Study the following word combinations Phrases that can be used in all kinds of business letters

I. Phrases to confirm the receipt of letters, telegrams, faxes and etc.

1. We have received your letter of the 15th May ‑ Ми отримали Вашого листа від 15 травня

2. We thank you (Thank you) for your letter dated (the) 15th May – Ми дякуємо Вам за Ваш лист від 15 травня

3. In reply to

In answer to your letter of … (dated) ‑ У відповідь на Ваш лист від …

In response to

4. We are obliged for your letter (fax..) – Ми вдячні за Ваш лист (факс)

5. We acknowledge (notify, confirm) the receipt of your letter of … Ми підтверджуємо отримання Вашого листа від

II Requests

1. Please, inform us – Будь ласка, сповістіть нас …

2. Will you please send us your (catalogues and price list for) – Надійшліть нам, будь ласка, Ваші (каталоги і прейскуранти на) …

3. In reply to your letter of … we request you – У відповідь на Ваш лист від … просимо проінформувати нас…

4. Referring to your letter of … we would ask you – Посилаючись на Ваш лист від …, ми просимо Вас…

5. We shall be (should be) obliged if you will (would) inform us about – Ми будемо вдячні, якщо Ви повідомите нас про …

6. We would be glad to receive … – Ми були б раді отримати …

III. Notification of the request fulfillment (execution)

1. In accordance (in conformity) with your request – Відповідно до Вашого прохання

2. Further to – у додаток до

IV. Phrases used to denote that the required documents have been sent

1. We are sending… – Надсилаємо Вам …

2. We send you herewith… – Надсилаємо Вам із цим листом

3. We are glad to send you our … – Із задоволенням надсилаємо Вам

V. Phrases used to refer to some documents, letters and etc

1. With reference to your (our) letter of …

2. Referring to your (our) letter of Посилаючись на Ваш лист від .

3. Reverting to your (our) letter of …

VI. Closing phrases

1. We are looking forward to hearing from you – Чекаємо на Вашу відповідь

2. We should appreciate your prompt answer – Ми будемо вдячні за Вашу швидку відповідь

Exercise 4. Translate the following sentences into English.

1. Ми будемо вдячні, якщо Ви надішлете нам Вашу пропозицію щодо комп’ютера моделі ЕС 10. 2. Додаємо до листа наші останні прейскуранти. 3. Дякуємо Вам за Ваш лист від 11 вересня 2013 р., де Ви просите повідомити усі подробиці щодо вартості і умов поставки. 4. Із задоволенням повідомляємо Вас, що ми внесли деякі зміни до конструкції механізму. 5. У додаток до нашого листа від 1 вересня 2013 р. ми повідомляємо Вам, що пан Петренко, директор нашої фірми, прибуде у Київ 25 вересня і зможе відвідати Вашу виставку. 6. Сподіваємося, що наведена вище інформація буде для Вас корисною. 7. Ми можемо запропонувати Вам три компресори вартістю ХХХ кожний. Ціна включає упаковку. 8. Ми сподіваємося, що верстати високої якості мають відмінні технічні характеристики і є надійними в експлуатації. 9. Ми раді представити Вам нашу пропозицію на нову модель реографу. 10. Наша пропозиція є дійсною протягом 60 днів від дати цього листа. 11. Відповідно до Вашого запиту ми додаємо до листа каталог, де міститься додаткова інформація про наше обладнання. 12. Платіж потрібно здійснити протягом 10 днів після отримання таких відвантажувальних документів: рахунка-фактури, коносаменту та пакувального лита. 13. Продавець повідомив, що вони мають невеликий резерв запасних частин, і тому вони рекомендують нам без зволікань розмістити у них замовлення. 14. Будьте ласкаві повідомити нам зручну для Вас дату зустрічі.

Exercise 5. Translate the following body of the letter. Add all missing parts of the letter. Do it on a separate sheet of paper (A4).

Ми підтверджуємо отримання Вашого запиту від 10 лютого ц.р. на верстат разом із кресленнями запасних частин. Проте у технічних умовах, які Ви вказуєте, ми не можемо знайти відповідь на низку запитань, які ми хотіли б вияснити, щоб бути у змозі запропонувати Вам модель, що відповідає Вашим вимогам.

Ми надсилаємо Вам перелік цих питань і просимо надати на них відповіді якомога раніше. Після отримання потрібної інформації ми зможемо надати Вам нашу пропозицію.

Exercise 6. Write letters in accordance with the given assignments.

1. You visited an exhibition of physical equipment and you are interested in some pieces of the equipment for your plant. You would like to receive as much information as possible.

2. You are a manufacturer. There are many competitors and you are interested in selling your production, so you are looking for potential customers.

3. You have got an enquiry for refrigerators. You have to send an offer to your customer (Buyer).

4. You are the Buyer and want to place an order with the company that sells the goods you are interested in.