Методичні поради до виконання практичних робіт

Загальне завдання прикладу:

Склад бази даних “Інститут”:

• Таблиця “НДІ”

• Таблиця “Кадри”

• Таблиця “Довідник відділів”

• Таблиця “Довідник тем”

Структура талиці “НДІ”:

• Номер відділу;

• Табельний номер;

• Номер теми, над якою працює робітник;

• Тривалість роботи над темою (у місяцях).

Структура талиці “Кадри”:

• Номер відділу;

• Табельний номер;

• Прізвище та ініціали;

• Посада;

• Розмір зарплати.

Структура талиці “Довідник відділів”:

• Номер відділу;

• Назва відділу;

• Табельний номер керівника;

Структура талиці “Довідник тем”:

• Номер теми;

• Назва теми;

• Дата початку розробки теми;

• Дата кінця розробки теми;

• Табельний номер керівника теми.

Використовуючи базу даних:

1. Визначити теми (у порядку їх зростання номерів), кількість зайнятих працівників та суми коштів, витрачені на зарплату.

2. Отримати інформацію про працівників, зайнятих у розробці тем різних відділів.

3. Отримати інформацію про загальну суму коштів, витрачених на зарплату всіх робітників (у вигляді звіту).

4. Визначити чисельність працівників кожного відділу у розрізі посад, які вони займають.

Інструкція щодо виконання роботи:

1. Ознайомитися з основними елементами інтерфейсу користувача СКБД Access (система меню, багатовіконне середовище, блоки діалогу, засоби управління)

2. Вивчити основні типи даних, особливості їх використання та основні команди діалогової обробки даних, особливості їх вирокистання та основні команди діалогової обробки даних.

3. Створити базу даних, що складається з трьох таблиць.

   1. Створення нового проекту:

   2. Створення бази даних:

(База даних – файл, у якому зберігається інформація про зв”язки між таблицями та інша інформація про таблиці, що не зберігається безпосередньо у самих таблицях. Тобто цей файл дає змогу зв”язувати таблиці й давати їм довгі назви.)

Після запуску Access натиснути на панелі інструментів кнопку «Создать», з’явиться діалогове вікно, де запрошується розпочати роботу. Треба підтвердити свій вибір за допомогою маніпулятора “миша” або натиснувши <Enter> напроти запрошення “Новая база даних”

Рис.1.1.

3. Створення таблиць:

Таблиці можна створити трьома шляхами:

• за допомогою режиму таблиць:

• за допомогою конструктора

• за допомогою майстра таблиць

Наші рекомендації стосуються розробки таблиць за допомогою конструктора, так як для наведених завдань то є доцільним способом.

В робочому вікні у вкладиші “Таблиці” вибираємо “Создать” і в діалоговому вікні треба вибрать “Конструктор”

У вікні опису таблиці потрібно виконати опис структури таблиці:

Зауваження:

Доцільно спочатку створювати талиці-довідники, на основі яких буде створена основна таблиця, зв’язана з полями цих таблиць.

С труктура таблиці “Довідник тем”:

Рис. 1.2.

Після опису кожного поля таблиці треба зберегти її, надавши їй відповідне ім”я.

М ожна перейти в режим таблиці і побачити її наявність вже придатну для роботи:

Рис. 1.3.

Можна заповнити таблицю, або відкласти заповнення до створеної в подальшому формі.

На прикладі поля “табельний номер” проілюструємо можливості використання властивостей :

• перевести курсор на поле табельного номера;

• У полі “тип даних” вибрати тип “текстовий”;

• Перевести курсор у “Властивості поля” ;

• Визначити розмір поля: кількість допустимих символів ;

• У полі “Підпис” можна визначити підпис, який буде у поля в режимі таблиці. Якщо його не визначити , то поле буде автоматично мати підпис із назви поля в режимі конструктора.

• В графі “Обов’язкове поле” значення “так ” визначить поле як обов’язкове для введення в нього будь-якого числа в режимі таблиці.

• У графі “індексоване поле ” визначимо чи допустимі в таблиці значення цього поля. Якщо в таблиці значення поля можуть співпадати, то введемо “Так.(Співпадіння припустимі)” .

