6.2.2. Моделирование бизнес-процессов

С помощью моделирования различных областей деятельности органи­зации можно достаточно эффективно анализировать узкие места в управ­лении и оптимизировать общую схему бизнеса.

Для решения подобных задач моделирования сложных систем сущест­вуют хорошо проверенные методологии и стандарты. К таким стандартам относятся методологии семейства IDEF. С их помощью можно эффек­тивно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяются самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными.

В настоящий момент к семейству IDEF можно отнести следующие стандарты:

IDEF0 — методология функционального моделирования. С помощью на­глядного графического языка IDEF0 изучаемая система предстает перед раз­работчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функ­циональных блоков — в терминах IDEF0). Как правило, моделирование сред­ствами IDEF0 является первым этапом изучения любой системы;

IDEF1 — методология моделирования информационных потоков внутри системы, позволяющая отображать и анализировать их структуру и взаи­мосвязи;

IDEF1X (IDEF1 Extended) — методология построения реляционных структур. IDEF1X относится к типу методологий "Сущность-взаимосвязь" (ER — Entity-Relationship) и, как правило, используется для моделирования реляционных баз данных, имеющих отношение к рассматриваемой системе;

IDEF2 — методология динамического моделирования развития систем. В связи с весьма серьезными сложностями анализа динамических систем от этого стандарта практически отказались, и его развитие приостановилось на самом начальном этапе. Однако в настоящее время имеются алгоритмы и их компьютерные реализации, позволяющие превращать набор статических

диаграмм IDEFO в динамические модели, построенные на базе "раскрашенных сетей Петри" (CPN - Color Petri Nets);

IDEF3 — методология документирования процессов, происходящих в сис­теме, которая используется, например, при исследовании технологических процессов на предприятиях. С помощью IDEF3 описываются сценарий и пос­ледовательность операций для каждого процесса. IDEF3 имеет прямую взаи­мосвязь с методологией IDEFO — каждая функция (функциональный блок) может быть представлена в виде отдельного процесса средствами IDEF3;

IDEF4 — методология построения объектно-ориентированных систем. Средства IDEF4 позволяют наглядно отображать структуру объектов и за­ложенные принципы их взаимодействия, тем самым дают возможность ана­лизировать и оптимизировать сложные объектно-ориентированные системы;

IDEF5 — методология онтологического исследования сложных систем. С помощью методологии IDEF5 онтология системы может быть описана при помощи определенного словаря терминов и правил, на основании которых могут быть сформированы достоверные утверждения о состоянии рассмат­риваемой системы в некоторый момент времени. На основе этих утвержде­ний формируются выводы о дальнейшем развитии системы и производится ее оптимизация.

IDEFO как стандарт был разработан в 1981 г. в рамках обширной про­граммы автоматизации промышленных предприятий, которая имела обозна­чение ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing) и была предложена департаментом Военно-Воздушных Сил США. Собственно семейство стан­дартов IDEF получило обозначение от названия этой программы (IDEF=ICAM DEFinition). В процессе практической реализации программы ICAM ее участники столкнулись с необходимостью разработки новых мето­дов анализа процессов взаимодействия в промышленных системах. При этом, кроме усовершенствованного набора функций для описания бизнес-процессов, одним из требований к новому стандарту было наличие эффективной мето­дологии взаимодействия в рамках "аналитик-специалист". Другими словами, новый метод должен был обеспечить групповую работу над созданием модели с непосредственным участием всех аналитиков и специалистов, занятых в рамках проекта.

Стандарты IDEFO являются основополагающими в семействе стан­дартов и базируются на правилах графического представления бизнес-про­цессов в виде функциональных блоков с входящими и выходящими стрелками.

Функциональный блок изображается в виде прямоугольника (рис. 6.2.1) и представляет некоторую конкретную функцию в рамках рассматривае­мой системы. По требованиям стандарта название каждого функциональ­ного блока должно быть сформулировано в глагольном наклонении (на­пример, "производить услуги", а не "производство услуг").

Каждая из четырех сторон функционального блока имеет определенное значение (роль), при этом:

• верхняя сторона имеет значение "управление";

• левая сторона — "вход";

• правая сторона — "выход";

• нижняя сторона — "механизм".

Каждый функциональный блок в рамках единой рассматриваемой системы должен иметь уникальный идентификационный номер.

Функциональные блоки соединяются линиями, стрелками, отражающи­ми связи между ними.

Одним из основных понятий стандарта IDEFO является декомпозиция. Принцип декомпозиции применяется при разбиении сложного процесса на составляющие его функции. При этом уровень детализации процесса определяется непосредственно разработчиком модели. Декомпозиция по­зволяет постепенно и структурированно представлять модель системы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой.

