3.Справавыя лісты паводле аспектаў

Справавыя лісты паводле аспектаў, г. зн. розных бакоў абслугоўвання кіраўнічай дзейнасці дзеляць на:

• камерцыйную карэспандэнцыю (пісьмы);

• справавую карэспандэнцыю.

Камерцыйны ‘гандлёвы, не ваенны’ (слоўнік Ожагава С. І.). Камерцыйная карэспандэнцыя складаецца ад імя юрыдычнай асобы пры заключэнні і выкананні камерцыйнага пагаднення. Такім чынам, пагадненні (дагаворы) могуць быць заключаны шляхам абмену лістамі (пісьмамі), тэлеграмамі, факсамі, падпісанымі бокам, які іх пасылае, г. зн. заключэнне дагавору (пагаднення) па перапісцы. Па сваім прызначэнні камерцыйная карэспандэнцыя падзяляецца на тры віды:

1. Ліст-запыт і адказ на яго; запыт можа быць накіраваны на спецыяльным бланку арганізацыі. Калі такога бланка няма, то заказ афармляецца ў форме справавога ліста. Запыт павінен уключаць назву тавара (паслуг), артыкул, нумар мадэлі, цану адзінкі тавару, магчымую скідку, падатак на продаж, цану за партыю, від разліку (чэк, наяўны, безнаяўны), апісанне тавару, спосаб транспарціроўкі, адрас адпраўкі, подпіс адказнай асобы.

2. Аферта (прапанова) і адказ на яе (акцэпт) – пісьмовая згода аб пастаўцы партыі тавару на абгавораных умовах.

3. Рэкламацыя і адказ на яе. Рэкламацыя – камерцыйны дакумент, які ўяўляе сабой прад’яўленне прэтэнзій да боку, што парушыла прынятыя на сябе абавязкі, і патрабаванні аплаціць страты.

Справавая карэспандэнцыя абслугоўвае ўпраўленчы працэс (дзейнасць): адміністрацыйную дзейнасць, планаванне, кантроль, камунікатыўна-рэгулюючую дзейнасць. Не ўключае гандлёвыя сувязі. Выкарыстоўваюцца лісты гарантыйныя, цыркулярныя (высылаюцца вышэйшымі арганізацыямі падначаленым прадпрыемствам, арганізацыям з мэтай данесці пэўныя звесткі, устаноўкі, інструкцыі), запрашэнні, пацвярджэнні і інш.

Справавая і камерцыйная карэспандэнцыя абслугоўвае таксама знешнеэканамічныя сувязі. Пры агульнай тэндэнцыі да уніфікацыі форм карэспандэнцыі ўсё ж наглядаецца шмат адрозненняў у фармуляры дакумента і саставу рэквізіту. Так, у англійскім фармуляры - 12 рэквізітаў, у нямецкім – 15).

ЛЕКЦЫЯ 17. Справавая карэспандэнцыя

1.Патрабаванні да афармлення справавых лістоў. Кампазіцыя.

2.Моўнае афармленне.

3.Маўленчы этыкет справавых лістоў.

Асноўныя паняцці: спалучальнасць слоў, этыкет у справавой карэспандэнцыі.

Літаратура:

Басаков М. Я. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов. – 2-е изд., перераб. и допол. – Ростов-на Дону: Феникс, 2000.

1.Патрабаванні да афармлення справавых лістоў. Кампазіцыя

Разгледзім падрабязна справавую карэспандэнцыю з боку кампазіцыі, моўнага афармлення. Паўторым, што справавы ліст – адзін з асноўных спосабаў афіцыйнай сувязі паміж арганізацыямі, фірмамі, інафірмамі і асобнымі грамадзянамі. Таму ліст павінен складацца на аснове і ў адпаведнасці са стандартам. Ліст афармляецца на бланку для пісьмаў і ўключае наступныя часткі:

• назва арганізацыі;

• паштовы адрас;

• камунікацыйныя і камерцыйныя дадзеныя;

• дата, індэкс;

• спасылкі на індэкс і дату ўваходзячага дакумента;

• загаловак тэксту, тэкст;

• подпіс, прозвішча.

Тэкст пісьма павінен складацца з дзвюх лагічна звязаных частак. У першай частцы ўказваюцца факты, падзеі, прычыны, якія паслужылі асновай для напісання ліста, а таксама прыводзяцца спасылкі на дакументы, у якіх гэтыя факты і прычыны выкладзены. У другой частцы змешчаны вывады, прапановы, просьбы, рашэнні, заключэнні.

Пісьмо павінна быць прысвечана аднаму пытанню. У выпадку звароту ў адну арганізацыю па некалькіх пытаннях, рэкамендуецца складаць некалькі пісем; гэта дае магчымасць павысіць аператыўнасць падрыхтоўкі і апрацоўкі дакументаў.