9.3. Лист

Лист – це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, які служать засобом спілкування між установами, організаціями, підприємствами та приватними особами. Через листування ведуться ділові переговори, з’ясовуються поточні питання між підприємствами, викладаються претензії.

Рекомендаційний лист – це вид листа, який за функціональними ознаками належить до листів, що не вимагають відповіді.

Логічними елементами змісту службового листа є: вступ, докази, висновки. Вступ повинен містити виклад причин і безпосередню мету написання листа. У доказах викладається історія питання, наводяться факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки. Висновок – головний логічний елемент листа, у якому викладається суть питання, основна думка документа: пропозиція, згода, відмова. У листі має бути висловлено ще два аспекти: очікуваний результат і готовність до подальшої співпраці.

Найважливіше смислове навантаження в тексті несе мовна фраза, місце якої суттєво впливає на очікуваний автором листа результат. Для мотивування дій у ділових листах використовується обмежений набір фраз, наприклад: Для обміну досвідом… Для надання технічної допомоги… З метою подальшої співпраці… У зв’язку із вказівкою… Вашу пропозицію схвалено… Враховуючи … Керуючись… Беручи до уваги… Зважаючи на… Порівняно з…; Після закінчення вказаного строку (з__ по__ ) договір втрачає силу. Університет зберігає за собою право… Ваше прохання не буде задоволено, якщо…; Підприємство гарантує якість протягом… Оплата гарантується… Управління не заперечує проти того, щоб…

9.4. Заява

Заява – документ щодо особового складу, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Розрізняють такі види заяв:

– особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноруч в одному примірнику ;

– службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, об’єднання), яку він репрезентує, до посадової особи іншої організації, установи тощо. Службова заява може бути відтворена механічним способом у декількох екземплярах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер документа тощо).

Різновидами заяви є: заява-зобов’язання (прохання на подання позики); заява про відкриття рахунка, про прийняття на роботу, позовна заява тощо.

Реквізити особистої заяви:

1. Адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) – професія, прізвище, ім’я, по батькові, адреса особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки після останнього слова). Якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й структурний підрозділ.

3. Назва виду документа.

4. Текст (з великої літери, з абзацу).

5. Додаток (підстава): перелік інших документів, що додаються до заяви.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).