Документоведение_Лекции_1 семестр

Раздел 4. Классификация документов.

Лекция 5.

2. Классификация документов в организации (прикладная классификация).

Помимо научной классификации документов, необходимой для их изучения, классификацию документов проводят в учреждениях, организациях, предприятиях с целью их организации в делопроизводстве, быстрого и эффективного поиска.

Цель классификации документов в организации:

-систематизация информации

-быстрый поиск документов и информации

-разграничение функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей по обработке документов и информации

-повышение оперативности работы с документами

-повышение ответственности исполнителей

-создание ИПС документированной информации

-экономия трудозатрат на работу с документами.

Классификация документов в организации является основой построения информационно-поисковых систем (ИПС) документированной информации:

-при регистрации – для выделения регистрируемых массивов документов;

-при индексации – проставлении индексов (регистрационных номеров) на документах;

-при включении документов в информационно-поисковую систему;

-при поиске документов и информации.

Для этой цели разрабатываются различные классификационные схемы - классификаторы:

-классификатор наименований видов документов;

-классификатор корреспондентов;

-классификатор вопросов деятельности организации;

-классификатор структурных подразделений;

-классификатор резолюций;

-классификатор исполнителей;

-номенклатура дел

и др.

Классификатор наименований видов документов разрабатывается на основе всех документов организации как создаваемых, так и получаемых. При составлении классификатора необходимо использовать только те наименования видов документов, которые включены в Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД.

Классификатор наименований видов документов может стать основой для составлений в организации различных перечней документов:

-перечня регистрируемых документов, подлежащих контролю исполнения;

-перечня нерегистрируемой корреспонденции;

-перечня документов со сроками исполнения и др.

На основе классификатора видов документов рекомендуется составлять «Табель документов организации и ее структурных подразделений».

Вавтоматизированных ИПС классификатор видов документов используется при вводе информации о документе в базу данных и при его поиске (сопоставление поискового образа документа и запроса).

Классификатор корреспондентов разрабатывается на основе перечня названий учреждений, организаций, предприятий, с которыми данная организация связана в своей деятельности. Состав и объем классификатора корреспондентов зависит от принадлежности организации к определенной отрасли и уровня в системе управления, от вопросов основной деятельности, которые она решает в пределах своей компетенции.

Например, корреспондентами ОГВ будут высшие и центральные органы государственной власти и управления, подведомственные учреждения, организации, предприятия, органы МСУ.

Вклассификаторе указываются официальные наименования учреждений, организаций, предприятий в соответствии с их уставными документами и Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

Классификатор вопросов деятельности организации представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию организации и ее структурных подразделений. Классификатор разрабатывается на основе организационных и распорядительных документов, содержащих сведения о функциях, правах, обязанностях организации. Главная задача составителей классификатора – выявление всего круга вопросов деятельности организации и представление их в удобной для пользователя форме.

Классификатор структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания учреждений, организаций, предприятий. В отрасли может создаваться типовой классификатор структурных подразделений для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, высшие учебные заведения, научно-исследовательские институты и др.). Формулировки объектов в классификаторе структурных даются в соответствии с организационными документами.

Классификатор исполнителей представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов. Фамилии исполнителей перечисляются в последовательности указания их должностей в соответствии с организационными документами: структура и штатная численность, штатное расписание.

Основаниями классификации наряду с содержанием, функциями и значимостью документов служат структура организации или вопросы (функции) ее деятельности.

Взависимости от выбранной классификационной схемы классификаторы документов в организации бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые. В классификаторах документы систематизируются по рубрикам, подрубрикам и статьям.

Вклассификаторах структурного типа документы делятся в соответствии со структурными подразделениями организации, в рамках которых они образовались или отложились. Рубриками являются названия структурных подразделений, а статьями — наименования видов документов.

Если в организации нет четкой структуры, то может быть использован классификатор производственно-отраслевого типа. В таком классификаторе рубриками являются его функции: руководство, планирование, работа с персоналом, а статьями – наименования видов документов.

Классификаторы составляют на основе положений об учреждении и его структурных подразделениях и других организационных документов.

Пользуясь классификатором можно установить, какие документы создаются в учреждении для осуществления его функций.

Классификация является необходимым условием для проведения работ по унификации документов.

Унификация документов — это установление единого состава видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления и оформления.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела.

Дело — совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дело является первичным документальным комплексом.

