19. Бюджетирование затрат на персонал организации

Теоретические основы бюджетирования. Актуальность и состояние бюджетирования управления персоналом. Технология разработки бюджета расходов на персонал. Ответственность за расходы на персонал. Делегирование полномочий. Методы сокращения затрат на персонал. Характеристика методов: (а) комплексного сокращения затрат, (б) специальных методов сокращения затрат на персонал. Цели и методология программы «Анализ эффективности деятельности». Характеристика этапов программы.

Около двух лет на рынке консалтинговых и образовательных услуг в области менеджмента всё чаще и настойчивее предлагаются программы по управлению проектами, управлению изменениями и… бюджетированию. Что это, потребности организаций, или просветительская деятельность всевозможных обучающих центров? Наверное, и то, и другое. Интересным же моментом является то, что специалисты по HR не очень любят «откровенничать» на тему управления бюджетом… Почему число специалистов, управляющих расходами на персонал значительно меньше тех, кто не умеет, не может или не хочет вводить бюджетирование собственных финансовых  затрат. Существуют следующие сложности :

-         большинство специалистов по HR имеют слабую экономическую подготовку, что приводит к их внутреннему психологическому сопротивлению перед зверем по имени «бюджет»; -         нет российских практических наработок по бюджетированию расходов на персонал, сведённых в единый литературный труд специально для HR, -         не на всех фирмах существует необходимость в постановке управленческого учёта денежных средств, т.к. предприятия находятся на разных этапах своего организационного развития; -         исторически сложилось так, что в первую очередь всеми затратами на предприятии управляет генеральный директор, которому крайне сложно впоследствии делегировать часть своих полномочий, а значит, и власти другому руководителю; -         часто между директором по персоналу и финансовым директором существует противоборство на тему, кто управляет таким «сильным и весомым» ресурсом, как фонд оплаты труда; -         недостаточный управленческий уровень у специалистов по HR; -         отсутствие на предприятии стратегического планирования и постановки конкретных задач приходит к отсутствию потребности в формировании бюджета под несуществующую задачу; -         неготовность генеральных директоров делегировать часть полномочий своим службам по персоналу по вопросам стратегического и оперативного управления человеческим ресурсом; -         отсутствие взаимосвязи между результатами управления финансовыми расходами и заработной платой специалиста по HR; -         нежелание специалистов по персоналу брать ответственность на себя по финансовым расходам, или … опять таки неумение…

Теоретические аспекты

      Что же такое «бюджет» и процесс «бюджетирование»? Бюджетом называется директивный документ, представляющий собой реестр планируемых расходов и доходов с распределением по статьям на соответствующий период времени. Бюджет является документом, определяющим ресурсные ограничения предприятия, поэтому при управлении стоимостью на первый план выходит затратная его составляющая.

Предположим, что годовой бизнес – план по персоналу – это проект. Тогда «под бюджетированием понимается определение стоимостных значений выполняемых в рамках проекта работ и проекта в целом, процесс формирования бюджета проекта, содержащего установленное (утверждённое) распределение затрат по видам работ, статьям затрат, по времени выполнения работ, по центрам затрат или по иной структуре. Бюджет может быть сформирован как в рамках традиционного бухгалтерского плана счётов, так и с использованием специального плана счетов управленческого учёта» (Справочник по управлению персоналом, №2, 2003).

Процесс бюджетирования охватывает четыре стадии: составление проекта бюджета, рассмотрение и утверждение его полномочным лицом, исполнение бюджета и контроль, составление отчёта об исполнении бюджета и его анализ. Принципами бюджетного процесса является единство, самостоятельность, балансовый метод.   

            По сути дела, бюджетирование для специалистов по HR – это процесс планирования бюджета расходов на персонал, организация затрат, контроль за денежными средствами и анализ их расходования.

Плюсы и минусы существования бизнес – плана по персоналу.  Безусловно, прежде чем спланировать бюджет службы персонала, необходимо иметь в наличии Бизнес – план компании по персоналу. Будучи на авторском семинаре Зоси Герчиковой, мы с коллегами выделили ряд причин, по которым существование бизнес  - план просто необходимо, а также сложности, которые возникают при его наличии.                   

            Итак, бизнес – план по персоналу нужен для компании, потому что позволяет:

•         грамотно простроить стратегию работы с персоналом, исходя из целей компании;

•         определить бюджет расходов на персонал и отстоять его перед руководством;

•         спрогнозировать возможность достижения целей компании с точки зрения развития человеческого ресурса фирмы;

•         презентовать план работы специалиста по HR перед другими менеджерами компании;

•         «держать в голове» приоритеты в работе с персоналом;

•         разработать несколько вариантов плана в зависимости от существующей бизнес -  стратегии, в которой прописаны разные сценарии развития компании;

•         показать «прозрачность» работы с персоналом для учредителей;

•         формировать необходимый уровень взаимоотношений с окружающей социальной средой, что является актуальным для градообразующих предприятий;

•         произвести оценку стоимости фирмы и т.д.

Сложности, которые могут встречаться при наличии бизнес – плана по персоналу:

•         трудно убедить руководство на получение финансового ресурса в необходимом размере и закрепить эти статьи расходов;

•         отсутствует гибкость при управлении бюджетом, если в стратегическом плане компании не предусмотрен механизм контроллинга и коррекции;

•         сложно предусмотреть непредвиденные затраты;

•         при долгосрочном планировании цена ошибки очень велика;

•         возникает психологическое сопротивление специалистов по HR перед « более объективной» оценкой эффективности работы службы по персоналу руководством компании и т.д.

Технология разработки бюджета расходов на персонал.

Определение статей расходов на персонал

            На разных предприятиях у директоров по HR существуют разные полномочия и зоны ответственности. На нашей фирме мне, как заместителю генерального директора по персоналу, делегированы полномочия по формированию и управлению следующими статьями затрат:

•       Фонд оплаты труда (ФОТ): фиксированная часть заработной платы, бонусы, премии, переработка, оплата труда совместителей;

•       Социальные программы фирмы: социальный пакет, материальная помощь, внутрифирменные мероприятия;

•       Стоимость привлечения, увольнения, ротации персонала;

•       Оборудование новых рабочих мест;

•       Обучение и развитие персонала;

•       Командировочные расходы в связи с обучением;

•       Командировочные расходы в связи со стажировкой;

•       Подписка, затраты на литературу

  Разработка форматов кадрового планирования

            Для прогнозирования расходов удобно опираться на конкретные планы по работе с персоналом в компании. Такие планы могут иметь разные форматы,  и каждый специалист по персоналу разрабатывает свои, удобные для него в планировании формы. Конечно же, лучше всего начинать с долгосрочного планирования.

Разработаны следующие форматы кадрового планирования (таблицы  №1 - 5).

Таблица  №1  Привлечение нового персонала в 2006 г.

Отдел	Должность	Кол-во	Срок найма	Затраты на подбор	Затраты на оборудование рабочего места	Компенсационный пакет

Таблица  №2