Тема 3.9. Организация производственногоучета при тэа

Вопросы темы:

1. Виды, цели и задачи производственногоучета

2. Источники и носители информации

3. Документооборот, планированеи и учет в системах поддержания работоспособности

3.9.1. Виды, цели и задачи производственногоучета

На предприятиях автомобильного транспорта организуются следующие виды производственного учета:

• учет параметров оценки работоспособности автомобилей (прицепов) и экономии эксплуатационных ресурсов;

• учет производственных запасов и расходов материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП);

• учет общепроизводственных расходов.

Современный производственный учет на предприятиях автомобильного транспорта является системой, объединяющей в единое целое организационные, правовые, технологические и технические составляющие. Как любая система, производственный учет имеет цели, задачи и состоит из множества взаимосвязанных элементов. Главными из которых являются:

• источники информации о состоянии объекта учета;

• носители информации и документооборот;

• нормативная база;

• технология учета;

• персонал;

• программно-технические средства автоматизации производственного учета.

Организация производственного учета имеет целью обеспечение получения управляющими органами (руководством) предприятия своевременной и достоверной информации о состоянии объектов учета, для принятия обоснованных и эффективных решений в области управления производством ТО и ремонта автомобилей и ресурсосбережением.

Таблица 1

Примеры объектов производственногоучета

Для достижения поставленной цели в автотранспортных предприятиях решают организационные, технологические, технические и правовые задачи. К организационным задачам относятся:

- выбор объектов учета;

- подбор персонала и распределение прав и обязанностей;

- выделение средств на создание и эксплуатацию системы производственного учета

К технологическим задачам следует отнести:

• выбор учетных показателей для оценки производственно-хозяйственной деятельности;

• организация получения информации о состоянии объектов учета и управления, а также построение рационального документооборота;

• организация своевременной обработки учетной информации и составление отчетной документации для органов управления (руководства).

К техническим задачам относятся:

—выбор и приобретение технических средств механизации и автоматизации производственного учета, оргтехники, а также пакетов прикладных программ.

Блок правовых задач включает:

• разработку и утверждение нормативно-правовых документов, касающихся внутренней регламентации производственно-хозяйственной деятельности;

• ввод в действие и контроль за использованием нормативно-правовых документов государственного, регионального, муниципального уровней.

Комплексное решение перечисленных задач позволяет независимо от размеров предприятия и его коммерческой направленности создать необходимую базу для эффективного управление производством ТО и ремонта автомобилей и ресурсосбережением.

3.9.2. Источники и носители информации

Источники информации

Как уже отмечалось, производственный учет относится к разряду оперативного и является одним из звеньев оперативного управления производством технического обслуживания и ремонта автомобилей.

Источниками информации являются выполняемые и регистрируемые технологические операции:

• контроля технического состояния подвижного состава;

• разбора и выявления причин появления технических неисправностей автомобилей (прицепов);

• производства технического обслуживания и ремонта подвижного состава;

• прихода, перемещения материальных ценностей на складах предприятия и расхода их на производственные посты и участки, а также непосредственно на автомоби­ли (прицепы);

• обеспечения подразделений ИТС энергоресурсами и водой.

На предприятиях автомобильного транспорта независимо от мощности и формы собственности в соответствии с поставленными целями управления, целесообразно использовать в качестве объектов производственного учета объекты перечисленные в таблице 1, с указанными источниками информации о их состоянии.

При постановки задачи эффективного управления и максимального ресурсосбережения руководителю (главе фирмы) потребуется организация учета, охватывающая регистрацию всех производственно-хозяйственных операций и следовательно источников информации будет использовано максимальное количество.

Информация о состоянии объекта учета сама по себе не материальна. Поэтому регистрировать ее можно только путем записи на какие-либо материальные носители. В настоящее время в производственном учете предприятий используется достаточно широкий спектр средств регистрации, хранения и накопления данных.

Рис.1. Источники и носители информации о деятельности АТП

Конкретный выбор материальных носителей зависит от принятой и используемой системы производственного учета.

В традиционной «ручной» системе используются широко распространенные носители информации в виде: бумажных бланков—документов, карт, журналов, схем и др. бумажных носителей.

Выбор объектов и технологий производственного учета не регламентируются правовыми документами государственных учреждений РФ.

3.9.3. Документооборот, планированеи и учет в системах поддержания работоспособности

Персоналу технической службы в ходе производственного процесса приходится решать комплекс взаимосвязанных задач (рис. 17.4).