Группировка исполненных документов в дела осуществляется на основе классификации документов по определенным признакам. Теорией и методикой архивоведение разработано 6 основных признаков классификации или группировки документов в дела:

1)номинальный ( по наименованию вида документов: приказы, протоколы, акты и др);

2)предметно-вопросный (по содержанию документов);

3)авторский (по принадлежности документов их автору: учреждению или должностному лицу);

4)корреспондентский (по наименованиям организаций, являющихся постоянными корреспондентами данной организации);

5)географический – предполагает объединение в одном комплексе документов нескольких корреспондентов, находящихся на определенной территории);

6)хронологический признак – по датам или за определенный хронологический промежуток (месяц, квартал, полугодие, год, несколько лет).

На практике формирование первичных комплексов документов осуществляется не по одному, а сразу по нескольким признакам. Это позволяет глубже раскрывать состав и содержание сгруппированных документов, более четко формулировать названия дел, облегчает поиск документированной информации.

Вторая ступень классификации документов в организации — составление номенклатуры дел. Номенклатура дел - обязательный классификатор, необходимый для систематизации документов, который должен быть в любой организации.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Разделами (рубриками) номенклатуры дел в организации являются наименования структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой. Глубина классификации документов в номенклатуре дел зависит от особенностей структуры организации. На последующих ступенях классификации (подрубриках) документы группируются в соответствии с их видами, значимостью, сроками хранения и другими признаками.

3.Индексация документов

Расположение документов (дел) в номенклатуре закрепляется посредством индексации – условного обозначения каждого дела. Индексы обозначаются арабскими цифрами.

Индекс дела или номер дела – цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, выносимое на его обложку.

Индекс дела состоит из номера структурного подразделения и порядкового номера дела в рамках этого подразделения. Таким образом, номенклатура дел позволяет осуществлять быстрый поиск документов в документальном фонде организации.

Индекс дела по классификатору - номенклатуре дел – входит в состав регистрационного индекса (номера) документа.

Регистрационный индекс документа или регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Например, регистрационный индекс (номер) входящего письма может состоять из порядкового номера поступивших писем в пределах календарного года, номера структурного подразделения, куда письмо будет направлено для исполнения и где потом будет подшито в дело, номера дела по номенклатуре дел. Регистрационный номер письма может быть дополнен закодированной информацией (индексами) из других классификаторов документированной информации в зависимости от потребностей ИПС организации: классификатора наименований видов документов; классификатора корреспондентов; классификатора вопросов деятельности организации; классификатора структурных подразделений; классификатора резолюций; классификатора исполнителей;

Регистрационный индекс документа может помочь установить его фальсификацию. Так в 1956 г. на Западе были опубликованы документы, содержащие данные о том, что И.В Сталин являлся агентом царской охранки. Однако при сопоставлении регистрационных номеров опубликованных документов и Красноярского жандармского управления с номерами других документов этого же управления за период пребывания И.В.Сталина в сибирской ссылке, сохранившихся в архиве, стало очевидным, что опубликованные документы – подделка.

Раздел 5. Способы и средства документирования информации

Лекция 6.

1. Понятие «документирование».

Процесс закрепления или фиксации информации на материальном носителе обозначается термином «документирование».

Всфере делопроизводства и архивного дела понятие «документирование» является нормированным и стандартизированным. ГОСТ Р 51141-98 дает следующее определение термину :

документирование – запись информации на материальных носителях по установленным правилам.

Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Правила документирования долгое время вырабатывались на основе практического опыта и традиции. Впоследствии правила документирования стали устанавливаться нормативными актами.

Документирование информации осуществляется в порядке, установленном законодательными актами, правовыми актами органов государственной власти, органов, отвечающих за стандартизацию документов, безопасность Российской .Федерации.

Впроцессе создания документа информация фиксируется на материальном носителе в знаковой форме. В процессе документирования происходит преобразование социальной информации в знаковую форму или кодирование информации.

Для кодирования информации используются различные коды: - алфавитный; - цифровой;

- алфавитно-цифровой; - рельефно-точечный и др.

Одним из основных свойств кола является его условность. Любой код представляет собой результат договоренности между людьми. Необходимым свойством кода является его понятность для всех участников коммуникации. В противном случае возникает коммуникационный барьер, который может быть преодолен с помощью переводчика или программнотехнических средств и др.

Выбор системы кодирования зависит от используемого материального носителя документированной информации и не зависит от свойств фиксируемой информации. Одна и та же информация может быть зафиксирована посредством самых разных кодов и знаковых систем.

Взависимости от выбора средств и технологий фиксации информации на материальном носителе различают способы документирования:

- текстовое ; - графическое:

- аудиовизуальное; - электронное

2. Текстовое документирование

Вначале была мысль. Способом запечатления мысли явилось слово. Однако слово как средство коммуникации ограничено во времени и пространстве. Поэтому как средство передачи информации возникает знак.

