- •В.В.Ломтадзе, л.П.Шишкина
- •Издание четвертое, переработанное
- •664074, Иркутск, ул. Лермонтова, 83
- •8. Электронные таблицы Microsoft Excel 93
- •9. Системы управления базами данных. Субд Access 113
- •10. Введение в программировние. Создание приложений на языке Visual Basic for Applications 127
- •11.Основы защиты информации 158
- •Предисловие
- •1. Информационные технологии. Понятие информации. Информационное общество. Информационные революции. Поколения компьютерных систем
- •2. Вводные сведения о современных программных средствах
- •2.1. Особенности современных программных средств
- •2.2. Основные элементы управления в интерфейсе программных продуктов
- •2.3. Типовые диалоги в интерфейсе программных продуктов
- •3. Кодирование и хранение информации. Системы счисления
- •Запись содержимого полубайта в разных системах счисления
- •4. Алгоритмы. Роль алгоритмизации в решении задач и формализации знаний. Информационные ресурсы
- •5. Технические средства информационных технологий
- •5.1. Основные блоки персонального компьютера
- •5.2. Основные периферийные устройства, подключаемые к компьютеру
- •5.3. Компьютерные сети
- •6. Классификация и обзор программного обеспечения
- •6.1. Системное программное обеспечение
- •6.2. Инструментальные средства программирования
- •6.3. Прикладное программное обеспечение
- •7. Текстовый процессор Microsoft Word
- •7.1. Назначение. Основные понятия
- •7.2. Модель фрагмента текста. Параметры форматирования. Стили
- •7.3. Типовая последовательность создания документа
- •7.4. Разработка стилей и форматирование фрагментов текста
- •7.5. Редактирование документа
- •7.6. Списки, табуляция, таблицы, многоколончатая верстка
- •7.7. Вставка символа, рисунка, объекта
- •8. Электронные таблицы Microsoft Excel
- •8.1. Назначение. Основные понятия
- •8.2. Обобщенная технология работы в электронной таблице
- •8.3. Ввод, редактирование, форматирование данных
- •8.4. Выполнение расчетов по формулам и построение диаграмм
- •Сообщения об ошибках в формуле
- •8.5. Сортировка, консолидация данных, сводные таблицы
- •9. Системы управления базами данных. Субд Access
- •9.1. Основные понятия
- •9.2. Нормализация отношений (таблиц) и обеспечение целостности данных в реляционной базе данных
- •9.3. Последовательность действий при создании и использовании базы данных
- •1. Создание базы данных
- •2. Создание таблиц базы данных, ввод данных во вспомогательные таблицы
- •3. Создание основной таблицы
- •4. Создание схемы данных
- •5. Создание формы
- •6. Создание запросов
- •7. Формирование отчетов
- •10. Введение в программировние. Создание приложений на языке Visual Basic for Applications
- •10.1. Основные понятия
- •10.2. Создание интерфейса пользователя
- •V Режим конструктора Свойства isual Basic
- •10.3. Модули, процедуры, функции
- •Часто используемые встроенные функции Visual Basic
- •10.4. Работа с переменными, массивами, константами и со свойствами объектов
- •10.5. Основные инструкции языка Visual Basic и отладка программ
- •Основы защиты информации
- •11.1. Основные понятия информационной безопасности
- •11.2. Классификация угроз информационной безопасности
- •11.3. Юридические основы информационной безопасности
- •11.4. Принципы защиты информации в компьютерных системах
- •11.5. Меры по поддержанию работоспособности компьютерных систем
- •11.6. Основы противодействия нарушению конфиденциальности информации
- •Литература
8.4. Выполнение расчетов по формулам и построение диаграмм
Формулу вводят в ячейку для вычисления значений по представленным в таблице данным. Любая формула начинается со знака = . Для обозначения основных операций используются операторы, сгруппированные по типам в таблице 8.1.
