3. Внутренний аудит исм. Цели и порядок проведения. Оформляемые документы. Стп сп 05.01

Порядок планирования внутреннего аудита

3.1 На предприятии проводятся как плановые, так и внеплановые аудиты.

3.2 В целях проведения плановых аудитов ИСМ специалистами ОСМК, ОООС, ООТ, ОПКПБ до 25 декабря текущего года разрабатывается программа проведения внутренних аудитов ИСМ на предстоящий год в соответствии с Приложением А. Обязательным приложением к программе является список внутренних аудиторов ИСМ, оформленный в соответствии с Приложением Б. Программа согласовывается с Представителем от высшего руководства по ИСМ, начальником УПБ, утверждается Генеральным директором и вводится в действие приказом, этим же приказом назначается главный аудитор.

3.3 Программа аудитов включается в себя два вида аудитов: аудиты процессов ИСМ и аудиты подразделений предприятия.

Аудиты подразделений (технологические цеха) совмещаются с комплексными проверками состояния промышленной, пожарной, экологической безопасности, охраны труда. Проведение комплексных проверок состояния промышленной безопасности регламентировано в ОПКПБ - П-27.

Общую координацию деятельности по разработке, утверждению и мониторингу Программы аудита осуществляет начальник ОСМК.

3.4 При планировании внутренних аудитов учитываются:

- статус и важность объектов аудита;

- экологическая важность рассматриваемых операций;

- уровень значимости рисков проверяемой деятельности;

- результаты предыдущих аудитов.

3.5 Утвержденная Программа регистрируется и рассылается во все подразделения предприятия и внутренним аудиторам ИСМ. Оригинал Программы на бумажном носителе хранится в ОСМК в номенклатурной папке «Внутренний аудит ИСМ».

3.6 При необходимости корректировка сроков проведения аудитов осуществляется на основании служебных писем заинтересованных подразделений с обоснованием причин и разрешающей визой генерального директора. Служебное письмо должно быть предварительно согласовано с главным аудитором и при необходимости начальником УПБ. Служебное письмо с переносом срока является неотъемлемой частью действующей Программы.

При переносе срока не более чем на один месяц письменного согласования с генеральным директором не требуется. Согласование проводится с начальником ОСМК и главным аудитором.

3.7 Основанием для проведения внепланового аудита может быть:

• информация от потребителей, заинтересованных сторон о несоответствии качества продукции, экологических параметров, состояния промышленной безопасности и охраны труда установленным требованиям, в т.ч. законодательным;

• рекомендации и замечания контролирующих органов, в том числе органов по сертификации;

• распоряжения высшего руководства предприятия;

• существенные изменения в деятельности предприятия;

• возникновение существенных несоответствий в деятельности подразделений;

• рекомендации ведущих аудиторов;

• результаты ежегодного анализа ИСМ;

• подготовка к внешним аудитам.

Порядок подготовки и проведения внеплановых аудитов аналогичен плановым проверкам, за исключением внесения дополнений в годовую программу аудита.

Порядок подготовки и проведения внутреннего аудита

4.1 В целях реализации Программы главный аудитор в течение месяца, предшествующего плановому сроку проведения аудита:

4.1.1 Формирует план внутреннего аудита в соответствии с приложением В.

К плану внутреннего аудита подразделения (комплексной проверки) специалистами ОПКПБ дополнительно формируется план проведения проверки согласно Приложению Г ОПКПБ-П-27.

4.1.2 Согласовывает даты проведения аудита с руководителями проверяемых подразделений.

4.1.3 Определяет ведущего аудитора/ведущих аудиторов (в случае проведения внутреннего аудита/комплексной проверки) на предстоящий аудит, формирует аудиторскую группу из числа аудиторов, включенных в утвержденный список аудиторов.

При определении численности и состава аудиторской группы учитываются:

• цели, критерии и продолжительность аудита;

• вид аудита;

• общая компетентность группы по аудиту, необходимая для достижения целей аудита;

• необходимость обеспечения независимости аудиторской группы от проверяемой деятельности во избежание конфликта интересов;

• возможности членов аудиторской группы результативно сотрудничать с проверяемым подразделением.

Наряду с внутренними аудиторами в группу могут включаться аудиторы – стажеры. В отдельных случаях могут привлекаться специалисты и руководители подразделений в качестве технических экспертов. Стажеры и технические эксперты должны работать под руководством опытного внутреннего аудитора либо ведущего аудитора ИСМ.

В состав аудиторов, в т.ч. ведущий аудитор, при проведении аудита /комплексной проверки по критериям системы промышленной безопасности должны входить специалисты, область аккредитации которых соответствует профилю проверяемого опасного производственного объекта или подразделения.

4.1.4 Согласовывает участие во внутренних аудитах специалистов ОАО «ТАНЕКО». Согласование осуществляется через СЭД «ДЕЛО» в РК проекта Плана внутреннего аудита.

4.1.5 Подписывает начальниками ОООС, ОПКПБ, ООТ, согласовывает с представителем от высшего руководства по ИСМ и утверждает генеральным директором план предстоящего аудита.