Изображение знака на любом материальном носителе (камне, дереве, коже) уже можно рассматривать как документ, документальное свидетельство, если знак сообщает нам социально-значимую информацию. Появление знака можно рассматривать как зарождение письменности.

Основным средством текстового документирования является письмо. Письмо как средство закрепления информации прошло несколько стадий развития в результате которых сменилось несколько типов письма:

1)пиктографическое;

2)идеографическое (логографическое);

3)слоговое (силлабическое);

4)буквенно-звуковое (алфавитное).

Пиктографическое письмо (картинно-синтетическое) является наиболее древним типом письма. Термин происходит латинского -pictus – писанный красками, рисованный и греческого – graphoпишу. Пиктография

– рисуночное, картинно-синтетическое письмо. Оно возникло из первобытной живописи эпохи палеолита. В результате постепенной схематизации и упрощения первобытной живописи появилась пиктография. Возникновение ее относится к эпохе неолита около 8-6 тыс. до н.э.

Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления информации. . Цель пиктографии - коммуникативная, т.е. передача сообщений для закрепления их во времени и пространстве. Она передает целые сообщения посредством рисунка – пиктограммы. Это были уже не только сцены охоты, но и военные сообщения, ритуальные символы, любовные письма.

Некоторые народы в течение длительного времени использовали пиктографическое письмо. Например, индейцы Северной Америки пользовались им до конца 19 в.

Особенность пиктографического письма заключается в его доступности, поскольку оно не связано с конкретным языком и может быть прочитано носителем любой языковой культуры

Язык рисунков нельзя читать. Информацию, записанную пиктограммой, можно лишь толковать, понимая общий смысл. Примеры использования пиктографического письма можно привести и из нашей повседневной жизни. Это различного рода эмблематика: товарные знаки фирм, знаки воинского отличия, изображения на гербах, геральдическая символика.

Пиктограммы соответствовали синтетическому способу познания людьми окружающей действительности. В процессе развития человечества приоритетным стал синтетический способ познания мира. Это отразилось и на графической форме отражения и представления информации

Развитие мышления и языка привело к разделению речи на отдельные элементы – слова.

Важнейшей социальной предпосылкой перехода от пиктографии к более развитому типу письма явилось зарождение частной собственности, учета материальных ценностей, а также фиксации их отчуждения и перераспределения. Пиктографическое письмо перестало удовлетворять возраставшие социальные потребности. На его основе возникло более совершенное идеографическое письмо.

Термин «идеографическое письмо» происходит от греческого – ideaпонятие и - grapho – пишу. С идеографического письма собственно и начинается отсчет письменности, характеризующейся постоянным составом знаков. С этого момента появляются и первые документы.

В идеографическом типе письма в виде отдельных знаков передаются целые слова по схеме: знак равен слову. Рисунки древних писцов постепенно упрощались и превратились в условные знаки – идеограммы, имеющие определенные начертания и передающие звуковую речь, а не образы.

Высшим этапом развития идеографии стало иероглифическое письмо, появление которого относится к 4 тыс. до н.э. в Древнем Египте и Двуречье.

Обнаруженные недавно во время археологических раскопок в Китае панцири черепах с изображенными на них знаками отодвигают границы появления иероглифического письма к приблизительно 7 тыс. лет до н.э. Традиции древнего иероглифического письма сохранились в Китае до сих пор.

Идеограммы широко используются в настоящее время. Например, знаки денежных единиц: доллар. Достоинством идеографического письма является его большая емкость (компактность), так как знак - это целое слово. Недостаток - в трудности передачи абстрактных понятий и имен собственных.

Третьей стадией в развитии письма стало слоговое или силлабическое письмо. Термин происходит от греческого слова sullabe – слог. Появление о силлабического письма относится ко 2-1 тыс. до н.э. В этой системе письма каждый графический знак равен слогу. Древнейшими слоговыми системами являются шумерская, критская письменность, письменность майя, более поздними – японская слоговая азбука и корейское письмо. В настоящее время силлабические система письма распространены в Индии и ЮгоВосточной Азии.

Из слогового письма во 2 тыс. до н.э. возникло буквенно-звуковое (алфавитное письмо) письмо. В этой системе письма каждый графический знак обозначает отдельный звук – фонему. Поэтому буквенно-звуковое письмо еще называют фонемографическим.

Родоначальником всех систем алфавитного письма стало финикийское письмо. Будучи активными мореплавателями финикийцы быстро распространили свой алфавит среди многих народов Средиземноморья.

