44. Организация и значение документационного обеспечения дипломатической службы. Требования к дипломатическим документам.

Существует специальная система документационного обеспечения дипломатической службы – делопроизводство (в нем много разделов: -внутр переписка,-с МИДами и дипломатическими представительствами,…).

Составление дипломатических документов – инструмент дипломатии и одно из важнейших направлений работы МИДов. ФЗ «О стандартизации» (реестр основных требований к официальным документам). Контроль за соблюдением установившейся практики переписки, как правило, возлагается на протокольную службу (ДГП МИД РФ).

Нарушение традиционных норм и правил дипломатической переписки со стороны иностранных государств м.б. воспринято как попытка нанести ущерб достоинству страны.

Составление и оформление дипломатических документов:герб,код документа(для тех, что есть в гос реестре),реквизиты(отражают принадлежность ведомству),организация,департамент,адрес,памятки(«лично в руки» и т.д.),место составления,дата,грифы(«сов.секретно/особой важности», «сов.секретно», «секретно», «для служебного пользования»),отметки контроля,наличие приложений. Также надо упомянуть про формуляр-схемы, бланки, учет гербовых бланков.

Требования:

• Достоверность. Не допускается неточность, искажение фактов. Это делает документ уязвимым, так как под сомнение будет поставлено его содержание. Последующие поправки и уточнения уже не могут помочь.

• Целенаправленность. Большое значение имеет правильный выбор вида документа – он должен соответствовать данному конкретному случаю. На вербальную ноту принято отвечать вербальной нотой, а на личное письмо – личным письмом.

• Аргументированность.

• Своевременность. Дипломатический документ требует ответа. Его отсутствие будет воспринято как ответ определенного негативного характера.

• Доступность. Документ с наибольшей полнотой и в кратчайшие сроки д.б. понятен соответствующему лицу.

• Язык дипломатических документов прост, лаконичен, редко используются сравнения и эпитеты. Слова д.б. абсолютно аутентичными вкладываемому в них понятию (без двусмысленностей).

• Дипломатический документ должен иметь безупречный внешний вид. Печать внизу документа, при скреплении нот гербовой печатью герб должен занимать вертикальное положение и т.д.

• Любой документ начинается с обращения (точный титул и фамилия лица, которому адресуется данный документ). То и другое должно соответствовать записям в официальных документах, исходящих из учреждений, в которых работают эти лица.

МИД ведет дипломатическую переписку на языке своей страны. Однако к официальному тексту м.б. приложен перевод на иностранный язык для того, чтобы как можно быстрее довести до адресата содержание документа и предотвратить возможные неточности при переводе документа адресатом.

Посольства могут вести переписку с МИДом на языке своей страны. Но нередко они ведут переписку на языке страны пребывания или прилагают к оригиналам переводы документов на этот язык.

Дипломатические документы, как правило, должны вручаться лично адресату или направляться с курьером и сдаваться специальному уполномоченному лицу под расписку.

Как бы ни были важны форма и атрибуты вежливости в дипломатическом документе, приоритет все же следует отдавать содержанию, ясности изложения, логичности мысли, доказательности фактов, учету особенностей адресата и возможной реакции с его стороны.