2. Организация договорной работы

В условиях специализации производства и услуг предприятиям торговли приходится заключать множество хозяйственных договоров: поставки, аренды нежилых помещений, охраны объектов торговли, экспедиции, перевозки, на эксплуатацию железнодорожных подъездных путей, подачу и уборку вагонов, подряда на капитальное строительство и многие другие. При этом устанавливаются договорные связи с предприятиями и организациями различных отраслей народного хозяйства. Эффективность таких связей во многом зависит от того. насколько полно и всесторонне, в соответствии с действующим законодательством будут разработаны условия договоров, насколько четко и оперативно будет осуществляться учет выполнения договорных обязательств. Поэтому договорной работой должны заниматься практически все службы торгового предприятия, каждая из которых призвана выполнять определенные функции по заключению и исполнению договоров.(стр.59)

Договорная работа включает: планирование и четкую организацию этой работы; правильный выбор способа заключения договора (путем подписания текста договора, обмена письмами и телеграммами, телетайпограммами, телефонограммами, радиограммами, принятия поставщиком к исполнению заказа покупателя либо путем пролонгации договора на будущий год); установление рациональной структуры договорных связей с учетом требований, согласно которым потребителю предоставляется право выбора поставщика и формы доставки (непосредственно изготовителем или через оптовое торговое предприятие (организацию)) [5, п. 9]; предварительную подготовку к заключению договоров (уточнение потребности в товарах и услугах, разработку и согласование с контрагентами проектов спецификаций, разработку бланков проектов договоров и другой договорной документации¹⁴); участие в составлении и рассмотрении проектов договоров, их подписании, согласовании и рассмотрении протоколов разногласий; обеспечение соблюдения установленных сроков заключения договоров; надлежащую и своевременную защиту интересов торгового предприятия в соответствующих органах при разрешении преддоговорных споров для обеспечения соблюдения хозрасчетных интересов предприятия и уменьшения непроизводительных потерь; учет и хранение заключенных договоров и другой договорной документации; постоянный учет и контроль исполнения договорных обязательств; проведение профилактической работы, направленной на предотвращение возможных нарушений договорных обязательств; проведение анализа и обобщения полученной информации о ходе выполнения договорных обязательств (1, п. 1.3).

Для повышения эффективности договорной работы целесообразно периодически обобщать практику заключения и исполнения хозяйственных договоров и разрабатывать предложения по улучшению договорной работы, окончательные редакции текстов договоров с учетом согласования разногласий, рассмотрения споров арбитражем, ярмарочным комитетом, вышестоящей организацией. Хорошие результаты дают разработка памяток по важнейшим условиям заключенных договоров для различных служб и нижестоящих звеньев, организация правового обучения работников, связанных с договорной работой, распространение передового опыта организации договорной работы.

Работа по заключению конкретных видов договоров выполняется прежде всего той службой предприятия, которая непосредственно ведает вопросами исполнения данного вида договоров, (стр.60) состоит и непосредственных контактах с партнерами по этому договору и является по нему головной. Эта служба привлекает к работе по заключению и исполнению договоров другие службы, обеспечивая тем самым всесторонний учет интересов предприятия (1. П. 1.6)

На каждом предприятии целесообразно издать специальный приказ о порядке организации договорной работы. В этом приказе следует: определить службы (структурные подразделения), ответственные за ведение договорной работы, четко разграничить их функции, конкретно указав те виды хозяйственных договоров. организация работы по заключению, исполнению и учету выполнения которых возлагается на данную службу, обязать руководителей служб разработать и утвердить должностные инструкции, в которых определяются права, обязанности и ответственность конкретных работников, занимающихся договорной работой; предусмотреть порядок и сроки прохождения документации, связанной с заключением и исполнением договоров, внутри предприятия в целях своевременного заключения договоров и участие в этой работе всех заинтересованных служб, предусмотреть порядок учета и хранения договоров и назначить лиц, ответственных за оформление договоров, их регистрацию и хранение, предусмотреть систему контроля за исполнением договорных обязательств как предприятием перед своими контрагентами, так и контрагентов перед предприятием, определить порядок составления установленной отчетности о ходе заключения и исполнения договоров, анализа этих данных и подготовки предложений по совершенствованию договорной работы (1, п. 1.7).

Служба, отвечающая за заключение определенного договора представляет проект договора на согласование другим соответствующим службам, которые в установленные приказом сроки визируют проект или дают письменное заключение по условиям проекта договора, прежде всего входящим в их функции (1, п. 1.8).

Все проекты договоров в обязательном порядке представляются для согласования и визирования юридическому отделу (юрисконсульту) и главному бухгалтеру (1, п. 1.9).

При возникновении между сторонами спора по условиям заключаемого договора соответствующая служба обязана принять все необходимые меры для урегулирования спора непосредственно с контрагентом по договору, не ограничиваясь механической передачей разногласий на разрешение органов арбитража (1. П 1.10).

Все возражения по условиям договора или предложения о дополнении договора соответствующими условиями фиксируются в протоколе разногласий, который в 20-дневный срок обязана составить сторона, получившая проект договора, и направить его в двух экземплярах другой стороне вместе с подписанным (стр.61) договором. При наличии разногласий перед подписью в договоре указывается: «С протоколом разногласий» [5, п. 18].

