Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
русский язык и культура речи.doc
Скачиваний:
1526
Добавлен:
12.03.2016
Размер:
2.53 Mб
Скачать

5.11. Язык и стиль инструктивно-методических документов

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Инструкция должна иметь заголовок, который очерчивает круг вопросов, объектов и лиц, обязанных выполнять ее требования.

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера.

Текст инструкции носит характер указания, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение: должен, следует, необходимо, рекомендуется, запрещается, не допускается, имеет право и др. Текст излагается от 3-го лица или в безличной форме. Например: «Руководители структурных подразделений несут ответственность за...; обеспечивают...; анализируют...»; «Повторным заявлениям граждан при их поступлении присваивается очередной регист­рационный номер...».

Инструкция утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем.

Инструкции в зависимости от их функции могут быть различными по содержанию'. Работники предприятий и учреждений обычно имеют дело с должностной инструкцией.

Основные положения должностной инструкции являются основой трудового соглашения с тем или иным работником. Эта инструкция необходима также при возникновении трудовых споров, конфликтных ситуаций во взаимоотношениях между работниками и работодателями.

Должностная инструкция обычно создается работниками кадровой службы, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем предприятия.

5.12.Язык и стиль коммерческой корреспонденции

К коммерческой корреспонденции относятся документы, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок.

Чтобы успешно функционировать, производственное предприятие должно приобретать оборудование, сырье для изготовления своей продукции, а затем реализовывать ее. Все эти операции сопровождаются оформлением контрактных документов. В число основных контрактных документов входят: запрос, ответ на запрос, предложение (оферта), ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию.

Запрос – это коммерческий документ, который представляет собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой представить необходимую информацию о товаре (услугах) и/или направить предложение на поставки (продажу) товара или предоставление услуг.

Письма-запросы используются в тех случаях, когда не представляется возможным решить вопрос лично или по телефону, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности на ответное послание.

В запросе обычно указывается, какой товар хотел бы приобрести покупатель и на каких условиях. Таковыми являются количество и качество товара, его марка и модель, цена, сроки поставки и средства транспортировки.

Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. В первой части в повествовательной форме излагается существо вопроса; во второй части ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким. В нем необходимы ссылки на нормативные документы, достигнутые договоренности, прежние письма.

Содержательные аспекты запроса реализуются с помощью определенных языковых конструкций:

В соответствии с нашей договоренностью, Вашей рекламой, нашим телефонным разговором...

Просим, обращаемся с просьбой выслать нам предложение на поставку...

Мы заинтересованы в срочной поставке...

Мы хотели бы знать, в какой срок и по какой цене Вы можете поставить товар...

Желательно, чтобы поставка была осуществлена в течение...

Если предприятие совершает частые закупки со стороны, то для ускорения подготовки запроса в ходе коммерческой переписки используется стандартизированная форма бланка этого документа с реквизитами: (1) наименование жанра документа; (2) текст запроса; (3) сведения о транспортировке; (4) условия поставки; (5) условия платежа; (6) количество и род упаковки; (7) подпись импортера.

Ответ на запрос составляется в том случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Ответ формулируется в зависимости от конкретной ситуации и может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможности поставки товара, интересующего покупателя; об отказе поставить товар и объяснение причин отказа; об изменении условий запроса (изменение сроков поставки, количества товара и т.п.); об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

Письмо-ответ может оформляться трафаретно или как обычное письмо.

В случае отказа поставить интересующий покупателя товар речевой этикет требует использования языковых конструкций, «смягчающих» ситуацию:

К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно...

Мы приняли к рассмотрению ваш запрос и просим вернуться к нему...

В настоящее время мы не имеем возможности сделать Вам конкретное предложение на поставку...

Письмо-предложение (оферта) – это коммерческий документ, который представляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение может быть направлено импортеру в ответ на его запрос либо по инициативе самого экспортера.

В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, его количество и качество, цена, срок доставки, условия платежа, род упаковки и другие условия в зависимости от характера товара.

Различают предложения твердые и свободные. Предложение называется твердым, если оно делается одному покупателю на конкретный товар с указанием срока действия предложения. Неполучение от покупателя ответа в указанный срок считается отказом и освобождает продавца от сделанного предложения. Предложение считается свободным, если оно делается не одному покупателю и без обязательств со стороны продавца (например, реклама).

