КОММЕРЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ учебник

60

2.2.1.Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками

2.2.2.Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал.

2.2.3.Отправка запроса на материал

2.2.4.Регистрация отправки запроса возможным поставщикам

2.3.Выбор поставщиков

2.3.1.Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков.

2.3.2.Согласование полученных предложений.

2.3.3.Регистрация получения предложений.

2.3.4.Выбор наиболее подходящих поставщиков.

3.Обработка заказов

3.1.Оформление и отправка заказа

3.1.1.Подготовка заказа.

3.1.2.Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком.

3.1.3.Оформление или продление договора с Поставщиком.

3.1.4.Оформление заказа

3.1.5.Отправка заказа выбранному Поставщику

3.1.6.Регистрация отправки заказа

3.2.Выполнение обязательств по оплате заказа

3.2.1.Получение инвойса в соответствии с заказом

3.2.2.Согласование полученного инвойса

3.2.3.Выполнение обязательств по оплате заказа

3.2.4.Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате

3.2.5.Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке

4.Контроль выполнения условий договора

4.1.Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки

4.2.Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки

5.Поступление материала

5.1.Организация приѐма груза в установленном месте.

5.2.Сопоставление характеристик и качества полученного материала с заявленными Поставщиком.

5.3.Выставление претензий по отступлениям от условий договора

6.Оприходование материала

7.Контроль счетов

8.Приложения

8.1.Типовой контракт купли - продажи

8.2.Типовой контракт купли-продажи партии продукции

8.3.Типовой контракт многократной купли-продажи продукции

59

61

Рис. 4.1. Бизнес-процесс закупок

62

4.4. Выбор и оценка поставщиков

То, как покупатели выбирают и оценивают поставщиков, зависит от ситуации и стоимости закупок. Отдел закупок может даже оценивать фирму поставщика по ее положению в отрасли, прогрессивности, заинтересованности в получении заказа и готовности сотрудничать.

Поставщики являются субъектами общей системы создания товара (ценности) предприятия, что обусловливает сложный, многофакторный характер задачи анализа, оценки и выбора поставщиков МТР предприятиями. Тем более, что в настоящее время ресурсы имеют мультиатрибутивный характер, то есть:

а) их выбор определяется возможностями удовлетворить определенные потребности;

б) одни и те же ресурсы могут удовлетворить разные потребности; в) одни и те же потребности могут быть удовлетворены разными

ресурсами.

Основные группы системы факторов, характеризующих поставщика и определяющих решения его выбора:

1. Параметры и условия поставки материально-технических ресурсов:функциональные характеристики ресурсов, которые

описывают производственно-технологические возможности и особенности ресурсов: производительность, экономичность, уровень качества, степень применяемости, степень развитости, эргономичность, экологичность, срок службы и др.;

ценовая оценка ресурсов: цена, издержки доставки, условия платежа, условия кредита, льготы и привилегии и др.;

организационные условия поставки и использования: наличие, уровень и содержание пред- и послепродажного обслуживания, условия и надежность поставок, номенклатура ресурсов поставок и др.

2.Хозяйственные связи и деловые отношения с поставщиком, которые характеризуют экономические, организационно-правовые и этические взаимоотношения контрагентов в процессе приобретения МТР производственным предприятием.

3.Интегральный потенциал поставщика, отражающий систему его возможностей: технических, технологических, пространственноорганизационных, кадровых, финансовых, информационных, коммуникационных, организационно-управленческих, организационнохозяйственных и деловых. Интегральная оценка требует системного представления, анализа факторов в их взаимосвязи и взаимовлиянии.

В практической деятельности ограничиваются следующей совокупностью факторов, влияющих на выбор поставщика:

общая репутация поставщика;

условия платежа;

63

гибкость поставщика к потребностям заказчика;

характеристика связей с другими заказчиками;

предлагаемые технические услуги;

удобство заказа;

надежность ресурсов;

цена;

техническая спецификация ресурса;

простота функционирования и использования;

предпочтения основного пользователя ресурса;

обучение, предлагаемое поставщиком;

дисциплина поставок.

