Использование списков значений

Для удобства ввода данных в поле таблицы в Microsoft Access предусмотрена возможность создания списков подстановок, из которых можно выбирать значения для ввода в данное поле. Списки подстановок могут быть двух типов:

• список подстановок, в котором выводятся значения из существующей таблицы или отчета;

• список постоянных значений, которые вводятся при создании поля.

Создавать новые поля со списком подстановок или со списком значений можно как в режиме Конструктора, так и в режиме Таблицы.

Чтобы создать поле со списком подстановок или списком значений в режиме Конструктора, необходимо воспользоваться Мастером подстановок, выбрав его в столбце Тип данных или определив параметры списка на вкладке свойств Подстановка.

Чтобы создать поле со списком подстановок или списком значений в режиме Таблицы, необходимо:

1. Поместить указатель мыши в любую ячейку столбца, перед которым требуется вставить поле, и выбрать в меню Вставка команду Поле подстановок.

2. Следовать инструкциям Мастера подстановок.

После завершения работы Мастера подстановок в таблицу будет добавлено поле со списком подстановок.

Когда таблица открыта в режиме Таблицы, поле со списком ничем не отличается от обычного текстового поля. Но когда курсор попадает в это поле, справа появляется кнопка со стрелкой. Если нажать эту кнопку, откроется список, как это показано на рис. 2.37. Для ввода значения в поле нужно просто выбрать это значение в списке.

Рис. 2.37. Поле со списком в режиме Таблицы

Отображение подчиненных таблиц

В Microsoft Access 2002 присутствует возможность отображения нескольких связанных таблиц в окне главной таблицы. Рассмотрим возможности отображения на примере таблиц "Типы", "Товары" и "Заказано" базы данных "Борей". На рис. 2.38 изображена схема данных указанной базы. На схеме видно, что таблицы "Типы" и "Товары" связаны отношением "один-ко-многим", т. е. одной записи в таблице "Типы" может соответствовать множество записей таблицы "Товары". Таблица "Товары" связана с таблицей "Заказано" тоже отношением "один-ко-многим".

Рис. 2.38. Схема данных базы

На рис. 2.39 представлена таблица "Типы", которая имеет подчиненную таблицу "Товары". В данном случае между областью выделения и первым столбцом таблицы существует узкий столбец, в котором для каждой записи отображается значок плюс (+). Если щелкнуть на нем левой кнопкой мыши, откроется часть подчиненной таблицы, содержащая только те записи, которые связаны с записью в главной таблице. Значок плюс при этом меняется на минус.

Изображение окна с таблицей, имеющей подчиненные таблицы, представлено на рис. 2.40. В данном случае на экран выводятся записи таблицы "Типы" и для записей 1 и 2 открыты окна подчиненных таблиц. В окне подчиненной таблицы отображаются только те записи, которые соответствуют данной записи основной таблицы ("Типы"). В свою очередь в окне подчиненной таблицы можно также открыть вложенное окно для следующей подчиненной таблицы. В данном случае это таблица "Заказано".

Если таблица, открытая в режиме Таблицы, не имеет подчиненных таблиц, то столбец со знаками плюс и минус отсутствует.

Если таблица, открытая в режиме Таблицы, не имеет подчиненных таблиц, то столбец со знаками плюс и минус отсутствует.

Рис. 2.39. Представление данных для таблиц, имеющих подчиненные таблицы

Рис. 2.40. Отображение подчиненных таблиц