1.16. Понятие «документ». Характеристика функций, выполняемых документами. Классификация документов в зависимости от различных признаков

Всякое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу. Носителем информации выступает документ. Понятие «документ» многозначно, в зависимости от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Например, для историков – исторический источник, для юристов – способ доказательства, для ученых – носитель информации, а для специалистов в области управления – это, прежде всего, средство фиксации и передачи управленческих решений. Документ создается посредством письма, графики, рисунка, фотозаписи и т.д. Документ изготавливается на специальном носителе (диск, бумага и т.д.).

Таким образом, документ обеспечивает фиксацию информации, тем самым, обеспечивая ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Т.о. документ может выполнять несколько функций, т.е. он многофункционален. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Функция документа – целевое назначение, присущее документу.

Функция	Назначение
Информационная	Запечатление (фиксация), сохранение и передача информации
Социальная	Запечатление, сохранение и передача именно социальной информации. Социальная функция определяется местом, ролью документа в данном обществе, в жизни государства.
Коммуникативная	Передача информации во времени и пространстве. Организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры
Управленческая	Документы выступают как средство управленческой деятельности: Стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы, в целом и каждого государственного учреждения в отдельности; Обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социально роли; Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы, управления и сами оказывают воздействие на сферу управления
Правовая	Фиксация, закрепление и изменение правовых норм и правовых отношений
Учета	Количественная характеристика информации Регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственной, демографической и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля
Культурная	Закрепление и передача культурной традиции. Фиксация и закрепление полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе
Исторического источника	Изучается исторической наукой; становится историческим источником с момента его возникновения

Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д.

Существуют функции, время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая, учета), и функции, действующие постоянно (информационная, социальная, исторического источника).

Функции документов, их целевое назначение определяется необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов – это необходимое условие для проведения работ по их унификации (это приведение чего-либо к единой форме, системе, единообразию).

Документы классифицируются по:

- способу фиксации;

- содержанию или по видам деятельности;

- видам;

- степени сложности;

- месту составления;

- срокам исполнения;

- происхождению;

- степени гласности;

- юридической силе;

- назначению (стадиям создания);

- срокам хранения;

- наименованиям;

- способу передачи;

- технике воспроизведения;

- назначению;

- по степени обязательства;

- форме;

- приемам записи.

2.16. Каковы назначение и оформление реквизита «Отметка о заверении копии»? Какие существуют разновидности копий документов? Как оформляется список на рассылку документов? Охарактеризовать синтаксические ошибки, ошибки, связанные с незнанием структуры сложного предложения и нарушением специфики деепричастных оборотов

Отметка о заверении копии (29). Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его признаки или часть его.

Организация может выдавать копии только тех документов, которые созданы в процессе ее деятельности. Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник, поэтому подлежит заверению.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят: слово Верно (с прописной буквы без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров (подпись, дата) Е.В.Крылов

Если копия документа выдается на руки работнику или пересылается в другую организацию, заверительная подпись удостоверяется печатью (при наличии – гербовой), в негосударственных организациях – печатью организации (исполнителя).

На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию, например:

Верно

Подпись В.В.Суботин

Указывать слово «копия» («копия верна») в заверительной отметке не следует, так как само слово «Верно» несет в себе смысловую нагрузку, указывающую на копийность документа.

В случае если письмо одного содержания направляется более чем по четырем адресам составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адресат. Список на рассылку подписывается исполнителем документа и оформляется следующим образом:

 

Список на рассылку

письма газеты "Требуются" от 25.09.2001 № 4-15/318

Наименование организации, куда направляется документ	Наименование должности, кому направляется документ	Почтовый адрес	Количество экземпляров	Примечание
1	2	3	4	5

  После отправки экземпляров письма список на его рассылку помещается в дело вместе с отпуском (экземпляром, оставшимся в организации-отправителе).

Синтаксические ошибки

Сложные предложения:

1. Нарушение логико-грамматической связи между частями сложносочинен­ного предложения: "Мой отец долго не забывал эту историю, но он умер".

2. Использование местоимения во второй части сложносочиненного предложе­ния, приводящее к двусмысленности: "Пусть надежды сбудутся, и они вернутся".

3. Ошибки в использовании сложносочиненных союзов: а) соединительных - для связи частей сложносочиненного предложения при отсутствии между ними противительных отношений: "Вчера был шторм, и сегодня все кругом было спокойно".

б) противительных - для соединения частей сложносочиненного предложе­ния при отсутствии между ними противительных отношений: "У нас во дворе растет береза, но на ней тоже набухают почки";

в) двойных и повторяющихся: "Не то птица села на воду, или обломки разбитой лодки плывут по морю";

г) неоправданный повтор союзов: "И вдруг девочки увидели маленькую чер­ную точку, и у них появилась надежда";

д) неудачный выбор союзов: "Митраше было десять лет с хвостиком, но сестра была старше".

Бессоюзное сложное предложение:

1. Нарушение единства конструкций однородных частей в составе бессоюз­ного сложного предложения: "На картине изображено: раннее утро, только встает солнце".

2. Разложение частей бессоюзного сложного предложения на самостоятель­ные предложения: "Одеты девочки просто. На них летние ситцевые платья. На голове у старшей платок".

3. Одновременное использование бессоюзной и союзной связи: "Одежда на девочках простая: которая постарше с платком на го­лове, в синей юбке и серой кофте, младшая без платка, в фиолето­вом платье и темно-синей кофточке".

Сложное предложение с различными видами связи:

1. Нарушение порядка следования частей предложения: "Волны еще пенятся, но у берега успокаиваются; чем ближе к горизонту, тем море темнее; и поэтому у девочек есть надежда, что отец вернется".

2. Использование местоимений, приводящих к двусмысленности: "Мы видим, что кровать у девочки не заправлена, и она подтверждает, что девочка только что встала".

3.16. График отпусков. Требования к оформлению. В каком документе определяется право подписи приказа? Кто проставляет дату в приказе? Можно ли регистрировать приказ в день подписания? С какой даты приказ вступает в силу?

График отпусков — это локальный нормативный акт организации, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. Он содержит сведения о времени распределения отпусков между работниками всех структурных подразделений.

Очередность предоставления трудовых отпусков согласно ч. 1 ст. 168 ТК устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

 Таким образом, в процессе документирования деятельности, связанной с предоставлением отпусков работникам, как правило, создается целый комплекс документов: график отпусков, приказ (распоряжение, решение) либо записка о предоставлении отпуска.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г. содержит целую подсистему документации по оформлению отпусков, в которую включены унифицированные формы графика отпусков организации (предприятия), заявления о предоставлении отпуска, приказа о предоставлении отпуска, распоряжения о предоставлении отпуска.

График  отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников. Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

Таким образом, график трудовых отпусков должен составляться, согласовываться и в установленные сроки утверждаться в каждой организации.

В целях придания юридической силы приказу в него включают реквизит «Подпись». Поскольку приказ издается на основании единоначалия, на нем будет одна подпись. Приказы подписываются руководителем или тем его заместителем, которому дано такое право.

Дата создания документа также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органов управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (т.е. наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, некачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты (и, соответственно, документа), дописыванию или исправлению числа, месяца, года.

Дату и индекс документы приобретают в процессе подписания и регистрации. Датой приказа является дата его подписания, поэтому не допускается датировать документ прошедшим или будущим числом, что может быть расценено как фальсификация документа. Следует обратить внимание также на то, что дату в приказе проставляет лицо, подписавшее приказ. Подписанный приказ передается на регистрацию. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.