Для оценки поставщиков можно использовать целый ряд методов и инструментов, а также различные их комбинации. Оценка поставщиков не завершается закупкой, ведь определить, каковы реальные возможности поставщика, позволяет анализ его способности эффективно и последовательно работать с клиентом в течение определенного времени. «Послужной список» поставщика и является решающим фактором при определении того, продолжит ли закупщик сотрудничать с ним. Оценивая производительность поставщиков, компании-клиенты руководствуются как объективными, так и субъективными критериями. Однако, как правило, они учитывают четыре основных момента: качество, обслуживание, доставку и цену.

Наиболее распространенными являются следующие методы оценки поставщик:

1.Метод оценки по мнениям. Оценка, полученная этим способом, будет самой неточной, т.к. ее ставят, основываясь на опыте и мнении пользователей продукта, и она скорее субъективна, чем объективна. Сотрудники отдела закупок составляют список значимых факторов производительности, а пользователи просто дают этим факторам оценку – положительную, отрицательную или нейтральную. Полученные рейтинги обсуждают на регулярных (как правило, ежемесячных) совещаниях и сообщают поставщикам.

Использование оценки поставщиков позволяет вести учет данных, о производительности поставщиков не затрачивая больших средств. Но данный метод имеет серьезный недостаток: оценка, составленная на основании мнений различных пользователей, по памяти, не может быть беспристрастной.

2.Оценка по результатам работы (анализ работы поставщиков).

Такая оценка может проводиться без участия и без ведома поставщика на основе информации о его работе, накопленной в собственной организации. Данные о качестве его работы, о несоответствиях, о нарушениях контрактных обязательств, о достижениях поставщика в области качества,

64

о его производственных возможностях, управленческих процедурах дают первичную информацию для анализа поставщика.

Например, служба закупок может ставить поставщикам следующие оценки за соблюдение сроков поставок:

100 – при получении заказанной партии в установленные сроки или на неделю раньше; 80 – при получении заказанной партии на неделю позже или на две недели

раньше установленного срока; 60 – при получении заказанной партии на две недели позже или на три

недели раньше установленного срока; 40 – при получении заказанной партии на три недели позже или на четыре недели раньше установленного срока;

20 – при получении заказанной партии на четыре недели позже установленного срока.

0 – при получении заказанной партии на пять или более недель позже установленного срока.

Дробность поставок также служит показателем качества обслуживания поставщиком своего потребителя. Оценка за дробность поставок определяется путем деления числа запланированных отгрузок на число фактических отгрузок. Если поставщик вместо 15 делает 20 отгрузок, то он получает за партионность поставок оценку 75%.

Из суммы оценок за сроки поставок и партионность поставок складывается общая оценка качества обслуживания поставщиков потребителя. Каждая составная часть взвешивается в зависимости от влияния, которое она оказывает на работу предприятия.

Например, служба закупок устанавливает 60%-ную значимость для оценки за срок поставок и 40%-ную – за партионность поставок. Если данный поставщик получил оценку 85% за сроки поставок и 75% за размер поставок, то общая оценка качества обслуживания поставщиком потребителя составит 81 балл из 100, получаемых как 60% от 85 плюс 40% от 75. Является этот балл «проходным» или нет, зависит от требований, предъявляемых поставщикам. При подобной системе оценки «проходной» балл за качество обслуживания поставщиком потребителя обычно не должен быть ниже 90.

3. Метод оценки по взвешенным критериям. Если используется данный метод, то компания присваивает каждому из критериев оценки коэффициенты значимости (определяет их «вес»). Критериев оценки может быть сколько угодно. Присвоение им коэффициентов значимости позволяет закупщику получить итоговую оценку привлекательности разных поставщиков и таким образом сравнить их между собой.

Например, если первым и вторым из самых главных критериев оценки привлекательности являются качество и доставка, а третьим и четвертым – частота предложений по снижению расходов и цена продукта, то качеству можно присвоить коэффициент значимости равный 40, доставке – 30, предложениям по снижению расходов – 20, а цене

– 10. Это позволяет получить оценку поставщика по каждому критерию и затем суммировать эти оценки, чтобы провести их сравнительный анализ.

