3.4 Пакет внутриорганизационных документов туристского предприятия

1 Кадровый менеджмент

Подбор и оценка кадров:

1. Где искать кадры в туризме: рекомендуемые интернет-ресурсы и вузы

2. Анкета кандидата на должность менеджера туристской компании

3. Тест: менеджер турфирмы должен знать

4. Тест: директор турфирмы должен знать

5. Тест: бухгалтер турфирмы должен знать

6. Ответы на тесты

 Должностные инструкции специалистов туристского агентства:

7. Рекомендации по принятию мер к защите коммерческой тайны

8. Курьер турфирмы договор о полной материальной ответственности

9. Менеджер по бронированию и продаже туров должностная инструкция

10. Секретарь туристской компании должностная инструкция

11. Менеджер по рекламе и маркетингу турфирмы должностная инструкция

12. Главный бухгалтер туристской компании должностная инструкция

13. Бухгалтер-кассир должностная инструкция

14. Директор туристской компании должностная инструкция

15. Заместитель директора туристской компании должностная инструкция

 Кадровый документооборот:

16. Типовой трудовой договор

17. Правила внутреннего трудового распорядка

18. Штатное расписание

19. Журнал регистрации трудовых договоров

20. Т-2 личная карточка сотрудника

21. Табель учета рабочего времени

22. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

23. Положение о персональных данных сотрудников

24. Положение об оплате труда

25. График отпусков

26. Инструкции по охране труда

27. Журнал инструктажа

28. Заявление о приеме на работу

29. Приказ о приеме на работу

30. Заявление об увольнение

31. Приказ об увольнении

32. Заявление о предоставлении отпуска

33. Приказ о предоставлении отпуска

34. Приказ о кадровом перемещении

Пакет документов "Коммерческая тайна" - в комплекте: положение о коммерческой тайне; соглашение с работником; форма списка лиц, имеющих доступ к коммерческой тайне; приказ об установлении режима коммерческой тайны; рекомендуемые условия для включения в договоры с партнерами.

Документирование отношений с заказчиком (туристом)

1. Возмездное оказание услуг

2. Агентирование (поручение)

Приложения к договорам: заявка на бронирование тура, сведения о туроператоре, финансовом обеспечении туроператора, порядке получения возмещения в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения договора – приложения к договору о реализации турпродукта, отчет об исполнении поручения по договору

3. Договор поручения на обмен валюты для физического лица

4. Доверенность на обмен валюты

5. Форма доверенности универсальная на получение документов от имени туриста по любому поручению

6. Форма отказа от страховки от невыезда

7. Расписка в получении сведений о правилах авиаперевозки

8. Расписка о передаче документов на ответственное хранение

9. Расписка о передаче документов и информации туристу

10. Форма клиентской базы турагентства

11. Письменное согласие туриста на обработку его персональных данных - приложение к уже существующему договору с туристом. Избавляет от необходимости уведомлять компетентные органы о сборе персональных данных туристов.

12. Форма рекламного плана турфирмы

13. Профессиональные термины, аббревиатуры, сокращения принятые в туристском бизнесе

14. Список ведущих туроператоров по направлениям

15. Памятка туристу – авиабагаж

16. Памятка туристу – что взять в дорогу

17. Памятки для туриста по странам: Болгария, Египет, Испания, Италия, ОАЭ, Таиланд, Турция, Франция, детский отдых, речной круиз

18. «Правила оказания услуг по реализации туристического продукта»

19. Федеральный закон  «Об основах туристской деятельности в РФ»

Виды договоров

№1 Договор о реализации турпродукта туристу (возмездное оказание услуг) - наиболее часто используемый договор с туристом. Учитывает спорные ситуации с туристами и последние изменения в законодательстве. В комплекте форма заявки, приложение по финансовому обеспечению туроператора.

№2 Договор о реализации турпродукта туристу (агентирование (поручение) - обычно используется в случае, если у турагента с туроператором заключен договор купли-продажи. В комплекте отчет, форма заявки, приложение по финансовому обеспечению туроператора.

