37. Бухгалтерское делопроизводство

Согласно ст. 87 НК РФ налоговые органы вправе проверить деятельность налогоплательщика за три календарных года.

В соответствии со ст. 17 Федерального закона 129-ФЗ первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности должны храниться не менее пяти лет, и поэтому именно за этот период указанные документы должны быть в наличности.

Все учетные процессы за отчетный период должны быть завершены, т.е. выполнены все бухгалтерские записи, укомплектованы в дела документы, служащие основанием для каждой выполненной записи, сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой отчетности.

Бухгалтерские документы должны быть подшиты в дело согласно номенклатуре дел, разработанной в организации. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Обязательное проведение инвентаризации установлено п.2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ, а также п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.95 № 49, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, и п.22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.01 № 119н.

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного организации;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально-ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

38. Составление акта приема-передачи дел при приеме (увольнении) главного бухгалтера организации

Простейшей формой акта приема-передачи является опись дел, принимаемых главным бухгалтером. Однако, этого не вполне достаточно для дельнейшей работы главного бухгалтера, хотя выгодно уходящему бухгалтеру. Вступающий в должность многие вещи в процессе передачи дел воспринимает на слух, вследствие чего при составлении первого баланса окажется в затруднении из-за дефицита информации. Поэтому в акте рациональнее указать информацию об остатках по счетам с расшифровкой. При необходимости всю нужную информацию новичок может почерпнуть из акта и не беспокоить ушедшего сотрудника или руководителя.

За основу можно взять произвольную форму акта, в то время как составление содержательной части требует большего времени и вызывает определенные затруднения. Ниже приведен примерный перечень вопросов (разделов), которые может содержать акт приема-передачи дел. Он может уточняться, расширяться, сокращаться в зависимости от конкретных условий и объема деятельности организации.

1. Общая характеристика бухгалтерского учета и организации работы бухгалтерии. Сведения об организации работы бухгалтерии. Штат, его укомплектованность, текучесть кадров и ее причины. Распределение обязанностей между сотрудниками, наличие должностных инструкций. Квалификация сотрудников и работа по ее повышению.

Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм банков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно. Обеспеченность бланками форм первичных документов и учетных регистров, отчетности.

Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами). Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций.

Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.

Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма учета (мемориально-ордерная, журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического и аналитического учета, расхождения данных в них.

2. Состояние учета денежных средств. Касса. Наличие кассира и действующего договора с ним на полную материальную ответственность. Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов (марки почтовые, государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и др.). Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.

Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету согласно выпискам банков, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений налоговых органов об открытых счетах.

Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.

3. Состояние учета расчетных операций. Наличие выписок со счетов в банках, договоров и других документов расчетного характера, инвентаризации расчетов с контрагентами, наличие актов сверки взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности. Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности, с указанием виновных лиц.

Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам.

Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.

4. Состояние и учет амортизируемого имущества (основных средств и нематериальных активов). Дата последней инвентаризации имущества, ее полнота и качество, отражение в учете. Инвентаризационные описи, в каком виде и у кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки на основные средства. Ответственные хранители ценностей, приказ об их назначении.

5. Состояние материального учета. Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков) выверки бухгалтерских записей с записями материально-ответственных лиц, дата последней выверки. Дата последней инвентаризации материальных ценностей, ее результаты. Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не преданных в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов, наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей.

6. Состояние расчетов с работниками. Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета, наличие налоговых карточек по налогу на доходы физических лиц и единому социальному налогу.

7. Отчетность. Соблюдение требования к составлению месячного бухгалтерского баланса, установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых регистров.

8. Хранение документов. Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел, подшиты и пронумерованы ли документы. Правильность оформления изъятия или уничтожения документов по причине истечения предельного срока хранения. Справка о наличии и сохранности печатей, штампов и т.д.

9. Перечень бухгалтерских и первичных документов описи. Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний, договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов и регистров и др. Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета или документов.

10. Остатки по проверенным счетам. Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка. Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса, банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а также по счетам учета иного имущества.

11. Подписи. Подписи главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии или представителя администрации.

В случае несогласия сдающего дела с какими-либо положениями акта он вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные оговорки.

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых первый представляется на утверждение руководителю учреждения, второй остается у передающего дела. Если дела передает филиал или представительство организации, акт составляется в трех экземплярах, один из которых представляется в головную организацию.

О смене главного бухгалтера следует уведомить налоговые органы. Обычно они требуют сдать форму № Р14001, утвержденную постановлением Правительства РФ от 19.06.02 № 439, приказ о назначении, данные паспорта назначенного бухгалтера (ксерокопию).

В зависимости от стиля работы организации о смене главного бухгалтера сообщается постоянным партнерам и подразделениям.