66

К затратам на доставку относятся расходы на работу с документами в ходе размещения заказа, на телефонные переговоры и издержки, вызванные простоями производства и изменением графика его работы, к которым приводит нарушение сроков поставки и непредвиденные расходы на транспорт. Измерить и оценить «неосязаемые затраты», связанные с характеристиками обслуживания, предоставляемого поставщиком, такими как его финансовая стабильность, географическое положение, инновационность и оказание помощи в освоении новой продукции, довольно сложно. Но тем не менее их часто следует принимать во внимание. Подобные затраты измеряются посредством присвоения коэффициента значимости каждому фактору, который фирма считает существенным. После расчета всех затрат их складывают с заявленными ценами поставщика, что позволяет определить «чистую откорректированную цену». Пример оценки поставщиков в соответствии с данным методом представлен в приложении 2.

5.Самооценка качества поставщиком (внутренний аудит).

Поставщик сам оценивает свой уровень качества. Как правило, такая оценка делается по заданной схеме. То есть заказчик такой самооценки (потребитель) обычно предоставляет оцениваемому поставщику вопросники или иные методические материалы для проведения объективной самооценки. Недорогой и сравнительно несложный метод углубленной оценки качества. Его хорошо применять в условиях, когда между производственным предприятием и поставщиком установлены доверительные взаимоотношения и речь идет не о выборе поставщика, а скорее о совместных усилиях по совершенствованию качества. Для реализации данной методики необходимо разработать универсальный вопросник для самооценки качества. Он заполняется поставщиком или по данным, полученным непосредственно от поставщика. Этот вопросник можно адаптировать для каждой группы поставщиков с помощью корректировки весовых значений и включения дополнительных и исключения неактуальных показателей (вопросов).

6.Оценка со стороны потребителей (аудит второй стороны).

Оценка/аудит качества поставщика проводится специалистами организации-потребителя или привлеченными ей экспертами. Это сравнительно дорогостоящий метод исследования, и применяется он обычно к ключевым поставщикам, от методов работы которых в значимой степени зависит качество работы самого производственного предприятия. Недостатком данного метода является возможная необъективность (проверяющий сильно связан с проверяемым)

7.Независимая оценка. Аудит третьей стороны проводится независимым аккредитованным сертифицирующим органом для выявления соответствия Системы менеджмента качества соответствующим стандартам.

67

Окончательное решение при выборе поставщика принимается на основе практического опыта. Служба закупок не сможет дать правильную характеристику поставщику до тех пор, пока не станет пользоваться его услугами и не будет располагать данными о качестве его продукции, полученной при ее потреблении в течение определенного времени. Целью процедуры оценки является отбор одного или нескольких поставщиков, которые могли бы должным образом обслуживать компанию и поставлять ей материалы соответствующего качества по приемлемой цене. Чем надежнее поставщик, тем лучше взаимопонимание между поставщиком и потребителем, и чем больше общения между ними, тем прочнее становятся их взаимоотношения.

Если компания твердо придерживается своей политики закупок, то между ней и поставщиками устанавливается взаимное доверие, а это создает условия для повышения качества обслуживания. Компания должна быть лояльна к своим поставщикам до тех пор, пока они надежны. Но это вовсе не значит, что служба закупок должна прекратить поиски более дешевых материалов и поставщиков, которые могли бы лучше обслуживать компанию, или не допускать конкуренции между поставщиками. Выбранный службой закупок поставщик продолжает получать заказы лишь до тех пор, пока он их заслуживает удовлетворительным обслуживанием компании, приемлемыми ценами и стабильным качеством поставляемых им материалов.

Контрольные вопросы

1.Понятие закупочной деятельности. Значение эффективной закупочной деятельности для предприятия.

2.Дайте определение понятию ресурсное обеспечение (снабжение).

3.Дайте определение понятию материально-техническое снабжение (обеспечение).

4.Дайте определение понятию заготовительная логистика.

5.Дайте определение понятию закупочная логистика.

6.Дайте определение понятию управление закупками.

7.Из каких элементов состоит закупка товаров?