№3 Договор о реализации турпродукта предприятию (возмездное оказание услуг) - используется для реализации турпродуктов корпоративным клиентам. В комплекте форма заявки, приложение по финансовому обеспечению туроператора.

№4 Договор о реализации турпродукта предприятию (агентирование (поручение) - используется для реализации турпродуктов корпоративным клиентам в случае, если у турагента с туроператором заключен договор купли-продажи. В комплекте отчет, форма заявки, приложение по финансовому обеспечению туроператора.

№5 Договор об оказании консультационных услуг по подбору турпродукта (возмездное оказание услуг) - договор с фиксированной ценой на услуги по подбору турпродукта. В комплекте заявка и акт оказания услуг.

№6 Договор о реализации перевозки (возмездное оказание услуг) - используется для разовой реализации авиабилетов.

№7 Договор о реализации перевозки (агентирование (поручение) - используется для разовой реализации авиабилетов.

№8 Договор туроператора с турагентом (турпродукт) (агентирование) - наиболее часто используемый договор туроператорами для сотрудничества с турагентами. Максимально защищает туроператора в случае проблемных ситуаций. В комплекте приложение по финансовому обеспечению туроператора, форма отчета агента.

№9 Соглашение с уполномоченным агентством - приложение к договору туроператора с турагентом, определяющее особые условия сотрудничества с уполномоченым агентством.

№10 Договор турагента с турагентом (турпродукт) (субагентирование) -  турагент, уже являющийся агентом туроператора, перепоручает турагенту реализовывать турпродукт.

№11 Договор туроператора с иностранным поставщиком услуг/принимающей стороной (на русском языке) (агентирование) - туроператор по поручению иностранного партнера реализует (напрямую туристам и через турагентов) его услуги. В комплекте два варианта приложений по вознаграждению и последствиям аннуляции (подписываются по усмотрению туроператора).

№12 Договор туроператора с иностранным поставщиком услуг/принимающей стороной (на русском и английском языке) (агентирование) - туроператор по поручению иностранного партнера реализует (напрямую туристам и через турагентов) его услуги. В комплекте два варианта приложений по вознаграждению и последствиям аннуляции (подписываются по усмотрению туроператора). Профессиональный перевод на английский язык.

№13 Договор с поставщиком услуг/средством размещения (отелем, гостиницей, санаторием) в РФ (агентирование) - договор для заключения с гостиницами, санаториями, принимающей стороной на территории РФ. Туроператор по поручению поставщика услуг реализует его услуги третьим лицам. Максимально защищает интересы Туроператора.

№14 Договор об организации курса лечения за рубежом - компания представляет заказчику информацию о курсе лечения за рубежом, оказывает услуги по переводу медицинской документации, содействует в оформлении документов, необходимых для получения въездной визы, в зависимости от пожеланий заказчика - оплачивает услуги медицинского учреждения, предоставляет пациентам сопровождающего. Форма Заявки на бронирование (в комплекте) позволяет включать в предмет договора как одну, так и сразу несколько из перечисленных услуг, а также варьировать варианты оплаты.

Работа с документами является одной из наиболее важных составляющих работы менеджера туроператора, на которую им тратится основная часть рабочего времени. Внимательное и серьезное отношение к документальному сопровождению туроперейтинга необходимо в силу веских причин:

• во-первых, туристская услуга (как и любая другая услуга) отличается от товара изменчивостью своего качества, по этой причине все составляющие турпродукта должны быть строго регламентированы, их малейшие изменения требуют оперативного отражения в соответствующих документах;

• во-вторых, текущий туроперейтинг представляет собой большой поток информации, проходящей через менеджеров туроператора. При этом практически любая входящая и исходящая информация нуждается в учете и носит порой принципиальный характер для самого туроперейтинга;

• в-третьих, наличие определенного перечня документов установленного образца является необходимым условием легального туроперейтинга и бухгалтерского учета.

Документы туроператора можно классифицировать по ряду признаков:

• по кругу пользователей документацией можно выделить документы для внутреннего пользования и для пользования третьими лицами;

• по источнику информации, содержащейся в документе, бывают входящие и исходящие;

• по степени и форме волеизъявления в документе можно выделить согласительные, императивные, разрешительные, рекомендационные и консультационно-разъяснительные документы.

