Безпека внутрішньоофісної роботи комерційного підприємства Питання:

1. Проблеми ризику внутрішньоофісної роботи.

2. Психологічна загроза внутрішньоофісній безпеці.

3. Потенційні загрози.

4. Засоби контролю і попередження.

5. Виявлення шахрайства.

1. Проблеми ризику внутрішньоофісноїроботи

Небезпека для бізнесу існує не тільки ззовні, але й зсередини комерційної структури, тому розглянемо деякі вразливі місця в організації внутрішньоофісної роботи. Діяльність персоналу в офі­сі відноситься до основ організації бізнесу, його серцевини і рушій­ної сили, тому в цю лекцію ми включаємо широкий спектр питань, від правильного вирішення яких залежить виживання фірми і у першу чергу те, що стосується бухгалтерії та фінансів, організа­ційної структури фірми та інформаційного забезпечення роботи.

Під час розгляду питань безпеки потрібно починати з аналізу ризику. Що в моїй організації може наражатися на ризик? Які будуть наслідки, якщо загроза ризику матеріалізується?

Тільки давши відповідь хоча б на ці питання, можна розроби­ти відповідні заходи, обравши їх з урахуванням витрат, пропор­ційних ймовірності настання тієї чи іншої небажаної події.

У нашій країні бізнес збентежений масштабами махінацій, афер і корупцією, з якими доводиться зустрічатися менеджерам комерційних структур. Неодноразово вже відмічалось, що крім кризи довіри, існує протилежність - легковажна довірливість, і ми можемо підтвердити, що в громадській думці ці антиподи мир­но співіснують. Дуже часто люди не задають найнеобхідніших пи­тань, пояснюючи це тим, що така "цікавість" може здатися нев­вічливістю з їх боку.

Як свідчить практика, більше двох третин фінансових дирек­торів провідних компаній вважають, що їх організація несе вели­кі втрати від шахрайства власних співробітників, на робочих міс­цях відсутня взаємодовіра, а менеджери, використовуючи внутрішню інформацію про організацію на фірмі системи безпеки, набивають свої кишені. Є відомості і про співробітників більш високого рівня, що фальсифікують бухгалтерські документи, по­казуючи, що відділи, якими вони керують, в повній мірі виконують поставлені перед ними завдання, але фактично цього не від­бувається.

Що ж може наражатися в офісі на ризик? Найпершим пунктом у більшості компаній є бухгалтерські процедури всіх операцій, враховуючи купівлю і продаж, виплачування зарплат і сплачування за одержаними рахунками, операції з готівкою, банківські операції тощо. Це все пов'язано з відповідним ризиком, особливо, якщо прийняти до уваги, що основне завдання шахрая - трансфор­мувати свої кримінальні дії в гроші чи в товар. Останнім часом ідеальною загрозою стає посібництво шахрайству, часто пов'язане зі провокаціями та хабарами. Особливо це стосується тих компа­ній, конкурентоспроможність яких залежить від конфіденційної інформації, в яку входять власні наукові розроблення, досліджен­ня ринку, унікальні виробничі формули і процеси, відомості про своїх замовників та постачальників, аналіз розвитку бізнесу, плани капітальних інвестицій і оцінки величини фінансових потоків. Втрата цієї інформації в переносному, чи в буквальному розумінні цього слова, наприклад, від пожежі, або (якщо мати на увазі унікальність інформації) коли вона стає відома конкуренту, майже завжди викликає погіршення ситуації для компанії, в деяких випадках може призвести до різкого зниження її фінансових показників. Якщо до інформації тільки відносно недавно почали «відноситися як до цінного активу, то проблеми розтрат та привласнення чужого майна мають давню історію.

Отже, хто, або що становить загрозу для комерційної структури?

Під час розгляду цієї проблеми завжди виникає можливість здобути славу параноїка, тому що перелік потенційних загроз може бути дуже довгим. Деякі з його складових очевидні, чого не можна сказати про ряд інших причин, можливість яких спричинити шкоду вашій фірмі не лежить на поверхні.

У випадках вчинення шахрайства, успіх протидії йому багато в чому залежить від того, наскільки довгостроковими є відносини між працедавцем і службовцем-шахраєм (тобто сильним є фактор, який ставить в привілейоване становище злочинця). Працівники, інспектори, менеджери, що працюють у відділах бухгалтерії, за­купок, продажу, маркетингу, мають доступ до грошей чи до това­рів і тому є первинними джерелами ризику, але це не виключає, що інші працівники, які не мають прямої можливості для неза­конних дій, не займаються шахрайством або крадіжками.

На жаль, список шахраїв далеко не обмежується постійними співробітниками, останнім часом все частіше стосовно цього вияв­ляє себе інша група - робітники за контрактом. Останнім часом відбувається впровадження різних структурних схем, спрямова­них на скорочення кількості персоналу. У результаті цього скоро­чується кількість постійних службовців. Замість них приходять тимчасові співробітники, кількість і кваліфікація яких залежить від завдань, що мають вирішуватися в найближчий час. Такий підхід залучення зовнішніх трудових ресурсів використовується вже давно, але до останнього часу обмежувався "тимчасовими" машиністками чи клерками, що наймалися на період відпустки чи хвороби постійних співробітників, сьогодні ж подібна прак­тика почала поширюватися і на інші професії, і роботодавці все частіше запрошують на тимчасову роботу сторонніх осіб, якщо є потреба у спеціалістах виняткової технічної кваліфікації, мене­джерах з реалізації приватних проектів, експертів у різних галу­зях знань.