• У текстовому полі “Опис” ввести текст коментарядо цього поля.

В игляд вікна з властивостями поля [табельний номер] подано на рисунку:

Рис.1.4.

Після закінчення розробки структури таблиці треба визначити ключове поле. Для цього необхідно визначити те поле, значення якого планується підставляти в іншу таблицю. В даному випадку значення поля «№ теми» буде підставлятися в поле таблиці «НДІ». Тому треба поле «№ теми» за допомогою курсора виділити і на панелі «інструментів» натиснути кнопку «ключ». Напроти поля з’явиться відображення ключа.

Аналогічно визначаються таблиці “Довідник відділів” та “Кадри”.

1. Особливу увагу треба привернути на таблицю, яка є основою для створення форми. В даному випадку це є таблиця “НДІ”. Її створення унікальне тим, що де-кілька полів розробляються за допомогою “Майстра підстановок” і в подальшому будуть мати вигляд, як поля , які своє значення вибирають з раніш розроблених довідників.

На рис. 1.5. ми маємо структуру таблиці “НДІ”:

Рис. 1.5.

В цій таблиці значення поля “№ теми” формується вибором з “Довідника тем”. Значення поля “табельний номер” формується з таблиці “Кадри” . Для визначення полів таким чином, треба встановити такий самий розмір поля у вікні “Властивості поля”, як і у поля, яке планується підставляти. Далі встановити курсор в графі “тип даних” поля і, натиснувши на кнопку вибору, вибрати “Майстр підстановки”. У діалоговому вікні підтвердити вибір необхідної таблиці. Далі вибрати поля, які будуть наочними. При виборі таких полів треба мати на увазі, що вибрані поля будуть лише візуальними, а підстановка виконується лише ключового поля.

Для вибору ключоврго поля вводиться перше поле “код” з типом “Лічильник” і визначається як ключове. Щоб в табличному режимі не відображати це поле на екрані треба в режимі таблиці в меню “Формат”

вибрати “Відображення полів” і відключити дане поле.

Рис. 1.6.

2. Після створення всіх таблиць у загальному вікні бази даних з’явиться їх перелік і з цим можливість правки даних в режимі таблиці або правки структури таблиць у режимі конструктора.

3. В меню “Сервіс” обов’язково треба відкрити пункт “Схема даних”, де наочно проілюстровано зв’язки між таблицями. У разі необхідності правки зв’язку (не те поле обрано для зв’язку або не той тип зв’язку) треба курсором обрати лінію зв’язку і вилучити за допомогою кнопки <Delete>. Ці зв’язки утворюються автоматично при роботі з “Майстром підстановок” або можна їх утворити самостійно при роботі із схемою даних.

Зауваження: Зв’язки можна утворювати на схемі даних тільки тоді, коли всі таблиці закриті.

Якщо зв’язки не утворені, то у вікні “Схеми даних” автоматично з’являється вікно «Додати таблицю». Для зв’язку таблиць треба вибрати поле і “перетягти” курсором в іншу таблицю. Звичайно зв’язки утворюються між ключовим полем зв’язуючої таблиці і обраним полем іншої таблиці. Для того, щоб зв’язки утворились необхідно, щоб тип даних і розмір полів співпадав.

На схемі даних також можна побудувати зв’язки залежно від типа їх відносин.

Розрізняють такі типи відносин:

• Один-до-одного

• Один-до-багатьох

• Багато-до-багатьох.

Н а рис.1.7. проілюстровано зв’язки між таблицямми бази “НДІ”:

Рис. 1.7.

4. Особливу увагу слід звернути на побудову запитів.

За допомогою запитів можна подивитись, проаналізувати, або замінити дані з таблиць. Основне застосування запитів – відбір даних на основі критеріїв. Вони також вживаються як джерело даних для форм та звітів.

Запит можна утворити за допомогою майстра або самостійно. У другому випадку в режимі констуктора належить обрати таблиці , які містять у собі необхідні дані і заповнити бланк запиту. Для кожного критерія треба створювати окремий запит. Для більш докладнішої інформації слід звертатися в “Довідник Microsoft Access”, в розділ “Робота із запитами”. Для нашого прикладу були створені два запита за допомогою конструктора . Це запит на відрахування заробітної плати в цілому по відділам на робітників, а також на відрахування заробітної плати по конкретної темі.

