Вопрос 2 Процесс участия предприятия в работе выставки

Этапы процесса

Особенности этапов

Подготовительно-организационный

Сбор информации о выставке, определение целей участия, перечня выставляемых экспонатов, отбор и подготовка персонала, определение размера выставочных площадей, формирование концепции выставочного стенда, разработка планов коммерческой работы, рекламы участия и протокольных мероприятий, формирование сметы расходов по участию в выставке (ярмарке).

Реклама участия включает: включение в официальный каталог выставки; публикация в периодических изданиях; информационные рассылки в адреса компаний с приглашением посетить стенд

Протокольными являются мероприятия, которые планирует организация в процессе участия: собственные презентации, пресс-конференции, «круглые столы» и др. официально включенные в план выставки (ярмарки).

В соответствии с планом организуются транспортировка, хранение и страхование экспонатов, а также различных материалов, требующихся как для изготовления и оформления стенда, так и для других целей в работе ярмарки или выставки.

Назначение ответственных исполнителей как по отдельным работам так и менеджера, ответственного за подготовку в целом к участию в работе данной ярмарки или выставки.

Обеспечение функционирования стенда в ходе работы

выставки (ярмарки)

Сбор и обработка информации во время работы на выставке (конкуренты, заказчики, потенциальные клиенты и т.д.), интервьюирование выбранной аудитории. Показатели, которые целесообразно подвергнуть анализу: 1) количество посетителей стенда, их качественный состав (должность, способность и полномочия принимать решения, региональный состав, наличие среди посетителей специалистов по предлагаемой тематике и т.д.); 2) количество проведенных переговоров; 3) сбор информации о конкурентах

Сотрудники, работающие на выставке, должны хорошо знать экспонируемый товар, уметь показать его в действии, объяснить основные функции и преимущества, кроме того, быть знакомыми с общепринятыми правилами поведения на подобных мероприятиях и соблюдать их.

Требования к стендистам: - высокий уровень теоретических и практических профессиональных знаний; - уверенность поведения и находчивость во время нестандартных ситуаций; - владение вербальными и невербальными приемами коммуникаций; - знание иностранных языков; - опыт работы на ярмарках и выставках; - умение работать со СМИ; - умение находить обоснованные решения в сложных ситуациях.

Работа персонала вне стенда – это изучение специфики ярмарки или выставки в целях участия в ее работе в будущем; изучение товаров фирм-конкурентов, их цены и каналов распределения; генерация идей о разработке новых товаров; поиск посредников; поиск новых стратегических партнеров; исследование путей и возможностей продвижения товаров на целевые рынки.

Анализ результатов участия в выставочно-ярмарочном мероприятии

Анализ экономических показателей: повышение прибыли от продаж; суммы, на которые были заключены контракты во время прохождения выставки.

Анализ промежуточных оценочных параметров:

- количество лиц, посетивших ярмарку или выставку в динамике по сравнению с предыдущими годами;

- количество проведенных переговоров;

- приемлемость месторасположения стенда;

- обоснованность архитектурных решений по стенду;

- правильность выбора экспонатов;

- обоснованность затрат средств на подготовку и участие в ярмарке или выставке;

- результативность проведенных маркетинговых исследованиях;

- контакты с посетителями ярмарки или выставки;

- работа со средствами массовой информации;

- полученные заказы и др.

Сравнительный анализ целей участия в ярмарке или выставке и достигнутых результатов. При этом необходимо проанализировать степень достижения каждой из целей и всех целей.