Така практика викликає багато нових питань. Наскільки ре­тельною повинна бути перевірка тимчасових робітників? У якій мірі треба чекати від них "вірності" організації, яка їх наймає, і в чому виявляється різниця у цьому відношенні зі службовцями, що працюють тут постійно? Яку форму контролю потрібно засто­сувати до таких робітників? Яка ймовірність, що такі люди бу­дуть виконувати правила роботи з конфіденційною інформацією після того, як строк їх роботи скінчиться і вони перейдуть на робо­ту в іншу компанію? І що робити, якщо компанія, в яку вони пере­йшли, є вашим безпосереднім конкурентом? Як ви бачите, новий організаційний підхід різко поширює і змінює сферу ризиків.

До поняття "контрактник" слід віднести і тих людей, що з'явля­ються у наших приміщеннях час від часу у своїх професійних спра­вах: будівельники, ремонтники, обслуговуючий персонал і т. ін.

Всі разом вони становлять дуже серйозну загрозу, яку іронічно можна виразити так: "Контрактник - це людина, основним призначенням в житті якої є спалити чи знищити іншим способом вашу власність". Окрім загрози фізичній безпеці, яку вони несуть із собою, такі люди, крім того, спілкуються і з вашим постійним персоналом, деякі з них мають право користуватися послугами та товарами вашої фірми за заниженими цінами. Також з'явля­ються умови для зговору з метою здійснення злочину, одержання хабара, протекціонізму чи переваги вибору не на ринковій основі.

Загрозою бізнесу є і конкуренти, особливо що стосується кор­поративної інформації. Багато відомостей про компанію можна одержати з таких документів: річні звіти, заяви, що робить служ­ба зв'язків із громадськістю, дані про реєстрацію патентів чи лі­цензій, об'яви про найм робітників (їх кількість і кваліфікацію), маркетингові дослідження та ін. джерела.

У деяких випадках слід чекати "шпигунської" діяльності кон­курентів, яка може проявлятися в різних формах: підкупі та пере­манюванні співробітників, впровадженні свого спеціаліста і т.ін. Іноді необережні балачки співробітників в громадських місцях (особливо під час переїздів, а також в готелях, ресторанах, барах) можуть призвести до втрати конфіденційної інформації, знаючи це, будь-який конкурент буде намагатися вивідати, в які заклади громадського харчування найчастіше заходить директор (який відповідає, наприклад, за роботу менеджерів).

Замовники і постачальники. Представники цих груп можуть увійти у змову з вашими постійними співробітниками і разом спланувати операцію проти вас. Взагалі, тоді застосовують такі прийоми, як підкуп клерка (який веде облік), чи інспектора (щоб списав заборгованість компанії-партнера, за що одержить свої "за­конні" комісійні), або якщо говорити про придбання, давання ха­бара співробітнику (який відповідає за закупівлю), щоб той "нау­ково" вибрав товари потрібної фірми.

Журналісти-репортери. Ці люди можуть стати серйозною за­грозою, особливо, коли вони "працюють" над репортажем. Вони г можуть розголосити про наявність великого замовлення, що може ," бути небажаним, бо передбачувана угода може бути з країною, яку громадська думка вважає "поганою", з якою "порядним людям" не треба мати нічого спільного. Інші проблеми, за якими полюють ^ґ журналісти і які компанії не люблять випускати в світ, - це еколо­гічні забруднення, серйозні аварії на виробництві, фінансова скрута, розмір заробітної плати директору, можливість злиття з іншими структурами, можливе скорочення персоналу, судові роз­гляди чи розлад серед членів керівництва компанії. Зрозуміло, що подібна інформація, якщо вона подана певним чином, може нега­тивно відобразитися на бізнесі.

Треба обачно спілкуватися і з торговими та технічними пред­ставниками, які люблять вести сторонні розмови і запитувати про те, що не має відношення до їх діяльності. Підтримуючи таку роз­мову, можна легко виказати конфіденційну інформацію, що може зашкодити компанії. Такі люди люблять похизуватися своєю обізнаністю і понесуть ваші відомості як естафетну паличку, і діло закінчиться тим, що ваші таємні відомості стануть секретом полі­шинеля. Особливо "приємно", коли такий представник одразу ж після вас відправляється до вашого конкурента. Схожу загрозу можуть нести і консультанти, хоч природа стосунків між кон­сультантом і клієнтом зовсім інша, в разі, якщо клієнт хоче дій­сно одержати допомогу, він повинен повністю довіряти і бути переконаним у збереженні конфіденційності.

Останніми в переліку загроз, носіями яких виступають люди, стоять злочинці, хоч це й не означає, що ступінь їх загрози наймен­ший у порівнянні з тими, хто був названий раніше. Ця категорія може виступати в різноманітних ролях: як хулігани, як шахраї, як злодії, і навіть як підпалювачі. Але в усіх випадках дії цих людей можуть призвести до суттєвих фінансових збитків компанії і пору­шення процесу її нормальної роботи, в деяких випадках їх дії можуть бути дуже болючими і досить відчутними протягом тривалого про­міжку часу.

У цілому ми розглянули весь спектр загроз, пов'язаних з діяль­ністю офісу. Тепер необхідно дослідити кожну окрему небезпеку більш детально, бо тільки добре розуміючи сутність, можливо під­готувати відповідні заходи ефективної протидії їм.