Документооборот только технической службы АТП включает более 120 документов. Из общего количества документов доля первичных составляет 21% (технические паспорта, путевые листы, ремонтные листы, требования на запасные части и т.д.). Доля документов с НСИ составляет 6% (маршруты и режимы работы, нормы расхода топлива, ресурс шин, периодичности и трудоемкости ТО и пр.).

Рис.4 Перечень типовых задач, решаемых персоналом автотранспортных предприятий

Рис.5. Месячные объемы (I) и дублирование (II) информации на пассажирских АТП (300 автомобилей)

1 - обработка путевых листов, 2 - учет топлива, 3 - запчастей, 4 - ТО и ремонта, 5 - шин, 6 - подвижного состава

Больше всего - вторичных документов (73%): это различные отчетные формы (справки, сводки, ведомости, картотеки, журналы и т.д.).

Общий объем информации, обрабатываемой в АТП в течение месяца, составляет порядка 50 кб на один автомобиль. Доля НСИ в этом объеме составляет 3%, больше половины объема обрабатываемой информации (55%) содержится в первичных документах, вторичные формы содержат примерно 42% данных.

С большинством первичных документов работает несколько подразделений предприятия. Например, требования на запасные части "двигаются по маршруту": автоколонна → ЦУП → склад → бухгалтерия, при этом каждое подраз­деление вносит в них свою информацию, которая однако, не повторяет уже имею­щуюся.

Содержание вторичных документов частично или полностью дублирует информацию первичных. Например, при выдаче запасных частей в картотеку складского учета переносятся сведения из требования, при получении запасных частей - из накладной. При обработке путевых листов формируется множество сводок, справок и отчетов, при этом выполняется сортировка и разноска содержащихся в них сведений (по маркам, автомобилям, автоколоннам, водителям и т.д.). Анализ документооборота показал, что содержание 77% вторичных документов состоит только из дублированной информации, а в 23% выходных форм частично повторяются сведения первичных документов, что является одной из предпосылок автоматизации систем управления.

При реализации на АТП информационных систем необходимо в первую очередь совершенствовать и упрощать документооборот. Требуется сохранить минимальный набор нормативно-справочных и первичных документов, подлежащих вводу в ЭВМ; процессы хранения, поиска, передачи и формирования вторичных документов необходимо полностью автоматизировать, что избавит персонал от рутинной работы.

В настоящее время нет единых требований к составу и формам документов, однако их можно разделить (по типу хранимой в них информации) на три вида: нормативные, первичные и вторичные. Нормативными являются те документы, сведения в которых в течение некоторого периода остаются неизменными (периодичности ТО, нормы расхода топлива, складские номера деталей и т.п.).

К первичным относятся те документы, в которых фиксируется информация о ходе текущей производственной деятельности (путевые листы, требования на ремонт и на получение запасных частей и т.д.).

Рис.4. Изменение схемы формирования документов при использовании информационных технологий

В них могут содержаться данные из нормативно-справочной документации. Ко вторичным относятся документы, содержащие результаты выборки и группировки данных из первичных документов (сведения о расходе запасных частей, ведомость премирования за экономию топлива, сводки о простоях автомобилей в ремонте и т.д.), нормативно-справочную и другую информацию.

Поэтому при определении документооборота и подборе макетов бланков — документов исходят из следующих положений:

1. Технический учет, который включает объекты:

• техническая эксплуатация автомобилей в период транспортной работы;

• технические осмотры;

• производство технических обслуживании и ремонтов подвижного состава организуется на использовании бланков-документов разработанных в АТП и утвержден­ных руководителем предприятия или вышестоящей орга­низацией, субъектом которой является АТП.

2. Документооборот учета производственных затрат создается на применении бланков-документов, созданных в смежных отраслевых или региональных производ­ственных системах (например: «Мосэнерго», «Мосводо-канал», «Газпром» и др.), а также на части документов, разработанных и утвержденных предприятием.

3. Материальный учет основой которого является аналитическая часть бухгалтерского учета, организуется на положениях и правилах разработанных и утвержденных Министерством финансов РФ или Госкомстатом РФ.

Поэтому в качестве документов материального учета используют в АТП образцы бланков-документов с грифом вышеупомянутых государственных органов.

В механизированной и автоматизированной системах учета помимо бумажных носителей используют специальные машинные носители информации — перфоленты, магнитные ленты, магнитные диски, дискеты, магнитные карты, носители с штрихкодами и т.д.