8.Какие задачи ставит перед собой система управления закупками на предприятии?

9.Взаимодействие, каких субъектов рынка обеспечивает закупочную деятельность предприятий.

10.Дайте краткую характеристику пользователю, как субъекту закупочной деятельности.

11.Дайте краткую характеристику консультанту (эксперту), как субъекту закупочной деятельности.

68

12.Дайте краткую характеристику техническому специалисту, как субъекту закупочной деятельности.

13.Дайте краткую характеристику функциональным работникам, как субъекту закупочной деятельности.

14.Дайте краткую характеристику руководителю, как субъекту закупочной деятельности.

15.Дайте определение функциональной модели организации закупочной деятельности. Определите ее содержание в зависимости от этапа процесса закупки.

16.Что представляет собой модель – «решетка», как форма сочетания стадий и ситуаций закупки.

17.Дайте краткую характеристику такому типу закупки, как закупка товаров для решения новых задач.

18.Дайте краткую характеристику такому типу закупки, как повторная закупка с изменениями.

19.Дайте краткую характеристику такому типу закупки, как повторная закупка без изменений.

20.Определите степень значимости отдельных этапов процесса закупки в зависимости от ее типа, отраженной в модели организации процесса закупки.

21.Выделите и охарактеризуйте факторы, учитываемые при принятии решения о закупке.

22.Бизнес-процесс закупок на предприятии: структура и содержание.

23.Дайте определение поставщику, как субъекту общей системы создания товара (ценности) предприятия.

24.Дайте краткую характеристику основным грума факторов, характеризующих поставщика.

25.Выделите факторы, влияющие на выбор поставщиков.

26.Методы оценки поставщиков.

27.Методы оценки поставщиков – оценка по мнениям. Особенности, преимущества, недостатки.

28.Методы оценки поставщиков – оценка по результатам работы. Особенности, преимущества, недостатки.

29.Методы оценки поставщиков – оценка по взвешенным критериям. Особенности, преимущества, недостатки.

30.Методы оценки поставщиков – оценка по относительным затратам. Особенности, преимущества, недостатки.

31.Методы оценки поставщиков – самостоятельная оценка поставщиком. Особенности, преимущества, недостатки.

32.Методы оценки поставщиков – оценка со стороны потребителей. Особенности, преимущества, недостатки.

33.Методы оценки поставщиков – независимая оценка. Особенности, преимущества, недостатки.

69

5.СБЫТОВАЯ СИСТЕМА ПРЕДПРИЯТИЯ

5.1.Содержание и функции коммерческой деятельности по сбыту

Коммерческая деятельность производственного предприятия по сбыту является составляющей всей системы его функциональной деятельности (комплексной функцией предприятия). Сбытовая деятельность осуществляется после завершения производственной стадии и до непосредственной продажи товара покупателю, доставки его потребителю и послепродажного обслуживания.

Цель сбыта – доведение до конкретных потребителей конкретного товара требуемых потребительских свойств (качества, цены и т.д.) в необходимом количестве, в точное время, в определенном месте, с допустимыми затратами. Предметом сбыта, как правило, выступает продукция, услуги производственного предприятия. В качестве субъектов сбыта в сбытовой системе рассматриваются производственное предприятие и посреднические сбытовые торговые организации. Объектами сбыта являются покупатели (потребители) товара.

При формировании сбытовой системы важно учитывать следующие особенности:

сбытовая деятельность сохраняет созданную и дополняет потребительную стоимость товара, увеличивая общую ценность;

сбытовая деятельность формирует экономические результаты деятельности предприятия и воплощает определенные потребности покупателей, то есть не только реализует корпоративную миссию, но и в какой-то степени определяет ее;

сбытовая деятельность является одним из источников конкурентного преимущества предприятия.

Коммерческая деятельность предприятия по сбыту предполагает осуществление ряда функций (табл. 5.1)

1. Осуществление функций продажи/аренды означает признание и реализацию экономического содержания предмета сбыта и сопровождается изменение формы его стоимости (с товарной на денежную) и соответствующей передачей правомочий (полной или частичной).