Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

999-Б / Основы бухгалтерского учета / График документооборота

.doc
Скачиваний:
61
Добавлен:
29.03.2016
Размер:
39.94 Кб
Скачать

График документооборота

График документооборота составляется для того, чтобы упорядочить движение документов и обеспечить своевременное получение бухгалтерской службой учреждения здравоохранения первичных документов, их учет и хранение. Следовательно, прежде всего в графике должны быть установлены сроки движения документов по основным этапам: создание (передача), проверка (обработка), хранение. График лучше оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике. С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов, в установленные сроки.

График документооборота может представлять собой схему или таблицу, одна из форм которых приведена в Положении о документах и документообороте. Преимущество схемы перед таблицей заключается в том, что в ней можно указать не только документы и ответственных за их составление лиц, но и движение документов как в целом по учреждению, так и по его отдельным структурным подразделениям. Однако составить график в виде схемы сложнее, чем в форме таблицы, поэтому бухгалтеру предстоит выбрать, какому варианту отдать предпочтение. Приведем пример графика документооборота отдельных документов учреждения в виде таблицы.

Наименование документа

Составление документа

Обработка документа

Передача в архив

Ответственное лицо

срок исполнения

Ответственное лицо

срок обработки

Ответственное лицо

срок передачи

Путевые листы

Секретарь

Ежедневно

Бухгалтер

Ежедневно

Бухгалтер

По истечении отчетного периода

Авансовые отчеты

Подотчетные лица

Не позднее трех рабочих дней

Бухгалтер

По представлению

Бухгалтер

По истечении отчетного периода

Кассовые документы

Бухгалтер- кассир

Ежедневно

Бухгалтер

Ежедневно

Бухгалтер

По истечении отчетного периода

График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Ознакомление с таким графиком работников учреждения осуществляется посредством доведения до них отдельных выписок, в которых перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности конкретного исполнителя, сроки их представления и подразделения медучреждения, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники. Контроль осуществляет главный бухгалтер, который для большей уверенности в том, что его не подведут, может предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников учреждения. Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому нужно принять меры по ограничению доступа к ним и защите их от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем их необходимо сдать в архив на хранение.

Хранение документов и учетных регистров

Действующее законодательство обязывает учреждения не только документально оформлять каждую хозяйственную операцию, но и обеспечивать сохранность соответствующих документов. Сроки устанавливаются по правилам организации архивного дела, но они не могут быть менее пяти лет. Данным сроком ограничивается хранение:

- квартальных бухгалтерских отчетов (балансы и отчеты, пояснительные записки);

- утвержденного учреждением Плана счетов;

- учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, разработанные таблицы, оборотные ведомости);

- первичных документов (кассовые, банковские документы, корешки трудовых книжек, ордера, табели, извещения банков, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.).

Указанный срок установлен в п. 4.1 Перечня типовых управленческих документов <9>. Такие документы составляются и обрабатываются при осуществлении деятельности организации или учреждения. Из Перечня можно узнать точные сроки хранения других используемых учреждением здравоохранения документов. Например, План счетов бухгалтерского учета, утвержденный учетной политикой, должен храниться не менее пяти лет после того года, в котором он использовался для составления бухгалтерской отчетности. Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, на год меньше срока хранения бухгалтерских документов и составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Указывать сроки хранения в отдельном распорядительном документе нет необходимости, так как они определены на законодательном уровне. В системе документооборота следует предусмотреть другие сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения, а также порядок их хранения.

--------------------------------

<9> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.

О системе документооборота, которая позволяет поставить на контроль движение первичных документов, можно говорить только тогда, когда разработаны и утверждены в приложении к учетной политике все ее элементы. Поэтому предприятиям нужно уделить внимание не только графику документооборота, но и контролю за его соблюдением, правильным составлением первичных документов, учетных регистров и внутренней бухгалтерской отчетности.