Цікавим є те, що запит1 був сформований на основі двух зв’язаних майстром підстановок таблиць.

Рис.1.8.

Підсумовання цих даних відбувалось у формі , про що буде буде розмова в пункті 5.

Після утворення таблиць та їх зв’язків, а також запитів перейдемо до побудови форм. Форми будуються для різних цілей:

• Форми для введення даних в таблицю;

• Кнопкова форма для відкриття інших форм;

• Спеціальне діалогове вікно для вибору, попереднього прогляду звітів.

Більша частина даних у формах береться з таблиць або запросів. Друга частина інформації , незв’язана з ними, зберігається в макеті форми. Форму можна утворити самостійно або за допомогою майстра форм. Майстр форм значно прискорює утворення форми, так як автоматично виконує всю основну роботу. При роботі з майстрром Access видає запрошення для введення даних, на базі яких утворюється форма. Для правки форми можна використовувати конструктор форм та панель елементів.

• У вікні бази даних виберемо вкладку “Форми”.

• Натиснути кнопку “Утворити”.

• В діалоговом вікні “Нова форма” оберемо необхідний майстр. Опис майстра з’являється у лівій частині діалогового вікна.

• Оберемо ім’я таблиці або запроса на базі яких будемо утворювати форму.

• Натиснути на кнопку <OK>

П римітка. При використанні майстра форм дані для форми треба обирати у діалоговому вікні.

Рис.1.9.

Рекомендується побудувати форми для всіх таблиць і запросів, адже введення даних або арифметичні дії над полями виконуються саме там. Але треба спочатку побудувати форму для таблиці, яка є базою для головної форми. Логічно обирати ту таблицю, в якої більшисть полів мають зв’язки із таблицями-довідниками. В нашому випадку це таблиця “НДІ”. За допомогою конструктора форм ми можемо доповнити або змінити форму до потрібного нам виду. Мається на увазі і вставка нових полів, і розробка кнопок для переходу в інші форми, запроси та звіти. Всі вище згадувані операції виконуються у режимі конструктор форм. Користування конструктором форм детально описано у “Довіднику Microsoft Access” , а саме у розділі “Розробка форм”, а також “Обчислювання підсумку та застосування виразів”. Для побудови форми “НДІ” були вжиті стандартні прийоми “Майстра побудови форм”. Виклик інших форм за допомогою кнопок був побудований “Майстром побудови кнопок ” . Застосування цього майстра можливе завдяки панелі елементів, якщо на ній активна кнопка “Майстри” . Активність цієї кнопки дозволяє застосовувати майстри побудови майже до всіх основних елементів.

Рис.1.10.

В результаті елементарних дій була створена наступна форма:

Рис.1.11.

Отже, в приведеній вище формі наочно демонструється вибір елементів з іншиих форм (а саме, з форми “Довідник тем” обирається у п’ятому запису номер теми), також кнопки, завдяки яким можна викликати форми “Кадри”, “Довідники тем”, “Довідники тем”,і запити “З/п по відділам”,”З/п по темі”.

4. Останнім етапом є побудова звітів.

Звіт – це ефективний засіб для виведення даних на друк. За допомогою звітів є можливість необхідні дані роздруковувати у потрібному вигляді . Робота із звітатми аналогічна роботі із формами. Основою для звіта можуть бути таблиці або запити. Завдяки “Майстра побудови виразів” необхідні підрахунки можна створювати безпосередньо у звітах. Застосування цього майстра можливо в режимі конструктора звітів. В цьому режимі також можна змінювати підписи, колір, декоративні елементи згідно з вашими потребам (наприклад, всі підписи повині бути чорними, т.я . принтер працює в монохромному режимі). На рис.1.12. представлен звіт у режимі конструктора.

Рис.1.12

Додаток А

Приклад оформлення контрольноъ роботи:

Інститут Ділового Адміністрування

Кафедра теоретичної та

прикладної економіки