От финикийцев алфавит заимствовали греки. Греческий классический алфавит возник к 403 г. до н.э.

На основе греческого алфавита возникло латинское письмо., послужившее в свою очередь основой для большинства алфавитов западноевропейских народов. В настоящее время алфавитами на основе латинского письма пользуется более 1/3 населения планеты.

Вскорописной форме финикийский алфавит получил распространение в странах Ближнего и Среднего Востока, положив начало восточным алфавитам.

Славянское письмо прошло в своем развитии следующие этапы:

- знаковое письмо периода формирования у славян племенного строя; - глаголическое письмо, заимствованное у греков; - кириллическое письмо с 9 в. – до наших дней.

Греческий алфавит лег в основу славянской азбуки. Ее создание во второй половине 9 в. связано с именами православных просветителей Кирилла и Мефодия.

Древнеславянское письмо имело две графические разновидности: глаголицу и кириллицу. Глаголица считалась основным алфавитом, а кириллица – вспомогательным средством греческой транскрипции глаголицы. Однако впоследствии кириллица из вспомогательного средства превратилась в основное и вытеснила глаголицу.

Русское кириллическое письмо прошло несколько форм развития письменной графики.

Древнейшим первоначальным типом почерка был устав, при котором каждый буквенный знак как бы рисовался, буквы имели четкие квадратные архитектурно-геометрические формы, писались перпендикулярно строке.

В14 в. возникает новая форма письма полуустав. В полууставе много сокращений, выносных букв. Появление полуустава – результат стремления ускорить процесс написания документов.

На смену полууставу приходит скоропись, для которой характерно совмещенное изображение соседних букв и пропуски гласных.

С начала 18 в. стихийный процесс развития русской письменности прекращается, и дальнейшее ее развитие осуществляется в законодательном порядке.

Врезультате первой государственной орфографической реформы 1707-1710 г.г. из русского алфавита были исключены буквы, заимствованные из греческого алфавита и ненужные при передаче славянской речи: «пси», «кси», «омега» и др.

Введение нового гражданского алфавита сопровождалось переходом от скорописи к гражданскому шрифту. Процесс этот был постепенным, затянувшимся на целое столетие. Документы 18в. являются образцом переходной форма письменности от скорописи к гражданскому шрифту.

Следующая орфографическая реформа русского языка была проведена в 1917-1918 гг. Было введено новое правописание и орфография, исключены буквы - «i» и «фита» и др. и русское письмо приняло тот современный вид, которым мы пользуемся в настоящее время.

Самыми ранними границами возникновения тюркской письменности сегодня принято считать 7-9 в.в. К этому времени относятся памятники древнего тюркского рунического письма. Такими памятниками являются каменные таблички, обнаруженные в конце 19 в. в долинах рек Орхон и Енисей.

В19 в. Волжская Булгария принимает ислам и вместе с ним арабскую письменность. Впоследствии арабское письмо перешло вместе с исламом в Золотую Орду и сохранилось в Казанском Ханстве. Арабское письмо просуществовало в качестве национальной татарской письменности до 1927 г.

В1920 начале 1930 гг. в СССР в ожидании мировой революции разрабатывались проекты перевода языков народов страны на латинскую основу. Учеными было сконструировано около 70 алфавитов, в том числе и русская латиница.

В1927 г. начался процесс по переводу татарской письменности с арабской на латинскую графику. Новый татарский алфавит «Яналиф» просуществовал 10 лет, и в 1939 г. был заменен кириллическим письмом. Сегодня мы наблюдаем обратный процесс.

Внастоящее время письмом на кириллической основе, пользуются народы, говорящие более чем на 50 языках.

Написанные от руки письменные документы называют рукопись или рукописный документ.

Рукописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки.

Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

С изобретением пишущей машины появляется машинопись как текстовое документирование. Промышленное изготовление пишущих машин начинается со второй половины 19в.

Машинопись быстро вытеснила ручные способы документирования при окончательном оформлении и копировании документов.

Машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

Однако и в настоящее время ручное текстовое документирование остается распространенным способом первоначального составления документа: проекта или черновика.

Человек говорит в 5-6 раз быстрее, чем пишет. Существуют различные управленческие ситуации, когда надо зафиксировать речь говорящего полностью. Ускорение записи речи привело к упрощению письма и появлению стенографии.

Стенография – скоростное письмо с помощью особых кратких знаков. Стенография была известна еще в Древней Греции и Древнем Риме в 1 в. до н.э.

Скорость стенографической записи доходит до 120 и более слов в минуту. Документ, который получается в результате стенографирования называется стенограмма.