4.Правілы афармлення дакументаў

Кожная група афіцыйна-справавых дакументаў мае свае асаблівыя (спецыфічныя) правілы афармлення.^x Але існуюць і агульныя правілы, сярод якіх можна вылучыць наступныя пункты: фармат паперы, памеры палёў (левае -20 – 35 мм, верхняе – не менш за 20, правае і ніжняе – не менш за 10 мм), нумарацыя старонак, афармленне дат, напісанне лічбаў, напісанне фізічных велічынь, напісанне матэматычных формул, скарачэнне слоў, афармленне знакаў прыпынку і сімвалаў. Фармат паперы А-4, А-5 выкарыстоўваецца пры напісанні загадаў, пісьмаў, іншых распарадчых дакументаў; А-3 – для вялікіх табліц, схем. Прымяненне стандартных фарматаў у справаводстве забяспечвае эканомію паперы, дае магчымасць выкарыстаць сродкі механізацыі і аўтаматызацыі пры складанні і апрацоўцы дакументаў. Нумаруюцца ўсе старонкі, акрамя першай. Нумар старонкі наносіцца на верхнім полі, пасярэдзіне, на адлегласці не менш як 10 мм ад верхняга абрэзу. Нумар старонкі пішацца арабскімі лічбамі без знакаў прыпынку і без указання слова “ старонка” і розных скарачэнняў, тыпу: “стар.”, “с.”, “ст.” і працяжнікаў.

Даты можна афармляць лічбавым і слоўна-лічбавым спосабам:

лічбавы – 01. 09. 2000;

слоўна-лічбавы – 01 верасня 2000 года (ці 01 верасня 2000 г.);

працяглы перыяд часу афармляецца – 1990 – 1995; справаздачны перыяд – 1999/2000 год; у вялікіх архівах дапускаецца такі запіс: 2000.09.01 (год, месяц, чысло).

У дакументах дапускаюцца агульнапрынятыя скарачэнні: горад – г.; сяло – с.; пасёлак – п.; таварыш – т.; прафесар – праф.; дацэнт – дац.; начальнік – нач.; пункт 3 – п. 3; падпункт 1.1 – падп. 1.1; малюнак 5 – мал. 5; раздзел 2 – раздз. 2; тысяча рублей – тыс. р.; мільён рублей – млн.р.; міністэрства – м-ва; завод – з-д; раён – р-н; колькасць – к-ць; чалавека-гадзіна – чал.-гадз.; ПК – персанальны камп’ютэр; РБ; НДІ; і гэтак далей – і г. д.; і таму падобнае – і т. п.; і іншыя – і інш.; такім чынам – т. ч.

У дакументах сустракаюцца шматзначныя лічбы, дробы, літарна-лічбавыя і слоўна-лічбавыя спалучэнні. Афармленне іх наступнае:

14 287 624 – лічбы групуюцца;

ІЛ-18;

дробы 1/2, 3/4 - запіс праз нахіленую рыску;

нумар тэлефона - 23 03 23;

адрас – вул. В. Садовая, д. 69а (д. 27/2);

парадкавыя лічэбнікі – 8 Сакавіка, 3-е пытанне, 21-е стагоддзе.

Усе меры даўжыні, плошчы і іншыя фізічныя велічыні прыводзяцца скарочана: 10 т, 15м, 90%, 1000 кг, 36, 6 С, - 10 С, 20 м/с (ці 20 метраў у секунду). Матэматычныя формулы у дакументах аддзяляюцца ад тэксту зверху і знізу адлегласцю ў тры інтэрвалы. Калі некалькі формул, то іх трэба нумараваць арабскімі лічбамі: (2), (9), (1.3), (6.5), дзе 1,6 – абазначэнне нумару раздзела (главы), 3,5 – нумары формул у іх. Ёсць выпадкі, калі спасылаюцца ў дакуменце на формулу, тады афармленне наступнае: згодна з формулай (4); у адпаведнасці з формулай (2.5). Знакі прыпынку ўжываюцца разнастайныя: коска, кропка, кропка з коскай, пытальнік, клічнік. Працяжнік можа ўжывацца як дэфіс, як знак пераносу і ў якасці замены слова “ёсць”: сацыяльна-палітычныя метады, дэмакратыя – шлях да прагрэсу. У дакументах, дзе словы паўтараюцца і запісваюцца ў слупок, іх можна замяніць двухкоссем і словамі “тое ж”:

Кастрычніцкі раён…

“…………….”

“……………”

Тое ж

Тое ж.