Реквизиты оферты. (I) наименование жанра документа; (2) указание его номера; (5) текст предложения; (4) сведения о транспортировке; (5) условия поставки; (6) условия платежа; (7) количество и род упаковки; (6) подпись экспортера.

При составлении письма-предложения целесообразно использовать следующие стандартные выражения:

В ответ на Ваш запрос...

Ссылаясь на предварительные переговоры. мы предлагаем Вам поставить, отправить, отгрузить... на указанных ниже условиях... в счет взаимных поставок... в количестве (тонн, центнеров, единиц)...

качество товара соответствует действующим стандартам, приложенному сертификату, образцам, высланным Вам ранее... цена... составляет...

товар будет поставляться..., поставка товара будет произведена в течение...

платеж производится через банк; наличными при предъявлении счета и транспортных документов...; сроки платежа...

настоящее предложение действительно до... с.г.

Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения или отказ от предложения.

Если покупатель согласен со всеми условиями предложения и подтверждает это продавцу, сделка считается заключенной. После этого заключается контракт или выдается заказ. В таком случае следует трафаретный ответ:

Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (количеством, качеством, ценой, сроками) или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В таком случае между продавцом и покупателем устанавливается длительная переписка или ведутся переговоры для достижения договоренности.

Письма при этом могут оформляться следующим образом:

Уважаемые !

С благодарностью подтверждаем получение вашего предложения от _____на _______ (наименование товара).

В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.

С уважением Подпись

Контракт — это коммерческий документ, представляющий собой договор на поставку товара (предоставление услуг и т.п.), подписанный продавцом (экспортером) и покупателем (импортером). Реквизиты контракта: (1) наименование жанра документа; (2) номер контракта; (3) место и дата его заключения; (4) наименования заключающих контракт сторон; (5) предмет контракта (наименование и количество товара); (6) качество товара; (7) цена (за единицу товара и общая сумма сделки); (6) место и сроки поставки; (9) требования к упаковке и маркировке; (10) условия и порядок платежа; (11) гарантии поставки и санкции в случае нарушения сторонами условий контракта; (12) арбитраж; (13) техническая документация (представляется в случае необходимости); (14) юридические адреса сторон; (15) подписи импортера и экспортера.

Контракт может иметь приложения: (а) дополнения к контракту — документ, в котором содержатся изменения и дополнения к ранее согласованным условиям контракта; (б) заказ — документ, содержащий предложение продавца заключить сделку с указанием ее конкретных условий; (в) подтверждение заказа — документ, который содержит согласие покупателя на сделку без каких-либо оговорок.

Для заключения контрактов, носящих типовой характер, используются специальные бланки с унифицированным текстом и пробелами для заполнения их заинтересованными сторонами.

В некоторых случаях полученная по контракту продукция не соответствует указанным в нем параметрам. Тогда предприятие- покупатель отправляет предприятию-продавцу рекламацию.

Рекламация (претензия) коммерческий документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Нарушения контракта могут относиться к разным пунктам договора — качества, количества товара, сроков поставки, платежам и др.

Рекламация обычно состоит из трех частей: (1) основания для предъявления претензии; (2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки и т.д.); (3) конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, замена некачественного товара качественным, уценка и т.д.).

При составлении текста рекламации используются определенные стандартные модели:

Мы официально заявляем Вам рекламацию на...

Наши клиенты заявили рекламацию...

К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что...

К сожалению, условия нашего контракта не выполнены...

При приемке товара были обнаружены следующие недостатки...

При вскрытии ящиков оказалось, что количество товара не соответствует заявленному в накладной

Была обнаружена недостача...

Сумма причиненного ущерба составляет...

Это дает нам право возвратить товар обратно, требовать возмещения убытков, обратиться в арбитражный суд...

Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своем решении.

Ответ на рекламацию может быть различным в зависимости от решения принявшей претензию стороны: (1) претензия признается справедливой и удовлетворяется полностью; (2) претензия принимается к рассмотрению — решение по ней пока не принято; (3) претензия признается справедливой частично; (4) претензия отклоняется полностью.

В зависимости от содержания ответа используются различные языковые конструкции:

Ваша рекламация от ... получена. В удовлетворение Вашей претензии переводим на Ваш счет сумму...

Подтверждаем получение Вашего письма и сообщаем, что рекламация принята к рассмотрению...

Сообщаем, что недостающее количество товара будет отправлено Вам... Однако мы не можем согласиться с Вашим требованием оплаты неустойки...

Ваша претензия признана необоснованной...

Вашу претензию мы удовлетворить не можем, так как...