План внутреннего аудита должен быть утвержден и направлен в заинтересованные подразделения не позднее, чем за две недели до предстоящего аудита.

4.2 Ведущий аудитор на основании утвержденного плана аудита организовывает работу группы аудиторов по разработке опросных листов в соответствии с приложением Г.

4.3 Ведущий аудитор направляет опросные листы по СЭД «Дело» руководителям подразделений/подразделения, в которых/котором планируется проведение аудита не позднее чем за три рабочих дня до планируемой даты проведения аудита.

4.4 Перед началом аудита ведущий аудитор проводит вводное совещание, на котором присутствуют аудиторы, руководители проверяемых подразделений, при необходимости - специалисты курирующих отделов, владельцы процессов/ подпроцессов ИСМ и другие должностные лица.

В ходе вводного совещания ведущий аудитор:

– представляет участников аудита, включая их роль в аудите;

– подтверждает цели, области, критерии аудита;

– подтверждает график проведения аудита;

– подтверждает наличие, роль и фамилии всех сопровождающих лиц.

4.5 Во время аудита аудиторами используются следующие методы сбора информации:

– осмотр;

– опрос;

– наблюдение за деятельностью, окружающей производственной средой и условиями работы;

– анализ документов;

– замеры параметров процесса и продукции (при необходимости).

4.6 В ходе аудита, в числе прочих вопросов, в обязательном порядке проверяются:

– понимание персоналом Политики в области качества, Экологической политики, Политики в области охраны здоровья и безопасности труда, Целей и задач в области ИСМ;

• наличие документации ИСМ, их актуализация, состояние, хранение;

• управление записями ИСМ;

• выполнение/результативность КД и ПД по результатам предыдущих аудитов/комплексных проверок;

• обеспеченность ресурсами, влияние внешней деловой среды/ее изменений;

• подготовка и компетентность персонала, установление и доведение до сотрудников должностных обязанностей;

• общее состояние промышленной безопасности (при проведении аудитов/комплексных проверок).

4.7 В ходе аудита аудитор заполняет опросный лист по аудиту, в котором указывает проверенные документы, записи, при необходимости отражает положительный опыт осуществления деятельности (примеры сильных сторон), проблемные вопросы общезаводского характера, рекомендации, выявленные несоответствия.

Каждое выявленное несоответствие классифицируется по степени значимости: в красной зоне, либо в желтой зоне.

В случае выявления в одном подразделении нескольких аналогичных (не менее трех) несоответствий желтой зоны, ведущий аудитор может оформить несоответствие, классифицируя его в целом в красную зону.

Оформленный опросный лист по окончании аудита передается ведущему аудитору, с обязательной регистрацией в СЭД «ДЕЛО».

4.9 Ведущий аудитор, на основании опросных листов, формирует проект отчета по форме Приложения Д, согласовывает его с главным аудитором, в случае проведения внутреннего аудита/комплексной проверки с начальником УПБ и направляет его для информации руководителям проверяемых структурных подразделений и директору по направлению деятельности.

4.9.1 По результатам аудита (с учетом количества, значимости несоответствий, их влияния на результативность функционирования ИСМ предприятия) ведущий аудитор оценивает в рамках критериев аудита общее состояние процесса ИСМ/деятельность структурного подразделения – как хорошее/удовлетворительное/ неудовлетворительное.

Решение согласовывается с главным аудитором одновременно с согласованием проекта отчета.

Окончательное решение по оценке процесса или деятельности подразделения принимает Генеральный директор при утверждении отчета.

4.9.2 При оценке состояния процесса/деятельности подразделения не учитываются оформленные наблюдения и несоответствия, устраненные в ходе аудита. Однако ссылки на эти недостатки должны содержаться в отчете для проверки при повторных аудитах.

4.10 По окончании аудита проводится заключительное совещание с целью доведения до сведения персонала проверяемого процесса (подразделения) результатов работы аудиторской группы и их обсуждения. На совещании также рассматриваются возникшие разногласия между аудиторами и руководителями проверяемых подразделений, в качестве арбитра в спорных вопросах выступает Представитель от высшего руководства по ИСМ.

4.11 После заключительного совещания оформленный и подписанный отчет направляется главным аудитором на бумажном носителе на утверждение Генеральному директору.

4.12 После утверждения генеральным директором, отчет направляется главным аудитором в ОСМК, ОООС, ООТ, ОПБПК, структурные подразделения Общества для дальнейшей его проработки.

4.13 Внутренний аудит считается завершенным, если все действия, предусмотренные планом аудита, выполнены, отчет утвержден Генеральным директором и направлен в структурные подразделения.

4.14 Материалы каждого конкретного аудита хранятся в номенклатурной папке ОСМК «Внутренний аудит ИСМ» и в СЭД «ДЕЛО».

В папке по аудиту должны находиться:

• Программа внутреннего аудита ИСМ

• План аудита;

• Опросные листы;

• Отчет о внутреннем аудите.

Билет №20