В последнее время для организации оперативного учета все больше и больше используют относительно дешевые, но достаточно эффективные носители информации, основанные на записи и считывании информации с документа, имеющего магнитную дорожку с штрихкодом или другой информацией, необходимой для автоматизированной регистрации, архивирования, суммирования и поиска.

В технологии учета технических осмотров, технических обслуживании и ремонтов подвижного состава как правило используются носители информации (документы), макеты которых разрабатываются и рекомендуются для использования в АТП вышестоящими организациями, если таковые есть, или проектными кампаниями, ориентированными на автомобильный транспорт. В частности для этих целей ходимые для организации материального учета утверждаются Министерств финансов Российской Федерации.

Перечисленные выше машинные носители информации содержат реквизиты (данные), характеризующие объект учета и его состояние, аналогичные типовым бумажным документам технического, производственного и материального учета. По­рядок получения данных их регистрации и правила расчетов не зависят от используемых форм носителей информации.

Носители информации, перемещаясь по технологической цепочке учета из производственных подразделений в подразделения управления, передают информацию о состоянии объекта учета. Организация такого движения носителей образует документооборот, т.е. последовательность прохождения документами системы управления по исполнителям (подразделениям) от момента их составления до передачи на хранение. Система документооборота должна обеспечить рациональные маршруты прохождения информации, удобное и быстрое представление и использование ее для целей управления. Действующая в автотранспортных предприятиях система документооборота требует повседневного анализа и постоянного совершенствования. Для этих целей рекомендуется использовать графический метод.

На пути прохождения документа по операциям технологического процесса переработки информации можно выделить три стадии: движение документа в процессе регистрации данных, движение в процессе обработки данных и движение после обработки.

Процесс регистрации данных сложен и многообразен. Его сложность заключается в том, что приходится заполнять большое количество самых разнообразных реквизитов, используя многочисленные источники. В оформлении документов участвуют многие работники: диспетчеры, водители, мастера, ремонтные рабочие, начальники колонн, кладовщики, бухгалтеры, экономисты и др. Разные реквизиты записываются разными лицами на различных рабочих местах. Все это сказывается на длительности этой стадии, а следовательно, и всего документооборота.

Длительность второго этапа зависит от принятой технологии обработки данных.

На практике используется «ручная», механизированная и автоматизированная технологии. Наиболее трудоемкая и продолжительная «ручная» — рутинная технология обработки. Автоматизированная технология позволяет вести учет в реальном масштабе времени. Продолжительность третьего этапа зависит от действующей системы управления. При оперативном методе управления скорость принятия решения на осно­ве результатов обработки документов будет максимальной.

При традиционной «ручной» технологии учета информации об объекте перемещается непосредственно с носителем (документом). В автоматизированных системах информация может передаваться (перемещаться) несколькими способами:

• регистрация параметров учета в месте контроля, запись на магнитный носитель и перемещение носителя в орган управления или учета с последующим переносом инфор­мации с машинного носителя в базу данных компьютера;

• регистрация параметров учета, запись их в базу данных персонального компьютера, находящегося в месте контроля, передача по каналам связи вычислительной сети в базу данных компьютера подразделения управления или учета;

• комбинированный с использованием бумажных документов и компьютеров в подразделениях управления или учета.

Независимо от способов перемещения носителей и передачи информации об объекте учета можно построить типовую схему документооборота в автотранспортном предприятии.

На рис. 4 представлена типовая схема документооборота в АТП

Приведенная схема отражает информационные потоки и взаимодействие трех блоков производственного учета: технического, материальног и производственных затрат. Типовая схема является основой для организации документооборота конкретного предприятия. Изменения и дополнения в типовой схеме вносятся руководством предприятия, исходя из задач управления производством и ресурсосбережением.

Контрольные вопросы темы:

1.Перечислите виды производственного учета на АТП.

2.Из каких составляющих состоит система производственного учета АТП?

3.Приведите примеры объектов производственного учета.

4. Какие задачи производственного учета относятся к технологическим, техническим, правовым?

5.Перечислите источники информации производственного учета.

6. Приведите пример источников и носителей информации о деятельности АТП.

7. Какие документы относятся к первичным?

8. Какие документы относятся ко вторичным?

9. Какие типовые задачи решает персонал АТП?

10.Какие положения учитываются при определении документооборота?

11.Объясните схему документооборота на АТП