Ведущей классификацией документов туроперейтинга является классификация по отношению содержащейся в документах информации к той или иной сфере деятельности туроператора. На основании этой классификации можно выделить:

• уставные документы;

• бухгалтерские и статистические документы;

• документы внутреннего распорядка;

• документы, регламентирующие отношения с поставщиками;

• документы, регламентирующие отношения с агентами;

• документы, регламентирующие отношения с туристами;

• документы, регламентирующие отношения с партнерами.

Уставные документы туроператора имеют ряд характеристик. Их наличие и юридическая сила необходимы по действующим на территории страны или региона законам и подзаконным актам (например, на территории РФ любой туроператор обязан иметь финобеспечение);

По существующим в Российской Федерации нормативно-правовым актам к уставным документам туроператора можно отнести следующие:

• Устав туроператора – основной документ, содержащий сведения о составе учредителей фирмы, их взносах в Уставный капитал, их правах и обязанностях в ходе управления фирмой;

• Учредительный договор – смысл которого заключается в отражении добровольного характера объединения усилий учредителей для достижения совместных коммерческих целей и интересов;

• Свидетельство о государственной регистрации фирмы-туроператора;

• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

• Свидетельства о постановке на учет во внебюджетных фондах.

Данный неполный перечень уставных документов является общим для любых юридических лиц, действующих на территории России.

Перечисленные уставные документы (их оригиналы или нотариально заверенные копии) должны постоянно храниться в офисе туроператора и предоставляться по требованию потребителей, партнеров либо представителей органов государственной власти.

Бухгалтерские или статистические документы туроператора мало чем отличаются от подобных документов фирм, занимающихся другими видами коммерческой деятельности. Их характерными чертами являются:

• строго установленный государственными властными органами образец документов и правила их заполнения;

• предназначенность данной документации как для внутреннего пользования, так и для предоставления третьим лицам (например, отчеты перед налоговой инспекцией или внебюджетными фондами);

• установленные государственными органами правила хранения этой документации;

• право составления и подписи бухгалтерских или статистических документов принадлежит ограниченному кругу лиц, что закрепляется Уставом или приказами туроператора.

Бухгалтерские документы, в основном, регулируют следующие сферы работы туроператора:

• осуществление наличных и безналичных расчетов;

• соблюдение кассовой дисциплины;

• выплата установленных налогов и сборов;

• начисление заработной платы сотрудникам;

• денежные или имущественные отношения между учредителями фирмы;

• инвентаризация и учет фондов фирмы;

• накопление резервных фондов;

• учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженности фирмы.

Перечисленные отношения регламентируются большим количеством бухгалтерской документации, которую также, в свою очередь, можно классифицировать на несколько групп:

• банковские документы (платежные поручения, счета, счета-фактуры и др.);

• кассовые документы (ордера, кассовая книга и др.);

• документы по учету материальных ценностей или документов строгой отчетности;

• документы по заработной плате (ведомости).

• и т.д.

Статистические документы предоставляются в соответствующие статические органы, которые занимаются рекомендациями по повышению эффективности макроэкономического государственного регулирования туррынка.

Внутрислужебные документы предназначены только для внутреннего пользования и обычно регулируют:

• отношения менеджмента туроператора с персоналом (личные дела сотрудников, трудовые договора, должностные инструкции, приказы по найму, продвижению по службе, увольнению, предоставлении отпусков и т.д.);

• организационные вопросы текущей деятельности фирмы (штатное расписание, график рабочего дня, организационная структура фирмы, схемы взаимоотношений между отделами);

• проблемы эргономичности, экологичности и безопасности трудовой деятельности (правила пожарной безопасности на рабочем месте, планы эвакуации в случае пожара и т.д.).

Характерными чертами внутрислужебных документов являются:

• необходимость их наличия в работе туроператора (как исходя из логики, так и по требованию органов власти);

• и авторы, и пользователи данной документации являются работниками одной фирмы;

• наличие данной документации и ее соответствие государственным требованиям может проверяться третьими лицами.