Возникшие разногласия рассматриваются руководителями предприятий, заключивших договор, их заместителями или надлежаще уполномоченными на это представителями. При рассмотрении разногласий стороны должны стремиться к достижению соглашений по большинству спорных вопросов. Иначе арбитраж, если ему будет передан спор с большим количеством неурегулированных разногласий, вправе возвратить исковое заявление и приложенные к нему документы без рассмотрения и предложить сторонам дополнительно принять меры к урегулированию спорных вопросов [4. Ст. 63, п. 8].

Если достичь соглашения по спорным условиям договора не удалось, то сторона, получившая протокол разногласий, должна до истечения 20-дневного срока передать спор на разрешение арбитража (2, п. 22).

Для передачи спора в арбитраж соответствующая служба подготавливает заявление, а бухгалтерия предприятия по разрешению руководителя оплачивает госпошлину или арбитражный сбор за подачу заявления в арбитраж и передает указанной выше службе платежное поручение, заверенное кредитным учреждением. Затем заявление направляется в арбитраж вместе с обосновывающими его документами. К заявлению прилагаются: договор; протокол разногласий; протокол согласования разногласий или переписка о принятии мер к согласованию разногласий в доарбитражном порядке; документы, обосновывающие условия договора, предлагаемые заявителем; квитанция о направлении копии заявления другой стороне; документ о перечислении госпошлины или арбитражного сбора [1, п. 1.141.

При заключении договоров на оптовых ярмарках все разногласия, возникающие между сторонами, рассматриваются ярмарочным комитетом или по его поручению арбитражем ярмаркома.

Присутствующие на ярмарке представители торгового предприятия обязаны явиться по вызову ярмарочного комитета или арбитража для участия в рассмотрении преддоговорного спора и принять необходимые меры к его урегулированию исходя из законных интересов своего предприятия.

При несогласии с решением арбитража необходимо обжаловать его в ярмарочный комитет, чье решение является окончательным.

Численность командируемых на межреспубликанские и республиканские (в республиках, имеющих областное деление) оптовые ярмарки ограничивается лимитом, устанавливаемым ярмарочным комитетом. Кроме того, ярмарки работают непродолжительное время. Поэтому для участия в работе этих ярмарок нужно направлять наиболее подготовленных и квалифицированных специалистов во главе с руководителем предприятия. Необходимо (стр.62) также включать в состав командируемых на ярмарку представителей товароведческой и юридической служб.

На местные ярмарки для заключения договоров желательно направлять представителей всех заинтересованных служб предприятия, чтобы в короткие сроки проведения ярмарки обеспечить квалифицированное рассмотрение проектов договоров и в случае необходимости составление протоколов разногласий и защиту интересов торгового предприятия. Целесообразно также заранее, до начала ярмарки, получить проекты договоров от поставщиков и всесторонне рассмотреть их у себя на предприятии с участием всех заинтересованных служб, чтобы на самой ярмарке заключить договоры без спешки (1, п. 1.17).

В процессе исполнения хозяйственного договора может возникнуть необходимость внести в него изменения или расторгнуть его. В этом случае служба, на которую возложена работа по заключению соответствующих договоров, подготавливает проект письма (телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы, радиограммы) или дополнительного соглашения, согласовывает текст этою документа с другими службами, получает визы у юридической службы, главного бухгалтера, представляет такой документ на подпись руководству и обеспечивает его направление другой стороне по договору (1, п. 1.19).

В случае одностороннего расторжения договора при поставке товаров с отступлением по качеству от стандартов, технических условий, иной документации, а также образцов (эталонов), при объявлении банком покупателя неплатежеспособным, при завышении поставщиком цены на товары и в других случаях, предусмотренных законодательством, предупреждение другой стороне о расторжении договора направляется не позднее чем за один месяц (5, п. 19).

При необоснованном отклонении другой стороной предложений об изменении или расторжении договора или неполучении от нее ответа в установленный срок служба, подготовившая такие предложения, готовит необходимые для обращения в арбитраж материалы и передает их юридической службе. Юридическая служба направляет в арбитраж соответствующее заявление с приложением к нему следующих документов: договора; документа, послужившего основанием для изменения или расторжения договора; копии письма, телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы, радиограммы об изменении или расторжении договора и доказательства отправки их другой стороне; ответа другой стороны по договору, квитанции о направлении копии искового заявления другой стороне; документа о перечислении госпошлины или арбитражного сбора.

При получении от другой стороны предложений об изменении или расторжении договора соответствующая служба рассматривает их в установленные сроки, согласовывает с заинтересованными (стр.63) службами, докладывает руководству и при принятии предложений другой стороны вносит в договор соответствующие изменения (1, н. 1.21]. Если же предложения другой стороны не принимаются, то соответствующая служба торгового предприятия подготавливает письмо (телеграмму, телетайпограмму, телефонограмму, радиограмму) с мотивированными возражениями, согласовывает его с другими заинтересованными службами, получает визу у юридической службы, представляет на подпись руководителю и обеспечивает его направление в арбитраж в 10-дневный срок [1, п. 1.22].

Договоры подписывает руководитель торгового предприятия или его заместитель. По поручению руководства договоры могут быть подписаны и другими лицами при условии выдачи им надлежаще оформленных доверенностей ¹⁵.

Ответственность за ведение договорной работы несут руководитель торгового предприятия и руководители соответствующих служб в соответствии с положениями об этих службах.