнении консолидации надо задать тип функции (например, СУММ или СРЗНАЧ), по которой будут вычисляться итоговые значения. Рассмотрим смысл консолидации на примере компьютерной фирмы, имеющей три филиала (Таблица 8.4). Надо построить таблицу, содержащую консолидированные данные по всем филиалам, т.е. суммарный объем продаж компьютеров, мониторов, процессоров и материнских плат.
Таблица 8.4. Получение таблицы, содержащей консолидированные данные
-
A
B
C
D
E
1
Объем продаж филиалами в 1999 г.
2
3
Название
Объем продаж по кварталам, тыс.руб.
4
I
II
III
IV
5
Филиал 1
6
Компьютеры
2245
3050
3077
2186
7
Мониторы
580
495
566
428
8
Процессоры
427
440
392
360
9
Материнские платы
360
296
304
288
10
Филиал 2
11
Компьютеры
1232
2042
2070
1046
12
Мониторы
370
386
455
317
13
Процессоры
316
329
281
249
14
Материнские платы
230
182
211
186
15
Филиал 3
16
Компьютеры
2468
3146
3208
3005
17
Мониторы
602
501
612
455
18
Процессоры
487
508
360
388
19
Материнские платы
396
312
322
290
20
21
Филиалы 1 - 3 (всего по фирме)
22
Компьютеры
5945
8238
8355
6237
23
Мониторы
1552
1382
1633
1200
24
Процессоры
1230
1277
1033
997
25
Материнские платы
986
790
837
764
Для получения таблицы с консолидированными данными надо выполнить следующие действия:
-
Выделить ячейку, которая будет соответствовать левому верхнему углу таблицы консолидированных данных. В нашем примере пусть это будет ячейка A22.
-
Выбрать пункт меню Данные/Консолидация (Рис. 8.8).
-
В окне Консолидация указать функцию.
-
В строке Ссылка щелкнуть мышью по стрелке в правом углу и выделить первую исходную область, в примере – A6:E9 – она оконтурится мерцающим пунктиром.
-
Щелкнуть кнопку Добавить.
-
П овторить действия 4-5 для следующих диапазонов (A11:E14 и A16:E19). Установить флажок Значения левого столбца и нажать кнопку OK (Рис. 8.8).
Рис. 8.8. Диалоговое окно, открывающееся при выборе пункта меню Данные/Консолидация
Еще один эффективный способ обобщения табличных данных - построение сводных таблиц. Одна из особенностей этого способа состоит в том, что он применим только к однородным табличным данным. Так, таблица 8.4 уже сложна для мастера сводных таблиц – мешают подзаголовки с названиями филиалов. Поэтому преобразуем ее в таблицу 8.5.
Таблица 8.5. Исходные данные для построения сводной таблицы
-
A
B
C
D
E
F
1
Объем продаж филиалами по кварталам 1999 г.
2
3
Филиал
Название
I
II
III
IV
4
Филиал 1
Компьютеры
2245
3050
3077
2186
5
Филиал 1
Мониторы
580
495
566
428
6
Филиал 1
Процессоры
427
440
392
360
7
Филиал 1
Материнские платы
360
296
304
288
8
Филиал 2
Компьютеры
1232
2042
2070
1046
9
Филиал 2
Мониторы
370
386
455
317
10
Филиал 2
Процессоры
316
329
281
249
11
Филиал 2
Материнские платы
230
182
211
186
12
Филиал 3
Компьютеры
2468
3146
3208
3005
13
Филиал 3
Мониторы
602
501
612
455
14
Филиал 3
Процессоры
487
508
360
388
15
Филиал 3
Материнские платы
396
312
322
290
Теперь для построения сводной таблицы необходимо выполнить следующую последовательность действий:
-
вызвать мастер сводных таблиц с помощью пункта меню Данные/Сводная таблица, указать источник данных (в списке или базе данных), нажать кнопку Далее;
-
указать диапазон, в котором находятся исходные данные (в нашем примере A3:F15); если ячейки выделены заранее, то программа определит диапазон по выделению; нажать кнопку Далее;
-
создать макет сводной таблицы, используя известные поля; в нашем примере надо переместить мышью кнопку поля Филиал в область Страница (Рис. 8.9), кнопку поля Наименование – в область Строка, а кнопки I, II, III, IV – в область Данные; нажать кнопку Далее;
-
указать ячейку, которая будет соответствовать левому верхнему углу таблицы, нажать кнопку Готово.
Сводная таблица, созданная для нашего примера (Таблица 8.6), в первой строке содержит поле со списком. Если список раскрыть, то из него можно выбрать конкретный филиал или все (филиалы) – в зависимости от выбора изменяется содержимое столбца Всего.
Рис. 8.9. Создание макета сводной таблицы
Таблица 8.6. Пример сводной таблицы
-
Филиал
(Все)
Название
Данные
Всего
Компьютеры
Сумма по полю I
5945
Сумма по полю II
8238
Сумма по полю III
8355
Сумма по полю IV
6237
Материнские платы
Сумма по полю I
986
Сумма по полю II
790
Сумма по полю III
837
Сумма по полю IV
764
Мониторы
Сумма по полю I
1552
Сумма по полю II
1382
Сумма по полю III
1633
Сумма по полю IV
1200
Процессоры
Сумма по полю I
1230
Сумма по полю II
1277
Сумма по полю III
1033
Сумма по полю IV
997
Итог Сумма по полю I
9713
Итог Сумма по полю II
11687
Итог Сумма по полю III
11858
Итог Сумма по полю IV
9198
На этом завершим рассмотрение табличного процессора Excel. Как и при описании текстового процессора Word (см. раздел 7), мы не ставили перед собой задачу проиллюстрировать абсолютно все возможности данного приложения. Для более полного знакомства с Excel мы рекомендуем проделать лабораторные и контрольные работы, приведенные в [7, 8], а также познакомиться с расширенными возможностями Excel [2, 3].
Кроме консолидации данных и построения сводных таблиц, Excel предоставляет и другие возможности, позволяющие работать с электронными таблицами как с базой данных. При желании эти возможности можно изучить самостоятельно, пользуясь литературой [2, 3, 10, 14] и встроенной справкой. Но еще лучше воспользоваться более мощными средствами, имеющимися в системах управления базами данных (СУБД), которым посвящен следующий раздел.
Контрольные вопросы к разделу 8: назначение Excel; основные понятия: электронная таблица, ячейка таблицы, адрес ячейки, ссылка, блок ячеек, текущая (активная) ячейка, рабочая книга; как скопировать, переместить или переименовать лист рабочей книги; как изменять высоту строк, ширину столбцов, как удалять и вставлять строки и столбцы; как выделить ячейку, строку, столбец, блок ячеек; установка формата выделенных ячеек – вкладки Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид; копирование формата ячеек; кнопки панели инструментов Форматирование, их применение; выполнение расчетов по формулам: ввод формулы, операторы и функции, используемые в Excel, применение относительной и абсолютной адресации; автозаполнение; построение диаграмм: ряды и категории данных, этапы построения диаграммы, форматирование элементов диаграммы; сортировка, консолидация данных, сводные таблицы.