Модель IDEFO всегда начинается с представления организации (бизне­са) как единого целого — одного функционального блока с интерфейсны­ми линиями, выходящими за пределы рассматриваемой области. Такая диаграмма с одним функциональным блоком называется контекстной диаграммой и обозначается идентификатором "А-0".

В пояснительном тексте к контекстной диаграмме должна быть указана цель построения диаграммы в виде краткого описания.

В процессе декомпозиции функциональный блок, который в контекст­ной диаграмме отображает систему как единое целое, детализируется на другой диаграмме. Полученная диаграмма второго уровня содержит функ­циональные блоки, отображающие главные подфункции функционального блока контекстной диаграммы, и называется дочерней по отношению к нему (каждый из функциональных блоков, принадлежащих дочерней диаграмме, называется соответственно дочерним блоком). В свою очередь функциональный блок-предок называется родительским блоком по отно­шению к дочерней диаграмме, а диаграмма, к которой он принадлежит, — родительской диаграммой. Каждая из подфункций дочерней диаграммы может быть далее детализирована путем аналогичной декомпозиции соот­ветствующего ей функционального блока.

При проведении сложных проектов обследования предприятий разра­ботка моделей в стандарте IDEFO позволяет наглядно и эффективно отобразить весь механизм деятельности организации в нужном разрезе.

Конечным этапом моделирования бизнес-процессов является формиро­вание отдельных "рабочих мест", которые в дальнейшем формируют организационно-штатную структуру организации.

Пример. Рассмотрим процесс моделирования на конкретном примере торговой фирмы [5].

'Аггю&аъ (.ф&гт&яжхлзЛ диаграмма на que. 6.2.2 отражает цель модели бизнес-системы. Главная функция компании — "обеспечить клиента необходимым това­ром" .

Логично предположить, что на входе блоки АО должен быть "неотоваренный кли­ент", а на выходе — "отоваренный клиент".

Исполнительным механизмом реализации функции является весь персонал (все структурные единицы) фирмы, а управляет процессом ряд ограничений: заказы и спрос, деньги (их наличие) и бюджет (как инструмент распределения ресурсов).

Далее имеет место декомпозиция по функциональному признаку (рис. 6.2.3). Для обеспечения клиента необходимым товаром должны быть выполнены следующие усло­вия:

• этот товар должен быть в наличии (блок А1);

• товар должен быть обработан (хранение, погрузка-разгрузка, сортировка — блок А2);

• должна быть обеспечена система реализации товара клиенту (блок A3).

На рис 6.2.3 входной ресурс "деньги" (СЗ) преобразуется в блоке А1 "обеспечить наличие товара" в "закупленный товар" под действием управления "заказов и спро­са" (С1), "бюджета закупок" (С2) блока АО с помощью исполнительного механизма "персонал фирмы" (Ml).

Далее закупленный товар необходимо обработать и подготовить к продаже (блок А2 "обработать товар"). Управляют этим процессом "бюджет обработки товара" и "инструкции, правила доставки и обработки", а выполняет соответствующий пер­сонал фирмы.

Конечным процессом (и главным, с точки зрения потребителя) является непосред­ственно "реализация товара" (блок A3), на выполнение которого влияют бюджет продаж, правила, инструкции для торгового персонала.

По аналогии с предыдущей (родительской) диаграммой следующим шагом модели­рования является декомпозиция блока А1.

Для того чтобы обеспечить наличие требуемого товара, необходимо:

• сформировать план закупок (блок АН);

• определить поставщика (блок 12);

• произвести закупку (блок 13).

Указанные процедуры изображены на диаграммах на рис. 6.2.4-6.2.6.

Таким образом, результатом моделирования является упорядоченный набор диа­грамм (см. рис. 6.2.2-6.2.6.) с нумерацией блоков, соответствующей уровню их ие­рархии, что позволяет получить целостную функционально-структурную модель фирмы, где функциональная модель — это иерархия блоков (функций или процессов), связанных потоками данных, а структурная — совокупность оргструктурных еди­ниц (исполнительных механизмов).

Уровень детализации диаграмм соответствует поставленной цели, т.е. можно четко определить и разграничить функции между структурными звеньями компании.

Подводя итог, можно отметить, что функционально-структурная модель фирмы является очень эффективным инструментом для решения задач реструктуризации, а также следующих практических задач менеджмента:

• разработка организационной структуры фирмы с четким распределе­нием функций между структурными единицами, исключающим дублиро­вание одних и тех же функций различными исполнителями и "зависание" других функций, которые не имеют конкретного исполнителя;

• построение детального "дерева функций" организации для проведе­ния функционально-стоимостного анализа (ФСА) с целью оптимизации затрат на функционирование компании (см. 6.2.3);

• проектирование системы внешнего и внутреннего документооборота рирмы;

• разработка взаимоувязанной и непротиворечивой внутрифирменной юрмативной базы (положения, порядки, инструкции и т.д.);

• оптимизация бизнес-процессов по различным критериям и т.д.