Таблица 8.1
Операторы, используемые в Microsoft Excel
Операторы |
Значение |
Арифметические |
|
+ - / * |
Сложение, вычитание, деление, умножение |
% |
Процент (например, 5% в формулах рассматривается как 0.05 ) |
^ |
Возведение в степень (например, 2.3 ^ 3 = 12.167) |
Операторы сравнения |
|
= > < |
Равно, больше, меньше |
>= <= <> |
Больше или равно, меньше или равно, не равно |
Текстовый оператор |
|
& |
Объединение последовательностей символов в одну последовательность (конкатанация) |
Адресные операторы |
|
Диапазон (двоеточие) |
Ссылка на все ячейки в границах диапазона включительно |
Объединение (запятая) |
Ссылка на объединение ячеек диапазонов |
Пересечение (пробел) |
Ссылка на общие ячейки диапазонов |
Для ввода формулы в ячейку необходимо выполнить следующие действия:
-
Выделить нужную ячейку.
-
Указать в качестве первого символа знак равенства; для этого ввести знак = или щелкнуть мышью по знаку = в строке формул.
-
Ввести часть формулы до той позиции, в которой должна указываться первая ссылка.
-
Задать ссылку на нужную ячейку или диапазон ячеек. При этом могут использоваться два способа: ссылка на эти элементы вводится посимвольно с клавиатуры или ввод осуществляется щелчком мыши на нужной ячейке (методом указания). Последний способ предпочтительней, поскольку ввод ссылок с клавиатуры требует больших временных затрат и сопряжен с ошибками.
-
Ввести оставшуюся часть формулы. Завершить ввод нажатием клавиши <Enter>. В ячейке при правильном вводе формулы появляется результат вычисления. Саму формулу можно увидеть теперь в строке формул.
Если формула введена с ошибками или вычисление результата по формуле невозможно, то в ячейке появляется сообщение об ошибке (Таблица 8.2).
Таблица 8.2
Сообщения об ошибках в формуле
Текст сообщения |
Возможная причина |
Способ устранения |
# ДЕЛ/0! |
Деление на ноль |
Проверить и изменить содержимое влияющей ячейки |
#ССЫЛКА! |
Указана некорректная ссылка |
Проверить и исправить ссылки, особенно внешние: правильно ли указан путь, не был ли переименован файл, лист и т.д. |
#ЧИСЛО! |
Невозможность вычисления значений (например, извлечение квадратного корня из отрицательного числа) |
Проверить правильность задания аргументов функции |
#ПУСТО! |
Неверно указано пересечение диапазонов ячеек (нет общих ячеек) |
Задать правильно диапазон ячеек |
#ЗНАЧ! |
Задан аргумент недопустимого типа |
Уточнить типы аргументов для применяемой функции |
#ИМЯ! |
Указано недопустимое имя операнда (например, функции или диапазона) |
Проверить правильность написания имен |
#Н/Д! |
Нет данных в ячейке, на которую сделана ссылка |
Проверить содержимое влияющей ячейки |
Для поиска ошибок в формулах Excel предоставляет специальный режим, в котором на экране графически отображаются связи между влияющими и зависимыми ячейками. Для включения этого режима надо воспользоваться пунктом меню Вид/Панели инструментов/Настройка/Зависимости, и тогда можно визуально наблюдать, какие ячейки влияют на содержимое той или иной ячейки (выявить влияющие ячейки) и на содержимое каких ячеек она сама влияет (выявить зависимые ячейки).
|
A |
B |
C |
D |
1 |
34 |
12 |
10 |
=A1+B1+C1 |
2 |
45 |
23 |
7 |
|
3 |
=A1+A2 |
|
|
|
Рис. 8.4. Пример использования ссылок
В примере на рис. 8.4 в ячейки A1:C2 введены числа, а в ячейке A3 записана формула =A1+A2, т.е. сумма элементов первого столбца, и в ячейке D1 – формула =A1+B1+C1, т.е. сумма элементов первой строки. Обе формулы имеют относительные ссылки. При вычислении по этим формулам в ячейках A3 и D1 будут отображены значения 79 и 56, соответственно. Если использовать режим заполнения, указав ячейку A3 и заполнив ячейки B3 и C3, то в них появятся формулы =B1+B2 и =C1+C2, т.е. суммы второго и третьего столбца соответственно. При копировании ячейки D1 в ячейку D2 в последней будет записана формула =A2+B2+C2, т.е. сумма второй строки, равная 75.
