1.Групы афіцыйна-справавых дакументаў.

Існуе наступная класіфікацыя афіцыйна-справавых дакументаў па сваім функцыянальным прызначэнні: ^ix

• асабістыя (заява, аўтабіяграфія, даручэнне, распіска);

• распарадчыя (загад, пастанова, распараджэнне);

• фінансавыя і ўліковыя (бухгалтарскі баланс, пенсійнае даручэнне, справаздачы аб прыбытках і ўбытках, плацёжныя даручэнні, справаздача аб выдатках, акты рэвізіі касы, квітанцыі);

• адміністрацыйна-арганізацыйныя (план, кантракт, справаздача, дамова);

• інфармацыйна-даведачныя (даведка, дакладная запіска, службовая і тлумачальная запіска, акт, тэлефанаграма, факс, пратакол);

• арганізацыйныя (статут, палажэнне, інструкцыя, штатны расклад);

• справавыя лісты (пісьмы, карэспандэнцыя).

2.Віды запісу тэкстаў (лінейны, трафарэт, табліца, анкета)

Як адзначалася раней, тэкст службовага дакумента адрозніваецца лаканічнасцю перадачы інфармацыі, стандартызаванасцю і уніфікацыяй. Па ступені уніфікацыі адрозніваюць віды запісу тэкстаў:

• лінейны; у лінейным запісе афармляюцца палажэнні, статуты, правілы; тэкст афармляецца ў радкі, саблюдаюцца абзацы, магчыма, вылучыць раздзелы, главы;

• трафарэт; трафарэтныя дакументы маюць зараней надрукаваны тэкст з прабеламі, якія запаўняюцца пры канчатковым афармленні ў залежнасці ад канкрэтнай сітуацыі (афармленне заявы, некаторых загадаў);

• анкета; гэта спосаб запісу тэксту, калі пастаянная інфармацыя размяшчаецца ў левай частцы ліста, радкамі адзін пад другім у форме назоўнікаў у назоўным склоне, а пераменная інфармацыя ўносіцца ў дакумент у працэсе яго састаўлення ў правай частцы ліста; анкетным запісам змадэліраваны загады па прыёму на працу, пераводу на новае месца працы, па звальненні, кадравыя дакладныя і тлумачальныя запіскі;

• табліца; тэкст, прадстаўлены ў выглядзе табліцы, валодае вялікай інфармацыйнай ёмістасцю, дазваляе строга класіфікаваць інфармацыю і суміраваць аналагічныя дадзеныя; пастаянная інфармацыя размешчана ў загалоўках граф ( радкоў), а пераменная (у лічбавым ці слоўным выражэнні) – на перасячэнні адпаведных граф і радкоў; у таблічнай форме афармляецца штатны расклад, графік адпачынку і г. д.

3.Паняцце рэквізіту, фармуляра, бланка

Сукупнасць замацаваных на лісце паперы пэўнага фармату інфармацыйных элементаў дакумента называецца фармулярам. Два асноўныя фарматы дакументаў – А-4, А-5. Фармуляр мае 3 зоны: службовае поле дакумента, поле для размяшчэння вуглавога (падоўжнага) штампа і рабочае поле дакумента. Службовае поле - гэта частка плошчы фармата, прызначанае для палёў дакумента і замацавання яго для захоўвання. Левы верхні вугал – поле для размяшчэння штампа. Астатняя частка фармуляра – рабочае поле. Плошча фармата запаўняецца інфармацыйнымі элементамі дакумента, г. зн. рэквізітамі. Адрозніваюць рэквізіты пастаянныя і пераменныя. Пастаянныя рэквізіты паўтараюцца ва ўсіх дакументах дадзенай назвы (дадзенай групы). Пераменныя – наносяцца непасрэдна пры падрыхтоўцы канкрэтнага дакумента. Пастаянныя рэквізіты: герб, таварны знак, код арганізацыі, назва арганізацыі, даведачныя дадзеныя аб арганізацыі, рахунак, назва дакумента. Пераменныя: дата, рэгістрацыйны нумар, адрасат, рэзалюцыя, тэкст дакумента, пячатка, адзнака аб паступленні дакумента ў арганізацыю.

Бланкам дакумента называюць ліст паперы дазволенага фармату з нанесенымі на ім пастаяннымі рэквізітамі. Прымяненне бланкаў скарачае працаёмістасць складання дакументаў, павышае эстэтычны бок яго афармлення. Бланкі дапускаецца рыхтаваць тыпаграфскім спосабам ці з дапамогай сродкаў размнажальнай тэхнікі. Для арганізацыі, яе структурнага падраздзялення, службовай асобы ўстанаўліваюць наступныя віды бланкаў:

• агульны бланк выкарыстоўваецца для афармлення любых відаў дакументаў, акрамя пісем; ён уключае рэквізіты: герб, назву арганізацыі;

• бланк пісьма ўключае герб, эмблему арганізацыі, код арганізацыі, даведачныя дадзеныя аб арганізацыі;

• бланк канкрэтнага віду дакумента ўключае герб, эмблему, код формы дакумента, назву арганізацыі, назву дакумента, месца і дату складання..