3. Дать опредление термина "запись". Требования, предъявляемые к записям. Привести примеры.

Запись – документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности.

Для регистрации записей используются различные формы (журналы, таблицы, протоколы, отчеты, акты и др.).

Например: отчет об аудиторской проверке, журнал регистрации инструктажей на рабочем месте, журнал рапортов, журнал учета отходов, протокол сдачи экзамена и пр.

К работе с записями в ОАО «ТАНЕКО» допускаются:

- персонал подразделения, цеха, отдела, в соответствии со своими должностными обязанностями;

– представители других подразделений, использующие зафиксированные записи в своей производственной деятельности в соответствии с разработанными процедурами;

– специалисты, осуществляющие проверки ИСМ и др. систем управления, специалисты ОАО «ТАНЕКО», уполномоченные приказами (распоряжениями) руководства ОАО «ТАНЕКО»;

Записи могут предоставляться потребителю, органам исполнительной власти, общественным организациям по их требованию, а также в плановом порядке, если это оговорено в контракте (договоре) или по письменному указанию руководителя. Ответственными за предоставление потребителю записей являются руководители подразделений.

При работе с записями, отнесенными к коммерческой тайне, необходимо руководствоваться требованиями СБ-П-72.

Записи могут производиться на электронном и бумажном носителе.

При регистрации записей необходимо соблюдать следующие требования:

– записи на бумажном носителе необходимо регистрировать разборчиво;

– записи должны заноситься в документ четко в определенные графы в соответствии с формой носителя информации;

– при заполнении формы необходимо указывать все реквизиты установленные формой записи;

– в случае внесения записей, которые носят нерегулярный характер, необходимо проставлять прочерк в пустых графах;

– не допускать ведения записей карандашом и шифрованных пометок;

– расшифровывать сокращения;

– каждая запись должна подтверждаться подписью с расшифровкой лица, зарегистрировавшего информацию, с указанием должности и даты регистрации информации;

– в случае ошибочной записи необходимо вносить изменение в отдельные слова, цифры путем зачеркивания их одной чертой, с последующим внесением новой редакции на чистом поле, рядом с зачеркнутой записью, указанием фамилии лица, внесшего изменение и даты (если нет других указаний по поводу ошибочных записей). Подчистка и исправления ошибочных записей при помощи корректора «Штрих» запрещается.

При необходимости с оригинала записи на бумажном носителе снимаются копии в количестве, достаточном для информирования всех заинтересованных сторон при этом оригинал выступает в качестве контрольного экземпляра.

При тиражировании записей, являющихся коммерческой тайной ОАО «ТАНЕКО», необходимо соблюдать требования общезаводского положения СБ-П-72.

Порядок оформления рабочих журналов предусматривает:

– оформление титульного и последующих листов журнала в соответствии с приложением А;

– нумерацию листов;

– прошивку журнала.