Изменим ссылки в обеих исходных формулах. В ячейку A3 запишем формулу =$A$1+A2, а в ячейку D1 – формулу = A1+$B$1+C$1. При копировании первой формулы в ячейки B3 и C3 в них появятся записи =$A$1+B2 и =$A$1+C2, соответственно. При копировании второй формулы в ячейку D2 в последней появится запись = A2+$B$1+C$1. Так как в формулах указаны абсолютные ссылки (перед номером строки или именем столбца стоит знак $), то при копировании формулы из одной ячейки в другую такая ссылка в формуле не изменяется. Если надо найти сумму соседних ячеек, то можно воспользоваться кнопкой ∑ (автосуммирование) панели инструментов Стандартная. Для этого требуется выделить ячейки, которые надо сложить, вместе с ячейкой, в которой будет находиться результат суммирования, и нажать кнопку ∑.
Excel содержит обширный список функций, по которым выполняются вычисления. Для вычисления значений функций используются аргументы. Аргументы функций записываются в скобках, причем задаваемые аргументы должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Функция вводится в ячейку как часть формулы. Если функция стоит в самом начале формулы, то ей должен предшествовать знак = , как и во всякой другой формуле. Чтобы выполнить расчет, используя функцию, нужно предпринять следующие действия:
-
Выбрать меню Вставка/Функция или нажать кнопку fx панели инструментов Стандартная.
-
Выделить в левом окне нужную категорию, а в правом требуемую функцию и щелкнуть дважды по имени функции или нажать кнопку ОК (Рис. 8.5).
-
Указать аргументы.
Рис. 8.5. Окно, содержащее список функций
На первом шаге выбрана математическая функция SIN(), на втором шаге указывается аргумент функции.
Данные, содержащиеся в таблице, можно отобразить графически в виде диаграммы. Построение диаграмм выполняется с помощью Мастера диаграмм, который можно вызвать кнопкой панели инструментов Стандартная или с помощью меню Вставка/Диаграмма. Диаграмма отображает зависимость значений, образующих ряды данных, от признаков, называемых категориями. Например, на любой диаграмме, которая показывает изменение величин во времени, категорией будет время. Ряды данных могут быть в строках или столбцах таблицы. Категории часто размещаются в первом столбце или в первой строке. Для примера приведена таблица 8.3. В ней ряды данных – Продажи, Расходы, категории данных – Годы. На рис. 8.6 показаны соответствующие диаграммы.
Таблица 8.3. Ряды и категории данных
|
Год 1 |
Год 2 |
Год 3 |
Год 4 |
Год 5 |
Продажи |
125000 |
187500 |
281250 |
421875 |
632813 |
Р асходы |
112500 |
143750 |
190625 |
260938 |
366406 |
Рис. 8.6. Диаграммы в виде графиков и гистограмм
Рис. 8.7. Окно выбора типа и вида диаграммы
Построение диаграмм состоит из следующих шагов:
-
выделить диапазон, содержащий ряды данных с подписями – с именами строк или столбцов,
-
вызвать мастер диаграмм (с помощью кнопки на панели инструментов Стандартная),
-
выбрать тип и вид диаграммы (Рис. 8.7), нажать кнопку Далее,
-
во вкладке Диапазон данных (шаг 2 мастера диаграмм) уточнить (при необходимости) положение рядов данных, а во вкладке Ряд указать местоположение подписей оси Х – категорий,
-
ввести необходимые заголовки (название диаграммы, названия осей) и условные обозначения, если они необходимы,
-
разместить диаграмму на том же листе, где находится таблица или на отдельном листе.
Форматирование элементов диаграммы выполняется следующим образом. Щелкнув правой кнопкой мыши на элементе диаграммы, надо выбрать команду Формат, а затем требуемую вкладку для форматирования диаграммы.