Запросы и фильтрация

Основное назначение любой базы данных – это оперативный поиск необходимой информации по какому-либо запросу. При этом часть базы данных, удовлетворяющая запросу, называется выборкой.

Запросы в Excel реализованы с помощью фильтров. Фильтрация списка – это процесс, в результате которого в списке скрываются все строки, не удовлетворяющие критериям фильтрации, а видимыми остаются только те, которые соответствуют условиям запроса (остаётся выборка).

Excel располагает двумя инструментами фильтрации: автофильтром и расширенным фильтром. С помощью автофильтра реализуются простые запросы, содержащие не более двух условий поиска. Расширенный фильтр позволяет выполнять запросы практически любой сложности.

Автофильтр

Для установки автофильтра на все поля необходимо выполнить следующие действия:

1. активизировать любую ячейку списка (базы данных), щёлкнув мышью по этой ячейке;

2. щёлкнуть мышью по кнопке меню Данные;

3. в раскрывшемся меню щёлкнуть мышью по строке Фильтр;

4. в появившемся справа подменю установить флажок на строке Автофильтр, щёлкнув по ней мышью.

Для установки автофильтра на одно поле необходимо выполнить следующие действия:

1. активизировать заголовок нужного поля, щёлкнув мышью по нему;

2. нажать комбинацию клавиш Sift+Ctrl+¯.

После установки автофильтра в ячейках с именами всех полей или одного поля появляется кнопка в виде треугольника вершиной вниз.

Отмена установки автофильтра осуществляется в той же последовательности команд, как и при установке, за исключением последней команды. Вместо установки флажка на строке Автофильтр надо снять его щелчком мыши.

При использовании автофильтра за один приём можно сформировать запрос только по одному полю. Для этого необходимо щёлкнуть по кнопке автофильтра в заголовке этого поля. В раскрывшемся списке поля (столбца) содержатся строки, позволяющие провести настройку автофильтра.

1. (Все) – для выбора содержимого всего списка или отображения всего списка после фильтрации;

2. (Первые 10…) – для формирования запросов только по числовым полям. После щелчка мышью по этой строке появляется диалоговое окно Наложение условия по списку. В данном окне устанавливаются условия выборки: количество записей, наибольших или наименьших, элементов списка или % от количества элементов;

3. (Условие…) – для установки критериев фильтрации. После щелчка мышью по этой строке появляется диалоговое окно Пользовательский автофильтр, в котором можно задать критерий фильтрации. Критерий может состоять не более чем из двух условий, соединённых операциями И, ИЛИ. Каждое из условий представляет собой выражение логического типа, содержащее любые операции отношения (<, <=, =, <>, >, >=). В пользовательском автофильтре эти операции представлены в виде текста и предназначены для создания условий преимущественно по числовым полям и полям типа дата и время. Для создания условий по текстовым полям предназначены ограничения начинается с, не начинается с, заканчивается на, не заканчивается на, содержит, не содержит.

Кроме того, при создании текстовых критериев можно использовать символы шаблона:

1. “*” – для обозначения последовательности произвольной длины, состоящей из любых символов;

2. “?” – для обозначения одного символа, стоящего на определённом месте.

При включении символов шаблона в критерий в качестве обычных символов перед ними надо ставить тильду “~”.